So organisierst du einen Informationsmarkt
Ein Informationsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Zuerst legst du Datum und Ort fest, dann planst du die Stände und öffnest die Anmeldung. Danach folgen Einladungen, Genehmigungen, Catering, Technik und Beschilderung. Plane feste Fristen für Rückmeldungen ein, damit Standaufteilung, Lageplan und Namensschilder nicht in letzter Minute entstehen. Diese Anleitung zeigt dir, worauf du vor dem Termin und am Veranstaltungstag achten solltest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktplan erstellen
2 Personen
- 3
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
- 10
Catering reservieren
2 Personen
- 11
Bedarf an Getränken und Snacks ermitteln
2 Personen
- 12
Genehmigungen prüfen
- 13
Versicherung prüfen
- 14
Reservierungen bestätigen
- 15
Technikbedarf erfassen
2 Personen
- 16
Beschilderung entwerfen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
- 19
Informationen für Aussteller senden
- 20
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
- 21
Anmeldeliste ausdrucken
- 22
Bestand prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien nach Stand sortieren
3 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 29
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 30
Stände nummerieren
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 35
Technik anschließen
2 Personen
- 36
Standmaterialien verteilen
3 Personen
- 37
Aussteller empfangen
3 Personen
- 38
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
- 39
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 40
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 41
Besucher begrüßen
3 Personen
- 42
Programme ausgeben
2 Personen
- 43
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks auffüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
- 49
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 50
Fundgegenstände registrieren
- 51
Pause für Aussteller organisieren
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Standbetreiber auschecken
3 Personen
- 54
Standmaterial sammeln
4 Personen
Nachbereitung
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 62
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Restbestand einlagern
2 Personen
- 65
Rechnungen und Belege sammeln
- 66
Dankesnachricht versenden
- 67
Teilnehmerliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 32
- StühleAnz. 80
- Registrierungstisch
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- RegenschirmbehälterAnz. 2
- StandwändeAnz. 20
- TischdeckenAnz. 32
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LaptopsAnz. 2
- Drucker
- HandyladegeräteAnz. 6
- PräsentationsbildschirmeAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 6
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 8
- TischschilderAnz. 32
- NamensschildhalterAnz. 100
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 50
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- KühlcontainerAnz. 4
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 3
- Staubsauger
- HandsprayflaschenAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldefrist für Standbetreiber mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Informationsmarkt fest. So bleibt Zeit, Rückfragen zu klären, Ernährungswünsche zu erfassen und die Standaufteilung zu bestätigen.
- Erstelle den Marktplan, bevor du die endgültigen Informationen verschickst. Plane neben Tischen und Standwänden auch einen Registrierungstisch, Sitzplätze, Abfallbehälter und ausreichend breite Wege ein.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Reservierungen mindestens 4 Wochen vorher. Technik wie Präsentationsbildschirme, Laptops, Drucker und Verlängerungskabel solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin testen.
- Bestelle Catering erst, wenn die Zahl der angemeldeten Personen und die Ernährungswünsche feststehen. Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Kaffee, Tee, Wasser und Snacks passend zur Dauer.
- Sortiere Materialien am Vortag nach Stand und Aufgabe. Kühle Getränke rechtzeitig, drucke Anmeldeliste, Programm und Lageplan aus und lege Namensschilder sowie Standinformationen am Registrierungstisch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Informationsmarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Marktplan. Die Anmeldung der Standbetreiber sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vorher starten, damit du die Aufteilung und das Catering verlässlich planen kannst.
- Wann sollte man die Standbetreiber für einen Informationsmarkt einladen?
- Versende die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Informationsmarkt. Setze eine Rückmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und verschicke danach die bestätigte Standaufteilung und alle Ausstellerinformationen.
- Wie viel Getränke braucht man für einen Informationsmarkt?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und berücksichtige zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser. Bei einem dreistündigen Markt solltest du die Menge anhand der erwarteten Aufenthaltsdauer und der Zahl der Standbetreiber anpassen.
- Was muss am Tag vor dem Informationsmarkt fertig sein?
- Am Vortag sollten Getränke gekühlt, Materialien nach Stand sortiert und alle Drucksachen vorbereitet sein. Prüfe außerdem Technik, Namensschilder, Anmeldeliste und die Funktionsfähigkeit von Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Verlängerungskabeln.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!