Zo organiseer je een informatiemarkt

Begin met de datum, locatie en een plattegrond voordat je standhouders uitnodigt. Daarna bouw je de markt in vaste stappen op: aanmeldingen verzamelen, stands indelen, vergunningen en verzekering controleren en techniek en catering regelen. Plan uiterlijk twee weken vooraf de definitieve standindeling en verstuur alle praktische informatie. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke registratie, gesorteerde materialen en goede bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Plattegrond van de markt maken
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Standhouders registreren
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standindeling bevestigen
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Drank- en snackbehoefte bepalen
2 personen
12
Vergunningen controleren
13
Verzekering controleren
14
Reserveringen bevestigen
15
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Programma en plattegrond drukken
2 personen
19
Standhoudersinformatie versturen
20
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
21
Aanmeldlijst afdrukken
22
Voorraad controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Materialen per stand sorteren
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal en entree controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Standwanden opbouwen
4 personen
30
Stands nummeren
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Standmaterialen uitdelen
3 personen
37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
39
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Standhouders ondersteunen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes aanvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
50
Gevonden voorwerpen registreren
51
Pauze voor standhouders regelen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Standhouders uitchecken
3 personen
54
Standmaterialen verzamelen
4 personen

Nazorg

55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
65
Facturen en bonnetjes verzamelen
66
Bedankbericht versturen
67
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Paraplubakkenaantal 2
Standwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 32
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Laptopsaantal 2
Printers
Mobiele telefoonladersaantal 6
Presentatieschermenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 32
Naambadgehoudersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Tangetjesaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Stofzuiger
Handsprayflaconsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met tafels, stoelen, standwanden, registratie en looproutes. Zo weet je hoeveel standhouders passen voordat je uitnodigingen en aanmeldformulieren verstuurt.
Sluit de inschrijving niet pas op de laatste dag. Verwerk aanmeldingen wekelijks en bevestig de standindeling uiterlijk twee weken vooraf, inclusief eventuele dieetwensen en technische behoeften.
Stuur standhoudersinformatie minimaal 7 dagen voor de markt. Vermeld aankomsttijd, standnummer, beschikbare tafels en stoelen, stroompunten, presentatieafspraken en wie ze op locatie kunnen aanspreken.
Sorteer per stand een krat met materialen en controleer die voorraad de dag ervoor. Leg daarbij ook verlengsnoeren, stekkerdozen, naambadges en eventuele presentatieklikkers apart klaar.
Richt registratie en bewegwijzering vóór de deuren opengaan in. Leg de aanmeldlijst, badges en programma’s bij de registratietafel en zet dranken, thermoskannen en snacks klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiemarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer catering en controleer vergunningen en verzekering uiterlijk 4 weken voor de markt.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een informatiemarkt?: Reserveer per stand minimaal de ruimte voor de afgesproken tafel en twee stoelen, plus een vrije loopruimte van ongeveer 1 meter. Maak de plattegrond pas definitief nadat je het aantal stands en hun materialen hebt verwerkt.
Wanneer verstuur je de praktische informatie naar standhouders?: Stuur de definitieve standindeling en praktische informatie minstens 7 dagen vooraf. Vraag technische behoeften, dieetwensen en bijzondere materialen al bij de aanmelding uit.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een informatiemarkt?: Plan minimaal 2 vrijwilligers voor registratie en ontvangst tijdens het eerste uur, plus 1 aanspreekpunt voor techniek en standhouders. Bij meer dan 25 stands is een extra runner of coördinator praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.