Einen Informationsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein Informationsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Raum und Marktplan festlegen, dann Aussteller gewinnen und Anmeldungen bearbeiten. Danach ordnest du Stände, Programm, Technik und Besucherinformationen so, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss. Plane früh, welche Präsentationen, Broschüren und technischen Anforderungen zusammenkommen. Besonders häufig werden Parkhinweise, Barrierefreiheit, Namensschilder und die Ausgabe von Infopaketen erst kurz vor Beginn erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Marktplan erstellen
2 Personen
- 3
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Standbetreiber bestätigen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Kontaktdaten prüfen
- 9
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 10
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 11
Parkinformationen sammeln
- 12
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Wegweiser gestalten
- 16
Namensschilder gestalten
- 17
Informationsbroschüren sammeln
2 Personen
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Technische Anforderungen erfassen
- 20
Catering bestellen
- 21
Beschilderung drucken
2 Personen
- 22
Teilnehmerliste ausdrucken
- 23
Namensschilder drucken
2 Personen
- 24
Infopakete zusammenstellen
3 Personen
- 25
Material prüfen
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Flyer sortieren
2 Personen
- 28
Getränke kühlen
2 Personen
- 29
Kaffeevorrat bereitstellen
- 30
Standbetreiber erinnern
Event
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Stände aufbauen
6 Personen
- 37
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 39
Beamer und Leinwand testen
2 Personen
- 40
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 41
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 43
Snacks auslegen
2 Personen
- 44
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 45
Toilettenartikel auffüllen
- 46
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
- 47
Besucher registrieren
2 Personen
- 48
Besucher informieren
2 Personen
- 49
Programm verteilen
2 Personen
- 50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 52
Snacks servieren
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 56
Mikrofon verwalten
- 57
Fotomomente festhalten
- 58
Ruheraum überprüfen
- 59
Toiletten kontrollieren
- 60
Bestand prüfen
- 61
Abendpause-Catering bereitstellen
2 Personen
- 62
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 63
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 65
Stände abbauen
6 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Geräte ausschalten
2 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Abfall sammeln
3 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Materialien einpacken
3 Personen
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 73
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 75
Restbestand einlagern
2 Personen
- 76
Aussteller nachtelefonieren
- 77
Fotos archivieren
- 78
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- Registrierungstheke
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 80
- AbsperrpfostenAnz. 6
- StehtischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 3
- TeekannenAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- LadestationenAnz. 2
- MobiltelefonAnz. 2
Präsentation
- PräsentationstafelnAnz. 12
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- MarkerAnz. 24
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
- StifteAnz. 50
- KleberAnz. 6
- SchreibmappenAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 10
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 120
- Badge-ClipsAnz. 120
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- ProgrammflyerAnz. 150
- InformationsmappenAnz. 120
- StifteAnz. 20
- Geldkassette
- KlemmbrettmappenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- WimpelkettenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Dekorative LampenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- SeilAnz. 2
- ScherenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 18
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Marktplan fest, bevor du Standplätze vergibst. Berücksichtige dabei Laufwege, Registrierungstheke, Garderobe, Sitzgelegenheiten und Fluchtwege; markiere Engstellen spätestens zwei Wochen vor dem Termin.
- Öffne die Anmeldung mit festen Abfragen zu Kontaktdaten, Ernährungswünschen und Technik. Bestätige Standbetreiber erst, wenn Präsentationsformat, benötigte Ausstattung und Aufbauzeit geklärt sind.
- Plane Programm und Technik gemeinsam. Prüfe für jeden Vortrag Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher und führe mindestens einen vollständigen Test vor Einlass durch.
- Sammle Parkinformationen und prüfe die Barrierefreiheit nicht erst beim Aufbau. Beschilderung, Wegweiser und gut erreichbare Wege sollten mindestens eine Woche vorher feststehen und gedruckt sein.
- Bereite Teilnehmerliste, Namensschilder und Infopakete am Vortag vor. Kontrolliere außerdem Tische, Stühle, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln sowie Kaffee- und Teezubehör, damit fehlendes Material nicht während der Registrierung auffällt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Raum, Marktplan und Einladungen brauchen Vorlauf; Standplätze, Programm und technische Details sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Standplätze braucht ein Informationsmarkt?
- Das hängt von der Zahl der bestätigten Standbetreiber und der Raumgröße ab. Plane pro Stand ausreichend Tischfläche und einen freien Durchgang ein und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reservefläche für Wege, Registrierung und spontane Änderungen frei.
- Wann sollte man die Anmeldung für einen Informationsmarkt schließen?
- Schließe die Anmeldung meist 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage, um Kontaktdaten zu prüfen, Standplätze zuzuweisen, Ernährungswünsche zu erfassen und Namensschilder zu erstellen.
- Was muss man am Tag vor dem Informationsmarkt vorbereiten?
- Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Wegweiser und Beschilderung aus und stelle die Infopakete zusammen. Prüfe außerdem Material und Technik am Vortag, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Funktionstest und Registrierung bleiben.
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