Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de atención

Una jornada de puertas abiertas en un centro de atención necesita más que una visita guiada y una mesa de recepción. Primero define a quién invitas, cuántas personas puede recibir el centro y cómo se repartirán las visitas durante el día. Después coordina inscripciones, accesibilidad, personal, recorrido y catering. La mayoría de los problemas aparecen cuando se confirma la asistencia demasiado tarde o se prepara el edificio sin probar el circuito completo con visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el público objetivo
2 personas
2
Determinar el programa y los horarios
2 personas
3
Preparar la visita guiada
2 personas
4
Elegir actividades para los visitantes
3 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Registrar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
9
Recopilar necesidades de accesibilidad
2 personas
10
Confirmar inscripciones
2 personas
11
Hacer reservas
12
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
13
Asignar al personal para la recepción
2 personas
14
Instruir a los voluntarios
2 personas
15
Comprobar la ruta por el edificio
2 personas
16
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
17
Habilitar el acceso a los espacios
2 personas
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir folletos informativos
2 personas
20
Imprimir los planos
21
Hacer la compra
2 personas
22
Marcar aparte los productos dietéticos
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Guardar el catering en frío
2 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Preparar el buffet
3 personas
30
Preparar café y té
2 personas
31
Preparar tarjetas con nombres
32
Montar mesas de información
3 personas
33
Preparar el material de actividades
2 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Revisar las salas de visitas guiadas
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
40
Dar la sesión informativa a los monitores de actividades
4 personas

Evento

41
Recepción de participantes
3 personas
42
Marcar las inscripciones
2 personas
43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
44
Presentar el programa
45
Servir café y té
2 personas
46
Guiar visitas
4 personas
47
Responder preguntas en las mesas de información
4 personas
48
Coordinar actividades
4 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Servir por separado los productos para dietas
2 personas
53
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
54
Mantener disponible la zona de descanso
55
Comprobar los baños periódicamente
56
Recoger la vajilla usada
2 personas
57
Coordinar actividades de la pausa breve
2 personas
58
Anunciar el programa de la noche
59
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
60
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar el buffet
3 personas
62
Recoger el material de actividades
2 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
2 personas
67
Limpiar espacios
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Comprobar el material prestado
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Guardar la comida sobrante
2 personas
72
Desechar la comida no apta
73
Ordenar las tarjetas de nombre y los folletos
74
Recoger objetos perdidos
75
Archivar la lista de asistencia
76
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de recepción
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 60

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de cocinacant. 8
Cubiertos de serviciocant. 12
Placas de induccióncant. 2

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección

Decoración

Globoscant. 80
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 8
Jarronescant. 8
Marcos de fotoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 70
Masilla adhesivacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de enviar las invitaciones: fija las horas de recepción, las salidas de las visitas guiadas y la duración de cada recorrido. Deja margen entre grupos para evitar que se acumulen en pasillos o salas.
Cierra las inscripciones con suficiente antelación para asignar personal y preparar las tarjetas de nombre. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad, y confirma cada inscripción antes del evento.
Haz una prueba completa de la ruta por el edificio al menos una semana antes. Comprueba que los espacios estén accesibles, que las rutas de evacuación estén despejadas y que el recorrido sea viable para personas con movilidad reducida.
Asigna funciones concretas al equipo: recepción, visitas guiadas, apoyo a visitantes y coordinación general. Instruye a los voluntarios sobre horarios, preguntas frecuentes y qué hacer si llega alguien sin inscripción.
Prepara la recepción y el catering siguiendo el flujo de llegada: mostrador, tarjetas de nombre, folletos y planos deben estar listos antes de abrir. Enfría las bebidas con antelación, guarda el catering en frío y marca aparte los productos para dietas específicas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, probar la ruta, revisar la accesibilidad y dar instrucciones al personal y a los voluntarios.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Cierra el registro aproximadamente 5 días antes para poder confirmar asistentes, distribuir grupos y comprar comida y bebidas con cantidades realistas.
¿Cuánto debe durar una visita guiada por el centro?: Calcula entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el número de espacios abiertos al público. Deja al menos 10 minutos entre grupos para responder preguntas y llevar a los siguientes visitantes a la salida.
¿Qué hay que preparar para la recepción de los visitantes?: Prepara el mostrador, las tarjetas de nombre, los folletos, los planos y una lista actualizada de inscripciones. Tenlo todo colocado 30 minutos antes de la apertura y reserva a una persona para atender llegadas tardías o cambios.

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