Organiser un salon des achats, étape par étape

Un salon des achats repose sur une préparation précise des exposants, des visiteurs et de la circulation dans le lieu. Commencez par fixer la date et réserver un espace adapté, puis construisez la liste des exposants avant de lancer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan des stands doivent être suivis dans un même calendrier. Les derniers jours servent surtout à confirmer les présences, tester la technique et coordonner les livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Composer les kits de stand
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Inviter les exposants
2 personnes
7
Inviter les visiteurs
2 personnes
8
Élaborer la promotion
2 personnes
9
Diffuser la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Concevoir le plan
15
Réserver le catering
16
Réserver des places de parking
17
Créer la liste d'inscription
18
Préparer les badges
2 personnes
19
Créer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer la signalisation
21
Envoyer les informations aux exposants
22
Coordonner les livraisons
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Préparer le matériel
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Dégager la zone de chargement
2 personnes
29
Décharger le matériel du stand
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Monter les cloisons de stand
4 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Préparer les badges
2 personnes
38
Mettre en place le catering
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
44
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Assister les exposants
2 personnes
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Réapprovisionner les toilettes
57
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
58
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
60
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

61
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
62
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
63
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Traiter les objets trouvés
72
Archiver les données des participants
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Tables pour les visiteursqté 8
Chaises pliantesqté 100
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Panneaux de standqté 60
Nappesqté 38

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante à badges
Imprimante d'étiquettes
Téléphones portablesqté 4
Microphone à mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Écran de présentation
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 6
Chargeurs USBqté 10
Serre-câblesqté 200

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bannières avec logo du salonqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Plantesqté 20
Décoration de tableqté 30
Mur photo
Bannières promotionnellesqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Numéros de standqté 30
Porte-nomsqté 40

Cuisine

Thermosqté 8
Bains-marieqté 4
Saladiers de serviceqté 16
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 20
Plateauxqté 12
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’inviter les exposants et vérifiez qu’il peut accueillir les tables d’exposition, les tables visiteurs, les chaises et un comptoir d’inscription. Gardez une zone libre pour les livraisons et les files d’attente.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants, préparer les badges nominatifs et ajuster le plan des stands.
Envoyez aux exposants un dossier pratique 7 jours avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement, accès pour les livraisons, stationnement réservé et matériel inclus dans leur kit de stand.
Ne regroupez pas le catering et les besoins alimentaires au dernier moment. Relevez les régimes et allergies dès l’inscription, puis confirmez les quantités avec le traiteur au moins 5 jours à l’avance.
Testez le matériel technique la veille : ordinateur portable, tablettes, imprimante à badges, microphone, enceintes, écran et rallonges. Imprimez aussi la signalétique et vérifiez les stocks de gobelets, verres, vaisselle, café et eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des achats ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, constituer la liste des exposants, gérer les inscriptions et organiser la promotion. Un délai de 8 à 10 semaines laisse davantage de temps pour confirmer les stands et les livraisons.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon des achats ?: Envoyez les premières invitations 4 à 6 semaines avant la date du salon. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour finaliser le plan des stands et les badges.
Quand préparer le plan des stands ?: Préparez une première version dès que les inscriptions exposants commencent, puis verrouillez-la 7 jours avant le salon. Gardez quelques emplacements ou tables disponibles pour les ajustements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des achats ?: La veille, contrôlez la disposition des tables, chaises, panneaux, nappes et poubelles, puis testez toute la technique. Vérifiez aussi les badges, la signalétique, les stocks de vaisselle et la réception prévue des livraisons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.