Organiser une soirée d'information, étape par étape

Une soirée d'information se prépare d'abord autour du programme, des intervenants et des salles, puis se déroule avec un suivi précis des inscriptions. Prévoyez assez tôt les besoins alimentaires, les présentations et le matériel technique. Les derniers jours servent surtout à finaliser les badges, les programmes, l'accueil et la signalétique. Le jour même, testez les présentations avant l'arrivée du public et installez un parcours simple entre l'inscription, les tables d'information et la salle principale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le programme et les salles
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Rédiger l’invitation
4
Préparer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
9
Rassembler les présentations
10
Réserver la technique
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer les programmes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer la liste de présence
16
Contrôler les espaces et le stock
2 personnes
17
Nettoyer les espaces
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer la table d'inscription
2 personnes
20
Installer les tables d’information
3 personnes
21
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
24
Mettre en place le point café
2 personnes
25
Préparer les sandwichs et les snacks
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Briefer l’équipe d’accueil

Événement

28
Accueillir les visiteurs
4 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Orienter les visiteurs vers les salles
3 personnes
31
Distribuer les programmes
2 personnes
32
Animer les séances d’information
4 personnes
33
Recueillir les questions
2 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Ranger le buffet entre-temps
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

39
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
40
Rassembler le catering restant
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer les espaces
3 personnes
45
Retirer les panneaux indicateurs
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables d’informationqté 8
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Pinces de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 140
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Colle repositionnableqté 4
Marqueursqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer le programme, les salles et les intervenants avant d'envoyer l'invitation. Sans ces éléments, le formulaire d'inscription risque de devoir être corrigé ou renvoyé.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l'avance et prévoyez une relance téléphonique pour les personnes attendues qui n'ont pas répondu. Notez séparément les besoins alimentaires afin de pouvoir adapter les sandwichs et les snacks.
Rassemblez les présentations au plus tard quelques jours avant la soirée, puis testez chaque fichier sur l'ordinateur portable et le projecteur. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le fonctionnement du cliqueur.
Préparez les badges nominatifs, les brochures du programme et la liste de présence avant le jour J. Gardez quelques marqueurs à la table d'inscription pour corriger un nom ou identifier une inscription de dernière minute.
Installez les chaises, les tables et les panneaux directionnels avant l'ouverture des portes. Le point café doit être prêt séparément, avec tasses, verres, carafes d'eau et suffisamment de place pour éviter les files devant l'accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d'information ?: Prévoyez idéalement quatre à six semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, d'envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et de réunir les présentations sans organiser les derniers détails dans l'urgence.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d'information ?: Envoyez-les environ trois à quatre semaines avant la date prévue. Faites un premier point sur les inscriptions après une semaine, puis relancez par téléphone les personnes importantes qui n'ont pas encore répondu.
Quand préparer les badges et la liste de présence ?: Imprimez une première version des badges et de la liste de présence un à deux jours avant l'événement. Gardez ensuite quelques badges vierges et un marqueur à l'accueil pour les changements tardifs.
Comment tester le matériel de présentation avant la soirée ?: Faites un test complet la veille, avec l'ordinateur, le projecteur, l'écran, les rallonges et les multiprises réellement utilisés. Ouvrez chaque présentation et prévoyez au moins 30 minutes le jour même pour un dernier contrôle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.