Zo organiseer je een inloopavond zonder rijen of zoekwerk

Begin met een helder programma, de beschikbare ruimtes en de route die bezoekers afleggen. Leg daarna vast hoeveel mensen je verwacht, wanneer ze kunnen binnenlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Regel uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen, catering en naamstickers op tijd kunt afstemmen. Test techniek en bewegwijzering vóór de avond; juist bij een inloopavond ontstaan problemen vaak bij de entree, koffiehoek of overgang tussen ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
8
Programma online publiceren
9
Ruimtes reserveren
10
Koffieapparaten reserveren
11
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
12
Presentatoren bevestigen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Informatieborden maken
2 personen
15
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Leveringen controleren
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Naamstickers voorbereiden
23
Registratielijst afdrukken
24
Sleutels en toegang regelen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zalen controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Informatietafels inrichten
4 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
3 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Beamer en scherm testen
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen
39
Deuren openen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Informatie verstrekken
4 personen
43
Rondleidingen begeleiden
3 personen
44
Presentaties verzorgen
2 personen
45
Koffie en thee schenken
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet netjes houden
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Techniek bedienen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

54
Presentaties afsluiten
2 personen
55
Buffet opruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Ruimtes schoonmaken
4 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Bezoekersvragen nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 100
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Kleefbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ontvangst minimaal 30 minuten vóór het eerste programmaonderdeel. Zet de registratielijst, naamstickers en informatieborden bij één duidelijke balie, zodat bezoekers niet tussen tafels en stoelen hoeven te zoeken.
Bepaal per ruimte een maximale bezetting en teken de looproute uit voordat je meubels plaatst. Houd de koffieapparaten en hapjes buiten de entreezone; daar ontstaan anders snel opstoppingen van vijf tot tien minuten.
Verstuur de uitnodiging zodra datum en programma vaststaan en sluit aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de avond. Gebruik het definitieve aantal deelnemers voor catering, stoelen, glazen en dieetwensen.
Test beamer, laptops, speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen op locatie minstens één dag vooraf. Open op de dag zelf niet alleen de ruimte, maar controleer ook presentaties, stroompunten en reserve-oplaadkabels.
Koel dranken en zet koffie pas kort voor de start klaar, zodat de ontvangst verzorgd blijft. Controleer leveringen direct en leg serveerschalen, tangen, borden en bestek op vaste plekken voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inloopavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis vaststaat en rond catering en techniek uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf af.
Hoeveel koffie en drank heb je nodig voor een inloopavond?: Reken tijdens het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Stem hapjes af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk enkele werkdagen vooraf verzamelt.
Hoe voorkom je lange wachtrijen bij de ontvangst?: Zet de ontvangstbalie, registratielijst en naamstickers op één plek en laat minstens één medewerker de eerste 30 minuten registreren. Bij grotere groepen helpt een tweede persoon voor vragen en bewegwijzering.
Wanneer moet je de techniek van een inloopavond testen?: Test alle presentaties en apparatuur minimaal één dag vooraf in de juiste ruimte. Controleer op de avond zelf opnieuw de stroom, het geluid en de beamer voordat bezoekers binnenkomen; reken daarvoor 30 tot 45 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.