Zo organiseer je een informatiemarkt

Begin met de ruimte en de gewenste opzet, voordat je deelnemers uitnodigt. Een informatiemarkt loopt soepel als je vroeg weet hoeveel standhouders, bezoekers en presentaties je verwacht. Werk daarna met één aanmeldformulier, leg standplaatsen vast en controleer technische en toegankelijkheidswensen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk, materialen en een duidelijke route op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Plattegrond van de markt maken
2 personen
3
Deelnemers uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Standhouders bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens controleren
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Parkeerinformatie verzamelen
12
Toegankelijkheid controleren
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Routebordjes ontwerpen
16
Naambadges ontwerpen
17
Informatiefolders verzamelen
2 personen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Technische wensen inventariseren
20
Catering bestellen
21
Bewegwijzering printen
2 personen
22
Deelnemerslijst printen
23
Naambadges printen
2 personen
24
Infopakketten samenstellen
3 personen
25
Materiaal controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Folders sorteren
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Koffievoorraad klaarzetten
30
Standhouders herinneren

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Stands opbouwen
6 personen
37
Presentatieruimte inrichten
3 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Beamer en scherm testen
2 personen
40
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
41
Naambadges klaarleggen
2 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Hapjes uitstallen
2 personen
44
Routebordjes plaatsen
2 personen
45
Toiletartikelen aanvullen
46
Welkomstbalie bemannen
2 personen
47
Bezoekers registreren
2 personen
48
Bezoekers informeren
2 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Standhouders ondersteunen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Presentaties begeleiden
2 personen
56
Microfoon beheren
57
Fotomomenten vastleggen
58
Rustruimte controleren
59
Toiletten controleren
60
Voorraad controleren
61
Avondpauze catering verzorgen
2 personen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
63
Standhouders uitchecken
2 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Stands afbouwen
6 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen inpakken
3 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Standhouders nabellen
77
Foto's archiveren
78
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6
Statafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Koffiepottenaantal 3
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 2
Portofoonsaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2

Presentatie

Presentatiebordenaantal 12
Flip-oversaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8
Pennenaantal 50
Plakgumaantal 6
Schrijfmappenaantal 20
Klembordenaantal 10

Registratie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Registratieformulierenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Infomappenaantal 120
Stiftenaantal 20
Geldkist
Clipboardmappenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Decoratieve lampenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2
Scharenaantal 6
Routebordjesaantal 12
Standnummersaantal 18

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra je een eerste inschatting van het aantal standhouders hebt. Houd naast tafels en stoelen ook ruimte vrij voor de registratiebalie, looproutes, presentaties en eventuele statafels.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken vooraf en vraag meteen naar contactgegevens, dieetwensen, presentaties en technische wensen. Zo voorkom je losse e-mails en ontbrekende informatie bij de bevestiging.
Plan het programma pas nadat de standhouders zijn geïnventariseerd. Noteer per presentatie de benodigde laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, speakers en stroomaansluitingen.
Controleer de locatie minstens 2 weken vooraf op toegankelijkheid, parkeren en stroompunten. Tel daarna hoeveel stekkerdozen, verlengkabels en stroomhaspels nodig zijn; technische spullen worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
Maak de bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf compleet. Print routebordjes, deelnemerslijsten en naambadges, stel infopakketten samen en leg catering, koffie, thee, water en servies per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiemarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de ruimte, deelnemers en aanmeldingen. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, plattegrond, techniek, catering en printwerk.
Hoeveel ruimte heb je nodig per standhouder op een informatiemarkt?: Reken minimaal 2 bij 2 meter per standhouder als richtmaat, exclusief brede looproutes en presentatieruimte. Tel ook ruimte voor stoelen, statafels en bezoekers die bij een stand blijven staan.
Wanneer maak je de plattegrond van een informatiemarkt?: Maak een eerste plattegrond zodra de aanmeldingen binnenkomen en een definitieve versie ongeveer 2 weken vooraf. Controleer daarna nog één keer de stroompunten, toegankelijkheid en vluchtroutes.
Hoeveel catering heb je nodig voor een informatiemarkt?: Voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon en één kleine versnapering per persoon. Bestel extra koffie, thee en water voor standhouders die langer aanwezig zijn dan bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.