Organiser un salon d'information, étape par étape

Un salon d'information se prépare d'abord comme un parcours visiteur, puis comme une journée d'accueil. Commencez par fixer la date et le lieu, dessinez le plan du marché et dimensionnez les stands avant d'inviter les exposants. Les inscriptions servent ensuite à confirmer la disposition, les besoins alimentaires et le matériel technique. Gardez les deux dernières semaines pour les autorisations, les impressions, les confirmations et le tri du matériel par stand.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du marché
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les exposants
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Déterminer les besoins en boissons et en snacks
2 personnes
12
Vérifier les autorisations
13
Vérifier l’assurance
14
Confirmer les réservations
15
Recenser les besoins techniques
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
19
Envoyer les informations aux exposants
20
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
21
Imprimer la liste des inscriptions
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Trier le matériel par stand
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les cloisons de stand
4 personnes
30
Numéroter les stands
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Distribuer les supports de stand
3 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Soutenir les exposants
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés
51
Prévoir une pause pour les exposants
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Faire le check-out des exposants
3 personnes
54
Rassembler le matériel du stand
4 personnes

Suivi

55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Rassembler les factures et les reçus
66
Envoyer un message de remerciement
67
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Porte-parapluiesqté 2
Panneaux de standqté 20
Nappesqté 32
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Écrans de présentationqté 2
Cliques de présentationqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Pancartes de tableqté 32
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Aspirateur
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan des stands avant d'ouvrir les inscriptions : indiquez la largeur de chaque emplacement, la table prévue et les besoins en prises électriques. Vous éviterez de déplacer des tables au dernier moment.
Invitez les exposants au moins 6 semaines avant le salon et donnez une date limite d'inscription. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, le matériel technique et le nombre de personnes présentes.
Traitez les inscriptions chaque semaine plutôt que d'attendre la clôture. À J-14, envoyez à chaque exposant son emplacement, les horaires d'arrivée, les consignes d'installation et les informations pratiques.
Réservez le catering et calculez les boissons séparément pour l'accueil et les pauses. Prévoyez notamment le refroidissement des boissons et vérifiez que les thermos, machines à café, bouilloires, tasses et verres sont disponibles.
Préparez les documents et le matériel par stand la veille : badges, programme, plan, panneaux, rallonges, multiprises et caisses de rangement. Imprimez aussi la liste des inscriptions pour la table d'accueil, avec une version de secours.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un salon d'information ?: Commencez environ 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à choisir le lieu, dessiner le plan des stands et vérifier les autorisations ; les inscriptions peuvent ensuite être ouvertes avec une échéance claire.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les au moins 6 semaines avant le salon, avec le formulaire d'inscription et la date limite de réponse. Relancez les non-répondants 10 à 14 jours plus tard afin de finaliser le plan sans attendre la dernière semaine.
Que faut-il confirmer avec les exposants avant un salon d'information ?: À J-14, confirmez l'emplacement du stand, l'heure d'arrivée, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les équipements techniques. Demandez une dernière validation au plus tard à J-7 pour corriger les branchements, badges et supports imprimés.
Comment préparer l'accueil le jour d'un salon d'information ?: Installez la table d'inscription au moins 60 minutes avant l'ouverture, avec la liste des inscrits, les badges, le programme et le plan. Gardez une personne à l'accueil pendant la première heure et placez les consignes bénévoles à portée de main.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.