Cómo organizar una feria infrarroja sin perder el control

Organizar una feria infrarroja requiere coordinar expositores, visitantes, puestos y tecnología en un orden muy concreto. Empieza fijando fecha, horarios y formulario de inscripción; después confirma participantes, preferencias dietéticas y distribución del espacio. En los días previos, prepara identificaciones, programa, señalización e instrucciones de acceso. El montaje funciona mejor si reservas tiempo para despejar la zona de carga, revisar el suelo, colocar mesas y probar toda la técnica antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios de la feria
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de expositores
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Confirmar las reservas
10
Pedir el catering
11
Revisar el material impreso
12
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
13
Imprimir el programa
14
Enviar información de la ruta
15
Enviar las instrucciones a los expositores
16
Coordinar entregas
2 personas
17
Hacer la compra
2 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Preparar los números de stand
20
Probar la técnica
2 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
23
Comprobar el suelo del salón
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Instalar los paneles del stand
4 personas
27
Colgar los números de stand
2 personas
28
Recibir a los expositores
3 personas
29
Repartir materiales del stand
2 personas
30
Colocar el material promocional
4 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Ordenar las acreditaciones
2 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Comprobar entradas y rutas de evacuación
2 personas
38
Instruir al equipo de registro
2 personas
39
Realizar la inspección final del montaje
3 personas

Evento

40
Registrar a los visitantes
4 personas
41
Repartir acreditaciones
2 personas
42
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
43
Apoyar a los expositores
2 personas
44
Coordinar demostraciones
2 personas
45
Servir café y té
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Comprobar el inventario
51
Comprobar la señalización
52
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
53
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
54
Recordar a los expositores la salida
2 personas
55
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

56
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
57
Reunir materiales del stand
3 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Limpiar la sala
4 personas
63
Limpiar los baños
2 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Marcar los objetos prestados
2 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Archivar los datos de los visitantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesas altascant. 20
Mesas bistrocant. 12
Mesas de registrocant. 2
Sillascant. 80
Taburetescant. 40
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12
Cajas de almacenamientocant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Pantallascant. 6
Enrollacablescant. 12
Regletascant. 20
Cables HDMIcant. 8
Cables de cargacant. 12
Routers wificant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banners de bienvenidacant. 2
Carteles de standcant. 20
Tarjetas con número de standcant. 20
Carteles de señalizacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 24
Portafolletoscant. 24
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 200
Cinta resistentecant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Paños de microfibracant. 30
Guantes de nitrilocant. 200

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción al principio, y deja al menos 7 días para gestionar cambios en las inscripciones y recopilar preferencias dietéticas.
Confirma a los expositores antes de hacer el plano de puestos. Necesitarás saber cuántos participan y qué espacio requiere cada uno para colocar stands, mesas altas o mesas bistro sin bloquear los pasillos.
Envía las instrucciones de ruta y montaje a los expositores al menos 3 días antes. Incluye el horario de entrega, la zona de carga y descarga y el número de stand asignado.
Prueba portátiles, tablets, pantallas, routers wifi, cables HDMI y regletas antes del montaje final. Lleva baterías externas y walkie-talkies: los fallos de conexión suelen aparecer cuando ya han llegado los primeros expositores.
Reserva el último tramo del montaje para revisar suelo, cables y señalización. Coloca canaletas para cables, carteles direccionales, números de stand y banners de bienvenida antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infrarroja?: Empieza al menos 4 semanas antes para publicar la fecha, abrir inscripciones e invitar a los expositores. Reserva la última semana para confirmar puestos, catering, programa, identificaciones y necesidades técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de puestos?: Ciérralo entre 5 y 7 días antes, cuando la lista de expositores esté suficientemente estable. Así todavía tendrás tiempo para imprimir números de stand, carteles y el programa.
¿Cuándo hay que pedir el catering para la feria?: Pídelo como mínimo 7 días antes de la feria, después de recoger las preferencias dietéticas. Confirma el número final de personas entre 48 y 72 horas antes si el proveedor lo permite.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una feria?: Calcula al menos 3 horas para despejar la zona de carga, montar stands, mesas y sillas, colocar la señalización y probar la técnica. Abre el recinto antes de la llegada de expositores para corregir incidencias sin público.

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