Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control
Una jornada de puertas abiertas funciona cuando el visitante sabe adónde ir desde que llega y el equipo conoce su papel. Empieza fijando la fecha, el programa y el recorrido; después gestiona las inscripciones, reserva los espacios y confirma a los presentadores. Durante la última semana, cierra el catering, la señalización, la lista de registro y la parte técnica. El día del evento, abre el lugar con tiempo suficiente para enfriar las bebidas, preparar los aperitivos y probar cada presentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir los espacios y el recorrido
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
2 personas
- 8
Publicar el programa en línea
- 9
Reservar espacios
- 10
Reservar las cafeteras
- 11
Realizar el pedido de catering
2 personas
- 12
Confirmar presentadores
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Hacer carteles informativos
2 personas
- 15
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
- 16
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 17
Probar la técnica
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Comprobar las entregas
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar etiquetas con nombres
- 23
Imprimir la lista de registro
- 24
Gestionar llaves y acceso
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar las salas
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Montar mesas de información
4 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Preparar las presentaciones
3 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
- 36
Preparar café y té
3 personas
- 37
Montar aperitivos
3 personas
- 38
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 39
Abrir las puertas
2 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 42
Proporcionar información
4 personas
- 43
Guiar visitas
3 personas
- 44
Realizar presentaciones
2 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Mantener el buffet ordenado
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Operar la técnica
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 54
Cerrar las presentaciones
2 personas
- 55
Recoger el buffet
3 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar espacios
4 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Responder a las preguntas de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 100
- Mostrador de recepción
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Tijerascant. 4
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta de pintorcant. 6
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Papelelerascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el recorrido antes de enviar las invitaciones. Si cambias el orden después, tendrás que corregir el programa en línea, los carteles y las indicaciones para los visitantes.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las inscripciones antes de hacer el pedido de catering. Así puedes ajustar las cantidades y evitar que las opciones especiales lleguen demasiado tarde.
- Asigna voluntarios a zonas concretas, no solo a tareas generales: recepción, recorrido, salas y apoyo técnico. Entrega a cada persona su horario y su punto de trabajo al menos 48 horas antes.
- Haz un mapa sencillo con el recorrido completo y coloca la señalización antes de abrir. Comprueba especialmente la entrada, los cambios de sala, los aseos y el lugar donde se recogen las etiquetas con nombres.
- Programa una prueba técnica completa, no solo una comprobación del proyector. Prueba portátiles, pantallas, altavoces, micrófonos, cables alargadores, regletas y cables de carga con los presentadores al menos un día antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada para tener tiempo de gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Envía una confirmación final entre 3 y 5 días antes, con el programa, el recorrido y la información de acceso.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas encargar catering o preparar etiquetas con nombres. Después confirma la lista y deja un pequeño margen para cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para preparar una jornada de puertas abiertas?
- Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite gestionar las llaves y el acceso, abrir la ubicación, montar la recepción, colocar la señalización, enfriar las bebidas y probar la técnica.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba del proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con los portátiles y las presentaciones que se usarán. Repite una comprobación rápida al abrir el lugar para detectar cables desconectados, baterías bajas o cambios en la sala.
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