Organiser une journée portes ouvertes dans un établissement de soins

Une journée portes ouvertes dans un établissement de soins se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme un planning d’équipe. Commencez par définir le public attendu, les horaires et le nombre de personnes accueillies par créneau. Prévoyez ensuite les visites guidées, les activités, les inscriptions et les besoins alimentaires ou d’accessibilité. La dernière phase consiste à vérifier le bâtiment, affecter chaque rôle et préparer l’accueil, les documents et la collation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible des visiteurs
2 personnes
2
Définir le programme et les horaires
2 personnes
3
Préparer la visite guidée
2 personnes
4
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Recueillir les besoins d'accessibilité
2 personnes
10
Confirmer les inscriptions
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
13
Répartir le personnel d’accueil
2 personnes
14
Briefer les bénévoles
2 personnes
15
Vérifier le parcours dans le bâtiment
2 personnes
16
Vérifier les issues de secours
2 personnes
17
Rendre les espaces accessibles
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les brochures d'information
2 personnes
20
Imprimer les plans
21
Faire les courses
2 personnes
22
Marquer séparément les produits diététiques
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Stocker le catering au frais
2 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Mettre le buffet en place
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
32
Installer les tables d’information
3 personnes
33
Préparer le matériel d’activité
2 personnes
34
Suspendre la décoration
2 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Vérifier les salles de visite guidée
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Donner le briefing aux animateurs
4 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Accompagner les visites guidées
4 personnes
47
Répondre aux questions aux tables d’information
4 personnes
48
Encadrer les activités
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Servir séparément les produits adaptés aux régimes
2 personnes
53
Orienter les visiteurs vers les activités
2 personnes
54
Garder la salle de repos disponible
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Encadrer les activités de la courte pause
2 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Démonter le buffet
3 personnes
62
Ranger le matériel d'activités
2 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Nettoyer les espaces
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
72
Jeter les aliments impropres
73
Trier les badges et les brochures
74
Rassembler les objets trouvés
75
Archiver la liste de présence
76
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Couverts de serviceqté 12
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Vasesqté 8
Cadres photoqté 6
Badges nominatifsqté 70
Pâte adhésiveqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez des créneaux de visite de 30 à 45 minutes et limitez le nombre de participants par groupe selon la capacité réelle des espaces. Cela évite les groupes trop nombreux dans les chambres, salles de soins ou couloirs.
Demandez les besoins d’accessibilité et les restrictions alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les au plus tard 7 jours avant l’événement. Identifiez séparément les produits adaptés pour éviter une erreur au buffet.
Faites un parcours test avec un membre de l’équipe au moins 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez les portes, les ascenseurs, les issues de secours, les obstacles et les endroits où un groupe pourrait gêner les soins.
Donnez à chaque personne de l’accueil un rôle précis : orientation, badges, inscriptions sur place ou réponses aux questions. Un briefing de 20 minutes avant l’arrivée du public suffit pour rappeler le programme et les consignes de confidentialité.
Préparez les plans, brochures et badges la veille, puis installez boissons et en-cas avant l’ouverture. Gardez le catering au frais jusqu’au moment du service et prévoyez une solution si le réfrigérateur disponible est déjà utilisé par l’établissement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un établissement de soins ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’arrêter le programme, d’envoyer les invitations, d’enregistrer les inscriptions, de répartir le personnel et de vérifier le parcours du bâtiment.
Combien de visiteurs prévoir par visite guidée ?: Constituez des groupes de 8 à 12 personnes, sauf si la configuration des locaux impose un effectif plus faible. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux départs pour éviter que les groupes se croisent ou bloquent l’accueil.
Quand confirmer les inscriptions à la journée portes ouvertes ?: Envoyez une confirmation 5 à 7 jours avant l’événement, avec l’horaire, le point d’accueil, la durée de la visite et les informations d’accessibilité. Gardez une liste actualisée le jour même pour gérer les absences et les demandes sur place.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes en établissement de soins ?: Contrôlez les issues de secours, l’accessibilité du parcours, les badges, les plans, les brochures et la répartition du personnel. Vérifiez aussi que les boissons sont refroidies, que les en-cas sont prêts et que les produits diététiques sont clairement séparés.

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