Eine Einkaufsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Einkaufsmesse entscheidet die Reihenfolge: Erst Termin und Location sichern, dann Aussteller gewinnen und die Besucherkommunikation starten. Sobald die Anmeldungen eingehen, planst du Standflächen, Wege, Catering und Parkplätze auf Basis verlässlicher Zahlen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Lageplan, Badges, Lieferungen und Technik. So vermeidest du, dass Aussteller zu spät Informationen erhalten oder am Veranstaltungstag Tische, Strom und Namensschilder fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Messetermin festlegen
2 Personen
- 3
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
- 4
Standpakete zusammenstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Aussteller einladen
2 Personen
- 7
Besucher einladen
2 Personen
- 8
Werbung erstellen
2 Personen
- 9
Werbung verbreiten
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 14
Lageplan entwerfen
- 15
Catering reservieren
- 16
Parkplätze reservieren
- 17
Anmeldeliste erstellen
- 18
Badges vorbereiten
2 Personen
- 19
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 20
Beschilderung drucken
- 21
Ausstellerinformationen versenden
- 22
Lieferungen abstimmen
2 Personen
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Bestand prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Ladezone freimachen
2 Personen
- 29
Standmaterialien entladen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 33
Strom anschließen
2 Personen
- 34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 37
Badges bereitlegen
2 Personen
- 38
Catering aufbauen
3 Personen
- 39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 42
Aussteller empfangen
3 Personen
- 43
Aussteller zu den Ständen weisen
2 Personen
- 44
Letzte Standkontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 45
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 46
Besucher registrieren
3 Personen
- 47
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 48
Aussteller betreuen
2 Personen
- 49
Besucher informieren
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Toilettenvorrat auffüllen
- 57
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
- 58
Besucherströme lenken
2 Personen
- 59
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
- 60
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Standmaterialien abbauen
4 Personen
- 62
Standwände abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 64
Geräte ausschalten
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 70
Restbestand einlagern
2 Personen
- 71
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 72
Teilnehmerdaten archivieren
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 30
- BesuchertischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 100
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
- StandwändeAnz. 60
- TischdeckenAnz. 38
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- TeegläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 4
- Badgedrucker
- Etikettendrucker
- MobiltelefoneAnz. 4
- HandmikrofonAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- KabeltrommelnAnz. 6
- USB-LadegeräteAnz. 10
- KabelbinderAnz. 200
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 12
- LichterkettenAnz. 10
- NotlampenAnz. 4
Dekoration
- Messelogo-BannerAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 8
- PflanzenAnz. 20
- TischdekorationAnz. 30
- Fotowand
- WerbebannerAnz. 8
- WegweiserAnz. 20
- StandnummernAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 40
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- TablettsAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 12
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 8
- DesinfektionsspenderAnz. 8
- PutztücherAnz. 30
- GummihandschuheAnz. 12
- PapierhandtuchspenderAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Location zuerst fest und plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf für Aussteller-Einladungen, Werbung und Anmeldungen ein. Prüfe dabei früh, ob genügend Fläche für Ausstellungstische, Standwände, Besuchertische und eine Registrierungstheke vorhanden ist.
- Erstelle die Ausstellerliste vor dem Versand der Einladungen und definiere klare Standpakete. Versende Anmeldeformular, Frist und enthaltene Ausstattung gemeinsam, damit du später weniger Rückfragen zu Tischen, Stühlen und Technik beantworten musst.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor der Messe. Bestätige Aussteller danach mit Standnummer, Aufbauzeit, Lageplan, Lieferhinweisen und Ansprechpartner für Technik.
- Plane Besucherfluss und Empfang auf einem Lageplan: Registrierung, Stände, Sitzplätze, Catering, Toiletten und Ausgänge müssen eindeutig beschildert sein. Bereite Badges und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher vor und halte einen Badgedrucker für Nachmeldungen bereit.
- Teste Laptop, Tablets, Präsentationsbildschirm, Handmikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Stimmen außerdem Lieferzeiten, Kühlschränke oder Kühlboxen und die Anzahl von Tassen, Gläsern, Tellern und Besteck mit dem Catering ab.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Einkaufsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Messetermin und Ausstellerliste müssen früh stehen, damit Einladungen, Werbung und Standplanung genug Vorlauf haben.
- Wann sollte man die Aussteller einer Einkaufsmesse einladen?
- Versende die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Bestätigungen, Standaufteilung und den Lageplan.
- Wann muss der Lageplan für eine Einkaufsmesse fertig sein?
- Erstelle einen vorläufigen Lageplan, sobald die ersten Standanmeldungen vorliegen, und finalisiere ihn spätestens 10 Tage vor der Messe. Danach sollten Standnummern und Aufbauinformationen an alle Aussteller gehen.
- Was muss man am Tag vor einer Einkaufsmesse prüfen?
- Prüfe am Vortag alle Lieferungen, die Bestände, Beschilderung und die Technik vor Ort. Plane dafür mindestens 2 Stunden ein und teste jedes Gerät mit den tatsächlich verwendeten Kabeln und Anschlüssen.
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