Zo organiseer je een informatieavond zonder last-minute stress

Begin met het programma, de lokalen en de sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna richt je de registratie, catering en techniek in op het verwachte aantal bezoekers. Verzamel presentaties en dieetwensen tijdig, zodat je niet op de avond zelf hoeft na te bellen of te improviseren. Plan de praktische opbouw in vaste volgorde: eerst ruimtes en meubilair, daarna techniek, informatiepunten, koffie en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en lokalen vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Uitnodiging opstellen
4
Aanmeldformulier klaarzetten
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen nabellen
2 personen
9
Presentaties verzamelen
10
Techniek reserveren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Programmafolders printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Aanwezigheidslijst printen
16
Ruimtes en voorraad controleren
2 personen
17
Ruimtes schoonmaken
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Informatietafels inrichten
3 personen
21
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Wegwijzers ophangen
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Broodjes en snacks voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Ontvangstteam instrueren

Event

28
Bezoekers ontvangen
4 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Bezoekers naar lokalen verwijzen
3 personen
31
Programmafolders uitdelen
2 personen
32
Informatiesessies begeleiden
4 personen
33
Vragen verzamelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet tussentijds opruimen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
40
Overgebleven catering verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Ruimtes schoonmaken
3 personen
45
Wegwijzers verwijderen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Registratietafel
Informatietafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kleerrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveertangenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 140
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plakgumaantal 4
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, lokalen en sprekers eerst vast. Verstuur de uitnodiging pas wanneer datum, tijden, locatie en aanmeldlink definitief zijn; zo voorkom je correctierondes en dubbele communicatie.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 2 tot 3 weken voor de informatieavond. Vraag meteen naar dieetwensen en bel ontbrekende aanmeldingen na zodra de uiterste aanmelddatum voorbij is.
Verzamel presentaties minimaal 3 werkdagen vooraf en test laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker samen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; die worden bij de opbouw vaak vergeten.
Maak per bezoeker een naamkaartje en programmafolder en print de aanwezigheidslijst op de dag zelf. Richt de registratietafel zo in dat één persoon kan afvinken terwijl een tweede persoon vragen beantwoordt.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen neer, hang wegwijzers op, sluit de techniek aan en richt daarna het koffiepunt en de broodjes in; zo blijft er tijd voor een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatieavond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met programma, lokalen en sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 2 tot 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een informatieavond?: Reken voor een bijeenkomst van 2 tot 3 uur op 3 consumpties per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor 50 bezoekers zijn dat ongeveer 150 drinkmomenten; houd extra water en warme drank achter de hand.
Wanneer test je de presentatietechniek voor een informatieavond?: Test laptop, projector, scherm en presentatieklikker minimaal 3 werkdagen vooraf met de definitieve presentaties. Doe op de avond zelf nog een korte controle zodra alles is aangesloten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een informatieavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten voor een volledige eindcontrole. Bij meerdere lokalen, informatietafels of sprekers is 3 uur praktischer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.