Informationsabend organisieren: Der Ablauf, der funktioniert
Ein Informationsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Programm und Räume fest, dann bestätigst du die Referenten und öffnest die Anmeldung. Später kommen Techniktest, Namensschilder, Wegweiser und Verpflegung dazu. Plane nicht nur den Vortrag, sondern auch die Ankunft der Gäste und die Zeit nach der Veranstaltung ein. Besonders häufig werden Präsentationen, Ernährungswünsche und die Registrierung erst am Veranstaltungstag geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Räume festlegen
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
- 3
Einladung erstellen
- 4
Anmeldeformular bereitlegen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Anmeldungen nachfassen
2 Personen
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Technik reservieren
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Programmhefte drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Anwesenheitsliste drucken
- 16
Räume und Vorräte kontrollieren
2 Personen
- 17
Räume reinigen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 19
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 20
Informationstische einrichten
3 Personen
- 21
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 22
Präsentationen testen
2 Personen
- 23
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 25
Brötchen und Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Empfangsteam einweisen
Event
- 28
Besucher empfangen
4 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 30
Besucher zu Räumen lotsen
3 Personen
- 31
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 32
Informationssitzungen betreuen
4 Personen
- 33
Fragen sammeln
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Buffet zwischendurch aufräumen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 39
Präsentationstechnik ausschalten
2 Personen
- 40
Übrig gebliebenes Catering sammeln
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Räume reinigen
3 Personen
- 45
Wegweiser entfernen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- Registrierungstisch
- InformationstischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierzangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 140
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- KleberAnz. 4
- StifteAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm, Räume und Referenten mindestens vier Wochen vorher fest. Bitte die Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Termin an, damit Laptop, Projektor und Leinwand gemeinsam getestet werden können.
- Verschicke die Einladung mit Anmeldeformular mindestens drei Wochen vorher. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und fasse bei fehlenden Rückmeldungen nach etwa sieben Tagen einmal nach.
- Bereite die Registrierung für die erwartete Gästezahl vor: Drucke die Anwesenheitsliste, lege Namensschilder und Stifte bereit und plane pro 20 Gäste ungefähr einen Platz am Registrierungstisch ein.
- Teste die Präsentationstechnik nicht erst beim Einlass. Schließe Laptop, Projektor, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor Beginn an und öffne jede Datei einmal.
- Richte Kaffee, Wasser, Brötchen und Snacks vor dem Einlass ein. Rechne für die Pause mit etwa einer Kaffeetasse und einem Wasserglas pro Person und stelle zusätzliche Servierzangen, Schalen und Tabletts bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Programm, Räumen und Referenten. Drei Wochen vor dem Termin sollte die Einladung mit Anmeldeformular verschickt sein.
- Wann sollte man die Präsentationen für den Informationsabend einsammeln?
- Fordere alle Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Informationsabend an. So bleibt genug Zeit, die Dateien zu prüfen und die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn zu testen.
- Wie viele Personen braucht man bei der Anmeldung?
- Plane bei bis zu 40 Gästen mindestens eine Person für die Registrierung ein; bei größeren Gruppen sind zwei Personen sinnvoll. Der Registrierungstisch sollte 30 Minuten vor Beginn besetzt sein.
- Wie viel Verpflegung braucht man für einen Informationsabend?
- Rechne für die Pause mit einem Getränk pro Person und zusätzlich etwa einem Brötchen oder Snack pro Gast. Stelle Wasser, Kaffee und Tee spätestens 30 Minuten vor der Pause bereit und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.
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