Eine Infrabörse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Aufbau

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche Messetermin und Öffnungszeiten zuerst und verschicke die Einladungen frühzeitig. Öffne das Anmeldeformular mit einer festen Frist, damit du Ausstellerliste, Ernährungswünsche und Reservierungen nicht laufend neu bearbeiten musst.
• Plane die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Lass zwischen Messeständen, Stehtischen und Registrierung genug Bewegungsfläche und ordne Standnummern, Standschilder und Wegweiser vor dem Aufbau zu.
• Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und kläre Sonderkost separat. Rechne dabei nicht nur Besucher, sondern auch Aussteller und Helfer ein; Änderungen in den letzten 48 Stunden sind besonders fehleranfällig.
• Teste Laptops, Tablets, Drucker, Bildschirme, HDMI- und Ladekabel spätestens am Vortag. Prüfe außerdem WLAN-Router, Funkgeräte und Powerbanks gemeinsam an einem Tisch, statt jedes Gerät erst beim Einlass zu suchen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Lade- und Entladezone freimachen, Boden kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Stände beschildern und Technik anschließen. Lege Standnummernkarten, Namensschilder und gedruckte Programme in getrennten Aufbewahrungsboxen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Infrabörse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Termin, Einladungen und Ausstelleranmeldung. Die Standaufteilung und das Catering lassen sich sinnvoll planen, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Infrabörse schließen?

Schließe die Anmeldung idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Ausstellerliste, Standplanung, Namensschilder, Catering und Reservierungsbestätigungen.

Wann muss die Technik für die Infrabörse getestet werden?

Teste Laptops, Tablets, Drucker, Bildschirme und Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest am aufgebauten Stand erfolgen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Infrabörse?

Plane für Möbel, Standnummern, Wegweiser und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder abgestimmten Lieferungen ist ein Aufbau am Vortag sicherer, damit am Messetag mindestens 60 Minuten Puffer bleiben.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst