Comment organiser un salon infrarouge sans rien laisser au dernier moment

Un salon infrarouge se prépare d’abord comme une foire : la date, les horaires, les exposants et les inscriptions doivent être verrouillés avant de penser à l’installation. Commence par ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires, puis transforme ces réponses en plan de stands et en commandes concrètes. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer et coordonner les livraisons. Le jour J, garde un créneau séparé pour la technique, le chargement et l’accueil des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires de la foire
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des exposants
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Confirmer les réservations
10
Commander le catering
11
Vérifier les imprimés
12
Créer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer le programme
14
Envoyer les informations sur l'itinéraire
15
Envoyer les consignes aux exposants
16
Coordonner les livraisons
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer les numéros de stand
20
Tester la technique
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
23
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer les parois des stands
4 personnes
27
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
28
Accueillir les exposants
3 personnes
29
Distribuer les supports de stand
2 personnes
30
Installer le matériel promotionnel
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Trier les badges nominatifs
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
39
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Aider les exposants
2 personnes
44
Encadrer les démonstrations
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Vérifier les stocks
51
Vérifier la signalisation
52
Servir les en-cas du soir
3 personnes
53
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
54
Rappeler les exposants au départ
2 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

56
Démonter les stands des exposants
4 personnes
57
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Marquer les objets empruntés
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Archiver les données des visiteurs
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de foireqté 20
Tables de standqté 20
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de rangementqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Écransqté 6
Rallonges électriquesqté 12
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 8
Câbles de rechargeqté 12
Routeurs Wi-Fiqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de standqté 20
Cartes avec numéro de standqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 24
Présentoirs à brochuresqté 24
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésif résistantqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Chiffons microfibresqté 30
Gants en nitrileqté 200

Catering

Courses

Conseils

Publie la date et les horaires avant d’inviter les exposants, puis fixe une date limite d’inscription. Prévois au moins 7 jours pour traiter les réponses et relancer les personnes qui n’ont pas confirmé.
Ne commande pas le catering avant d’avoir regroupé les inscriptions et les besoins alimentaires. Fais une dernière vérification du nombre de repas 3 à 5 jours avant le salon.
Prépare le plan des stands dès que la liste des exposants se stabilise. Attribue un numéro à chaque emplacement et envoie les consignes, l’itinéraire et les horaires de livraison au moins 48 heures à l’avance.
Teste les ordinateurs, tablettes, imprimantes, écrans, câbles HDMI et routeurs Wi-Fi avant l’ouverture. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au moment où les stands doivent être alimentés.
Réserve le début de la journée à l’accès logistique : libère la zone de chargement, vérifie le sol, puis installe les tables, chaises et stands avant l’accueil. Garde ensuite au moins 30 minutes pour placer les panneaux, les numéros de stand et les badges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon infrarouge ?: Envoie-les dès que la date et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Ouvre le formulaire d’inscription en même temps afin de récupérer rapidement les coordonnées, les besoins alimentaires et les contraintes des exposants.
Combien de temps faut-il pour préparer le plan des stands ?: Prévois 2 à 3 heures pour une première version, puis une mise à jour après chaque changement d’exposant. Le plan final doit être envoyé au plus tard 48 heures avant l’installation, avec le numéro de stand et les consignes de livraison.
Quand commander le catering pour un salon infrarouge ?: Passe la commande lorsque les inscriptions sont traitées et que les besoins alimentaires sont recensés, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Confirme le nombre définitif et les horaires de livraison 3 à 5 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier le matin du salon infrarouge ?: Commence par la zone de chargement, l’état du sol et l’accès à la salle, puis contrôle l’installation des tables, chaises et stands. Avant l’ouverture, teste la technique, vérifie les badges et assure-toi que les panneaux indicateurs et les numéros de stand sont visibles.

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