Einen offenen Abend Schritt für Schritt organisieren
Ein offener Abend lebt davon, dass Gäste unkompliziert kommen, sich orientieren und zwischen Programm, Gesprächen und Verpflegung wechseln können. Beginne deshalb mit Datum, Programm und Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Technik und die Einteilung der Helfer. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Testläufe und Empfang ein – besonders für Kaffeemaschinen, Präsentationen, Beschilderung und Zugang zur Location.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Laufweg festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 8
Programm online veröffentlichen
- 9
Räume reservieren
- 10
Kaffeemaschinen reservieren
- 11
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
- 12
Moderatoren bestätigen
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Informationsschilder erstellen
2 Personen
- 15
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 16
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 17
Technik testen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Namensaufkleber vorbereiten
- 23
Registrierungsliste drucken
- 24
Schlüssel und Zugang organisieren
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Räume kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Informationstische einrichten
4 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
3 Personen
- 34
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 35
Beamer und Leinwand testen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
- 37
Snacks auslegen
3 Personen
- 38
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 39
Türen öffnen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Besucher begrüßen
2 Personen
- 42
Informationen bereitstellen
4 Personen
- 43
Führungen begleiten
3 Personen
- 44
Präsentationen halten
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet ordentlich halten
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Technik bedienen
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Präsentationen abschließen
2 Personen
- 55
Buffet aufräumen
3 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Dekoration entfernen
2 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Räume reinigen
4 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
- 66
Besucherfragen nachfassen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 100
- Empfangstresen
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- KlebebandAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 6
- InfotafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MülleimerAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Laufweg fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Empfang, Aufenthaltsbereich und Präsentationen getrennte Zonen, damit sich Warteschlangen nicht mit dem Publikumsverkehr kreuzen.
- Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa sieben Tage vor dem offenen Abend. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, Anmeldungen bestätigen und das Catering passend bestellen.
- Sammle Präsentationen spätestens drei Tage vorher ein und teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel am Vortag. Prüfe dabei auch Ladekabel und die Reihenfolge der Beiträge.
- Plane den Empfang mit Empfangstresen, Namensaufklebern und gedruckter Registrierungsliste. Teile mindestens zwei Personen für die erste Stunde ein, damit eine Person Gäste begrüßt, während die andere Fragen beantwortet und den Laufweg erklärt.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste. Kühle Getränke, stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck bereit und prüfe Lieferungen, Kaffeemaschinen, Beschilderung sowie Schlüssel und Zugang, bevor die ersten Besucher kommen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen offenen Abend planen?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumplanung. Einladungen sollten drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wann soll ich die Einladungen für einen offenen Abend verschicken?
- Verschicke sie etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin und nenne eine feste Anmeldefrist, idealerweise sieben Tage vorher. Bestätige die Anmeldungen anschließend gesammelt und veröffentliche das endgültige Programm online.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen offenen Abend?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei mehreren Räumen oder Präsentationen eher zwei Stunden. Technik, Beschilderung, Empfang, Getränke und Sitzordnung sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass fertig geprüft sein.
- Wann muss die Technik für einen offenen Abend getestet werden?
- Sammle Präsentationen spätestens drei Tage vorher und teste die komplette Technik am Vortag. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest von Beamer, Ton, Mikrofonen, Laptops und Kabeln nach dem Aufbau.
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