Cómo organizar una feria informativa sin perder detalles

Una feria informativa empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero se fijan la fecha y el lugar, se dibuja el plano del mercado y se calcula cuántos expositores caben. Después se abren las inscripciones, se confirman los stands y se cierran permisos, seguro, catering y necesidades técnicas. En los últimos días, el trabajo consiste en convertir esa información en acreditaciones, señalización, materiales clasificados y unas instrucciones claras para voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear un plano del mercado
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar a los expositores
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar la distribución del stand
2 personas
10
Reservar el catering
2 personas
11
Determinar la necesidad de bebidas y aperitivos
2 personas
12
Comprobar permisos
13
Comprobar el seguro
14
Confirmar las reservas
15
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir el programa y el mapa
2 personas
19
Enviar información a los expositores
20
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
21
Imprimir la lista de inscritos
22
Comprobar el inventario
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Clasificar el material por stand
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
28
Montar mesas y sillas
4 personas
29
Montar las paredes del stand
4 personas
30
Numerar los stands
2 personas
31
Colgar señalización
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Conectar la técnica
2 personas
36
Repartir materiales del stand
3 personas
37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
39
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
42
Repartir programas
2 personas
43
Apoyar a los expositores
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer los aperitivos
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños
49
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
50
Registrar objetos perdidos
51
Organizar una pausa para los expositores
52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
53
Registrar la salida de los expositores
3 personas
54
Reunir materiales del stand
4 personas

Seguimiento

55
Recoger mesas y sillas
4 personas
56
Apagar el equipo
2 personas
57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Retirar los residuos por separado
2 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Limpiar el lugar
4 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Inventariar materiales
2 personas
63
Devolver los objetos prestados
2 personas
64
Guardar el stock restante
2 personas
65
Recopilar facturas y recibos
66
Enviar mensaje de agradecimiento
67
Archivar la lista de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Paragüeroscant. 2
Paredes para standscant. 20
Mantelescant. 32
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Portátilescant. 2
Impresoras
Cargadores de teléfono móvilcant. 6
Pantallas de presentacióncant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Carteles de mesacant. 32
Portanombrescant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 50

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharones de servircant. 8
Pinzascant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Aspiradora
Botellas de spray para manoscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar los stands. Deja pasillos transitables y comprueba que cada expositor tenga mesa, silla, pared de stand o conexión eléctrica si la necesita.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para revisar los datos. Pide también las preferencias dietéticas, porque corregir el catering después de hacer el pedido suele ser tarde.
Envía a cada expositor una ficha final con su ubicación, horario de llegada, necesidades técnicas y normas de montaje al menos 7 días antes de la feria.
No dejes la señalización para la mañana del evento. Imprime el programa y el mapa, prepara las acreditaciones y coloca una mesa de registro visible desde la entrada.
Agrupa el material por stand y etiqueta las cajas antes de cargarlo. Comprueba cables alargadores, regletas, portátiles, pantallas, cargadores, termos, máquinas de café y neveras portátiles con 24 horas de antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar el plano, revisar permisos y enviar las instrucciones finales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los expositores?: Abre el formulario entre 6 y 8 semanas antes de la feria. Fija una fecha límite al menos 3 semanas antes para poder distribuir los stands, revisar necesidades técnicas y encargar el catering.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes de una feria informativa?: Envía una confirmación 7 días antes con el plano, el número de stand, el horario de montaje, el acceso, las conexiones disponibles y una persona de contacto. Reenvía los cambios importantes 24 horas antes.
¿Cuándo hay que preparar el material y la señalización?: Imprime el programa, el mapa y las acreditaciones entre 3 y 5 días antes. Clasifica el material por stand y comprueba el inventario el día anterior; así todavía puedes hacer compras o resolver faltantes.

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