Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung organisieren

Ein Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung braucht einen klaren Ablauf, damit Besucher Orientierung finden und der Betrieb sicher weiterläuft. Legen Sie zuerst Zielgruppe, Programm und Führungszeiten fest. Danach erfassen Sie Anmeldungen, Ernährungswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit. Kurz vor dem Termin entscheiden Wegweiser, eingeteilte Mitarbeitende, zugängliche Räume und gekühlte Verpflegung darüber, ob der Tag reibungslos funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Besucherzielgruppe festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
3
Führung vorbereiten
2 Personen
4
Aktivitäten für Besucher auswählen
3 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen erfassen
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Bedarfe an Barrierefreiheit erfassen
2 Personen
10
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
12
Mitarbeiter für Führungen einteilen
2 Personen
13
Mitarbeitende für den Empfang einteilen
2 Personen
14
Freiwillige einweisen
2 Personen
15
Weg durch das Gebäude kontrollieren
2 Personen
16
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
17
Räume zugänglich machen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Infobroschüren drucken
2 Personen
20
Lagepläne drucken
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Diätprodukte separat kennzeichnen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Catering gekühlt lagern
2 Personen
26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Buffet vorbereiten
3 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Namensschilder bereitlegen
32
Informationstische einrichten
3 Personen
33
Material für Aktivitäten bereitlegen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
37
Räume für die Führung prüfen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
40
Briefing für Aktivitätsbegleiter geben
4 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
3 Personen
42
Anmeldungen abhaken
2 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Programm vorstellen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Führungen begleiten
4 Personen
47
Fragen an den Infotischen beantworten
4 Personen
48
Aktivitäten begleiten
4 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
2 Personen
52
Diätprodukte separat servieren
2 Personen
53
Besucher zu Aktivitäten lotsen
2 Personen
54
Ruheraum verfügbar halten
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
57
Kurze Pausenaktivitäten anleiten
2 Personen
58
Abendprogramm ankündigen
59
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
60
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Buffet abbauen
3 Personen
62
Material für Aktivitäten aufräumen
2 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
2 Personen
67
Räume reinigen
3 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
72
Unbrauchbare Lebensmittel wegwerfen
73
Namensschilder und Flyer sortieren
74
Fundsachen sammeln
75
Anwesenheitsliste archivieren
76
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Empfangstresen
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 60

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
KüchenschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 12
InduktionskochplattenAnz. 2

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand

Dekoration

BallonsAnz. 80
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
VasenAnz. 8
BilderrahmenAnz. 6
NamensschilderAnz. 70
KlebestiftAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Planen Sie Führungen in festen Zeitfenstern und teilen Sie pro Gruppe mindestens eine verantwortliche Person ein. Rechnen Sie zusätzlich Zeit für Fragen und den Weg zwischen den Räumen ein.
Fragen Sie bei der Anmeldung nicht nur nach der Personenzahl, sondern auch nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheit. Bestätigen Sie die Angaben spätestens eine Woche vor dem Termin.
Prüfen Sie den Besucherweg am Vortag vollständig: Eingang, Empfang, Führungsräume, Toiletten und Ausgang. Fluchtwege müssen frei bleiben, auch wenn zusätzliche Tische oder Stühle aufgestellt werden.
Bereiten Sie Empfangsmaterial getrennt vor: Namensschilder, Infobroschüren und Lagepläne gehören an den Empfangstresen. Ein gut sichtbarer Lageplan verkürzt Rückfragen während der Führungen.
Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und lagern Sie Catering bis zur Ausgabe gekühlt. Kennzeichnen Sie Diätprodukte separat und planen Sie Kaffee, Wasser, Gläser, Teller und Besteck passend zur erwarteten Besucherzahl ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Pflegeeinrichtung planen?: Beginnen Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Zielgruppe, Programm und Führungszeiten. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Mitarbeitende braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Planen Sie mindestens eine Person für den Empfang, eine verantwortliche Person je Führungsgruppe und zusätzliche Unterstützung für Aktivitäten und Verpflegung ein. Teilen Sie die Einsatzzeiten spätestens eine Woche vorher verbindlich ein.
Wann sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen?: Erfassen Sie beides direkt mit der Anmeldung und prüfen Sie die Angaben sieben Tage vor dem Termin erneut. So können Sie Diätprodukte separat kennzeichnen und die Verpflegung passend vorbereiten.
Was muss man vor einer Führung durch die Pflegeeinrichtung prüfen?: Kontrollieren Sie am Vortag den gesamten Weg, die Zugänglichkeit der Räume und alle Fluchtwege. Entfernen Sie Hindernisse und stellen Sie Lagepläne sowie klare Hinweise an Eingang und Abzweigungen bereit.

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