Organiser un salon d'information, étape par étape

Un salon d'information se prépare d'abord autour des exposants et du parcours des visiteurs. Commence par réserver une salle accessible, puis ouvre les inscriptions avant de construire le plan du marché et le programme. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins techniques, les coordonnées incomplètes et la signalétique installée trop tard. Ce plan de préparation t'aide à avancer dans le bon ordre, jusqu'aux badges, dossiers d'information et vérifications du matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Créer le plan du marché
2 personnes
3
Inviter les participants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les exposants
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les coordonnées
9
Établir le programme
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Collecter les informations de stationnement
12
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Concevoir les panneaux de direction
16
Créer les badges nominatifs
17
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Recenser les besoins techniques
20
Commander le catering
21
Imprimer la signalisation
2 personnes
22
Imprimer la liste des participants
23
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
24
Composer les dossiers d’information
3 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Trier les brochures
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer le stock de café
30
Rappeler les exposants

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Monter les stands
6 personnes
37
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
44
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
45
Réapprovisionner les articles de toilette
46
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
48
Informer les visiteurs
2 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Animer les présentations
2 personnes
56
Gérer le micro
57
Immortaliser les moments photo
58
Vérifier la zone de repos
59
Vérifier les toilettes
60
Vérifier les stocks
61
Assurer la restauration de la pause du soir
2 personnes
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
63
Faire le check-out des exposants
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Démonter les stands
6 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Emballer le matériel
3 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Gérer la caution et les clés
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Relancer les exposants
77
Archiver les photos
78
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Cafetièreqté 3
Théièresqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Clés USBqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Téléphone mobileqté 2

Présentation

Panneaux de présentationqté 12
Chevaletsqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 50
Colle repositionnableqté 6
Chemises à pinceqté 20
Presse-papiersqté 10

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 120
Pinces à badgeqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 150
Flyers du programmeqté 150
Dossiers d'informationqté 120
Marqueursqté 20
Caisse
Chemises à pinceqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Lumières décorativesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Numéros de standqté 18

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant d'ouvrir les inscriptions : vérifie notamment l'accessibilité, le stationnement et la place nécessaire pour les tables, les chaises et le comptoir d'inscription.
Ouvre le formulaire d'inscription dès que les horaires et les conditions d'accueil sont fixés. Demande les coordonnées, les besoins alimentaires et les besoins techniques afin d'éviter les relances de dernière minute.
Construis le plan des stands après avoir recensé les exposants confirmés. Prévois les emplacements, les tables hautes ou les tabourets nécessaires, puis envoie à chaque participant sa place et ses consignes d'installation.
Établis le programme avant d'imprimer les supports. Vérifie les présentations, le vidéoprojecteur, l'écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les multiprises au moins 48 heures avant l'ouverture.
Prépare la signalétique, les badges et les dossiers d'information la veille au plus tard. Imprime aussi la liste des participants et garde les rallonges, enrouleurs électriques et clés USB regroupés pour les retrouver rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d'information ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la salle, inviter les participants, traiter les inscriptions et confirmer les exposants. Ajoute une semaine de marge si plusieurs présentations ou besoins techniques sont prévus.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon d'information ?: Ouvre les inscriptions dès que la salle, les horaires et les informations pratiques sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l'événement. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant afin de finaliser le plan et les badges.
Quand confirmer les exposants et leur emplacement ?: Confirme les exposants environ 2 semaines avant le salon, après vérification de leurs coordonnées et de leurs besoins. Envoie l'emplacement attribué et les horaires d'installation au plus tard 5 jours avant.
Quand vérifier le matériel audiovisuel du salon ?: Fais un contrôle complet 48 heures avant l'ouverture, puis un test sur place le jour même. Vérifie le portable, le vidéoprojecteur, l'écran, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les alimentations électriques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.