Cómo organizar una feria informativa sin dejar cabos sueltos
Una feria informativa funciona cuando el recorrido, los puestos y la información están definidos antes de que lleguen los participantes. Empieza reservando el espacio y dibujando un plano; después abre las inscripciones, asigna los puestos y cierra el programa. En paralelo, confirma accesibilidad, aparcamiento, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Durante la última semana, prepara acreditaciones, señalización, folletos y paquetes informativos, y comprueba todo el material antes del montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Crear un plano del mercado
2 personas
- 3
Invitar a los participantes
2 personas
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Fijar los soportes de los puestos
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar datos de contacto
- 9
Elaborar el programa
2 personas
- 10
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 11
Recopilar información de aparcamiento
- 12
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Enviar invitaciones
2 personas
- 15
Diseñar carteles de ruta
- 16
Diseñar acreditaciones
- 17
Recoger folletos informativos
2 personas
- 18
Revisar las presentaciones
2 personas
- 19
Recopilar los requisitos técnicos
- 20
Pedir el catering
- 21
Imprimir señalización
2 personas
- 22
Imprimir la lista de participantes
- 23
Imprimir credenciales
2 personas
- 24
Preparar los paquetes informativos
3 personas
- 25
Comprobar el material
2 personas
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Clasificar folletos
2 personas
- 28
Enfriar bebidas
2 personas
- 29
Preparar el suministro de café
- 30
Recordar a los expositores
Evento
- 31
Abrir la ubicación
2 personas
- 32
Recibir entregas
2 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Colgar los números de stand
2 personas
- 35
Recibir a los expositores
3 personas
- 36
Montar los stands
6 personas
- 37
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 38
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 39
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
- 40
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 41
Colocar las acreditaciones
2 personas
- 42
Preparar café y té
2 personas
- 43
Montar aperitivos
2 personas
- 44
Colocar señales de ruta
2 personas
- 45
Reponer artículos de aseo
- 46
Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
- 47
Registrar a los visitantes
2 personas
- 48
Informar a los visitantes
2 personas
- 49
Repartir el programa
2 personas
- 50
Apoyar a los expositores
2 personas
- 51
Servir café y té
2 personas
- 52
Servir aperitivos
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Coordinar presentaciones
2 personas
- 56
Gestionar el micrófono
- 57
Capturar los momentos fotográficos
- 58
Comprobar la sala de descanso
- 59
Comprobar los baños
- 60
Comprobar el inventario
- 61
Gestionar el catering de la pausa de la tarde
2 personas
- 62
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 63
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 64
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 65
Desmontar los stands
6 personas
- 66
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 67
Apagar el equipo
2 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Recoger la basura
3 personas
- 70
Limpiar el lugar
4 personas
- 71
Empaquetar materiales
3 personas
- 72
Cerrar el recinto
2 personas
- 73
Gestionar la fianza y las llaves
- 74
Devolver el material prestado
2 personas
- 75
Guardar el stock restante
2 personas
- 76
Llamar de nuevo a los expositores
- 77
Archivar fotos
- 78
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de registro
- Percherocant. 2
- Perchascant. 80
- Postes separadorescant. 6
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Teléfono móvilcant. 2
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 12
- Pizarras de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 50
- Masilla adhesivacant. 6
- Portadocumentoscant. 20
- Portapapelescant. 10
Registro
- Portanombrescant. 120
- Ganchos para acreditacionescant. 120
- Formularios de registrocant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Carpetas informativascant. 120
- Rotuladorescant. 20
- Caja registradora
- Carpetas portapapelescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 18
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Luces decorativascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 6
- Carteles de rutacant. 12
- Números de standcant. 18
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el espacio antes de abrir el formulario de inscripción y deja al menos 4 semanas para recibir respuestas, revisar datos de contacto y asignar los puestos. Sin un plano previo, las mesas, sillas y soportes suelen quedar mal distribuidos.
- Cierra las necesidades técnicas al menos 10 días antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, regletas, cables alargadores y enrollacables. Pide a cada participante que indique sus requisitos en el formulario, no el día del evento.
- Comprueba la accesibilidad y recopila la información de aparcamiento antes de enviar las invitaciones definitivas. Incluye esos datos en la señalización de ruta y deja una copia impresa en el mostrador de registro.
- Encarga el catering cuando conozcas el número de inscritos y confirma las preferencias dietéticas 7 días antes. Calcula también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, cuencos, jarras de café y teteras; estos elementos suelen olvidarse aunque la comida esté reservada.
- Imprime la lista de participantes, las credenciales, los carteles de ruta y los paquetes informativos entre 2 y 3 días antes. Guarda presentaciones y documentos en memorias USB y prueba el material audiovisual antes de colocar las mesas y los puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el espacio al principio, abre las inscripciones con unas 4 semanas de margen y deja los últimos 7 días para confirmar participantes, catering, accesibilidad y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una feria informativa?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes comprobar los datos de contacto, asignar espacios, preparar la lista de participantes, imprimir credenciales y encargar el catering con una cifra realista.
- ¿Qué hay que comprobar la semana antes de la feria?
- Confirma el plano de los puestos, el programa, el aparcamiento, la accesibilidad y los requisitos técnicos. También revisa presentaciones, señalización, folletos, paquetes informativos, regletas, cables, micrófonos y altavoces.
- ¿Cuántas mesas y sillas necesito para una feria informativa?
- Calcula una mesa y al menos 2 sillas por puesto, y añade 1 mesa para el registro. El número exacto depende de los participantes inscritos y del plano del espacio; deja pasillos suficientemente anchos para el recorrido y la accesibilidad.
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