Zo organiseer je een inkoopbeurs zonder last-minute problemen

Begin met de beursdatum en locatie, en werk daarna van exposanten naar bezoekers. Stel eerst je exposantenlijst en standpakketten vast, zodat je weet hoeveel tafels, standwanden, stoelen en techniek nodig zijn. Regel vervolgens de aanmeldingen, promotie, catering en parkeerplaatsen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, plattegrond, badges, leveringen en een technische test. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf hun stand niet kunnen opbouwen of dat bezoekers bij de registratie vastlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Beursdatum vastleggen
2 personen
3
Exposantenlijst opstellen
2 personen
4
Standpakketten samenstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Exposanten uitnodigen
2 personen
7
Bezoekers uitnodigen
2 personen
8
Promotie opstellen
2 personen
9
Promotie verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Exposanten bevestigen
2 personen
13
Standindeling maken
2 personen
14
Plattegrond ontwerpen
15
Catering reserveren
16
Parkeerplaatsen reserveren
17
Registratielijst maken
18
Badges voorbereiden
2 personen
19
Naambordjes maken
2 personen
20
Bewegwijzering printen
21
Exposanteninformatie versturen
22
Leveringen afstemmen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Voorraad controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen klaarzetten
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Laadzone vrijmaken
2 personen
29
Standmaterialen lossen
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Standwanden opbouwen
4 personen
33
Stroom aansluiten
2 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Badges klaarleggen
2 personen
38
Catering opstellen
3 personen
39
Koffie en thee bereiden
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Exposanten ontvangen
3 personen
43
Exposanten naar stands wijzen
2 personen
44
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Registratiebalie bemannen
3 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Badges uitdelen
2 personen
48
Exposanten assisteren
2 personen
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Toiletvoorraad aanvullen
57
Vloeren tussentijds schoonmaken
2 personen
58
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
59
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
60
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

61
Standmaterialen afbouwen
4 personen
62
Standwanden demonteren
4 personen
63
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verwerken
72
Deelnemersgegevens archiveren
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekerstafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Standwandenaantal 60
Tafelkledenaantal 38

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Badgeprinter
Labelprinter
Mobiele telefoonsaantal 4
Handmicrofoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Presentatiescherm
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
USB-opladersaantal 10
Kabelbindersaantal 200

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 10
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Beurslogo-bannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 30
Fotowand
Promotiebannersaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Standnummersaantal 30
Naambordhoudersaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 4
Serveerkommenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 20
Dienbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 8
Poetsdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de exposantenlijst en standpakketten vroeg vast. Vraag per exposant naar benodigde tafelruimte, stroom, presentatiescherm en het tijdstip waarop leveringen aankomen; pas daarna maak je de standindeling.
Maak één planning met afzonderlijke tijden voor opbouw, registratie, beursopening en afbouw. Stuur exposanteninformatie uiterlijk enkele dagen voor de beurs, inclusief plattegrond, parkeerinstructies en aanlevertijden.
Verwerk aanmeldingen direct in een registratielijst en verzamel dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Print badges en naambordjes vooraf en houd een laptop, tablet of mobiele telefoon achter de registratiebalie voor wijzigingen.
Test alle techniek vóór de beursvloer opengaat: presentatiescherm, handmicrofoon, draagbare speakers, koffiezetapparaten en verlengsnoeren. Leg minstens één reserve-oplossing klaar voor een apparaat dat uitvalt.
Controleer de ruimte aan de hand van de plattegrond: staan expositietafels, bezoekerstafels, klapstoelen, afvalbakken en bewegwijzering op de juiste plek? Plan ook de ontvangst van leveringen en controleer de voorraad voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inkoopbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenlijst. Plan de laatste week voor bevestigingen, badges, bewegwijzering, leveringen en een volledige techniekcheck.
Hoe maak je een standindeling voor een inkoopbeurs?: Begin met de beschikbare vloeroppervlakte en het aantal standpakketten. Houd daarnaast ruimte vrij voor registratie, looproutes, catering, parkeerinformatie en minimaal één meter vrije doorgang tussen de stands.
Hoeveel catering heb je nodig voor een inkoopbeurs?: Reken voor koffie, thee en water op ongeveer 2 tot 3 consumpties per bezoeker gedurende de eerste uren. Tel exposanten apart mee en bestel extra servies, glazen en schenkkanen als de catering meerdere rondes bedient.
Wanneer stuur je exposanteninformatie naar deelnemers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs. Vermeld daarin de opbouwtijd, leveringsafspraken, standnummer, plattegrond, parkeerplaatsen, techniek en contactpersoon op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.