Zo organiseer je een infrabeurs zonder last-minute chaos

Begin een infrabeurs niet met tafels of banners, maar met de bezoekersstroom en de exposanten. Leg eerst datum, openingstijden, aanmelding en standverdeling vast. Daarna volgen catering, drukwerk, route-informatie en technische afspraken. In de laatste week draait alles om controleren: dieetwensen, leveringen, badges, standnummers, wifi en kabels. Op de beursdag zelf heb je vooral een duidelijke opbouwvolgorde en één aanspreekpunt per onderdeel nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposantenlijst bijwerken
8
Standindeling maken
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Catering bestellen
11
Drukwerk controleren
12
Naambadges maken
2 personen
13
Programma afdrukken
14
Routeinformatie versturen
15
Exposanteninstructies versturen
16
Leveringen afstemmen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Standnummers klaarleggen
20
Techniek testen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
23
Zaalvloer controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Standwanden plaatsen
4 personen
27
Standnummers ophangen
2 personen
28
Exposanten ontvangen
3 personen
29
Standmaterialen uitdelen
2 personen
30
Promotiemateriaal plaatsen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Naambadges sorteren
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen
39
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

40
Bezoekers registreren
4 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Exposanten ondersteunen
2 personen
44
Demonstraties begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad controleren
51
Bewegwijzering controleren
52
Avondhapjes serveren
3 personen
53
Bezoekersstromen controleren
2 personen
54
Exposanten aan vertrek herinneren
2 personen
55
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

56
Exposanten laten afbouwen
4 personen
57
Standmaterialen verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Koelboxen leegmaken
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Geleende spullen markeren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bezoekersgegevens archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandsaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Opbergbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Beeldschermenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 20
HDMI-kabelsaantal 8
Oplaadkabelsaantal 12
Wifiroutersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Standbordenaantal 20
Standnummerkaartenaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Folderhoudersaantal 24
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Sterke tapeaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en tijden vaststaan en geef exposanten een sluitingsdatum die minimaal 3 weken vóór de beurs ligt. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, reserveringen en dieetwensen te verwerken.
Maak de standindeling pas definitief nadat je de exposantenlijst hebt gecontroleerd. Nummer elke stand en stuur de indeling, route-informatie en exposanteninstructies uiterlijk 7 dagen vooraf.
Plan catering op basis van het verwachte aantal bezoekers én exposanten. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vóór de beurs; daarna worden wijzigingen vaak lastig door te geven.
Test techniek op locatie minimaal 1 dag vooraf: laptops, tablets, printers, beeldschermen, HDMI-kabels, wifi en stroompunten. Leg verlenghaspels, stekkerdozen en oplaadkabels per zone klaar in plaats van in één gezamenlijke doos.
Maak opbouw en ontvangst tijdgebonden. Reserveer eerst de laad- en loszone, controleer de zaalvloer, plaats daarna stands en tafels en leg pas vervolgens standborden, badges, programma’s en bewegwijzering klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een infrabeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en aanmeldingen. Houd de laatste 2 weken vrij voor standindeling, catering, drukwerk, techniek en leveringen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een infrabeurs?: Verstuur de eerste uitnodigingen ongeveer 10 weken vóór de beurs. Stuur een herinnering 3 tot 4 weken vooraf en sluit de registratie uiterlijk 10 dagen vóór de beurs als je badges en catering definitief wilt maken.
Hoe maak je een goede standindeling voor een infrabeurs?: Werk eerst met het aantal bevestigde exposanten en de beschikbare vloeroppervlakte. Laat minimaal 1,5 meter loopruimte tussen stands vrij en controleer de indeling uiterlijk 3 weken vooraf met de locatie.
Wanneer test je de techniek voor een infrabeurs?: Test de techniek minimaal 24 uur vóór opening en doe op de beursdag nog een korte controle vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer per stand stroom, wifi, schermen, kabels en printerverbindingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.