Cómo organizar una noche informativa paso a paso
Una noche informativa funciona mejor cuando el programa, las aulas y los ponentes quedan cerrados antes de enviar la invitación. Después se controlan las inscripciones, las preferencias dietéticas y las presentaciones, mientras se prepara la técnica y el material de recepción. El día del evento, el orden de montaje evita retrasos: primero señalización y mobiliario, después registro, presentación y café. Este plan te ayuda a llegar con todo probado y a detectar a tiempo lo que suele olvidarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir programa y aulas
2 personas
- 2
Confirmar ponentes
- 3
Redactar la invitación
- 4
Preparar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
- 9
Recopilar las presentaciones
- 10
Reservar técnica
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Imprimir folletos del programa
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir la lista de asistencia
- 16
Comprobar los espacios y el inventario
2 personas
- 17
Limpiar espacios
2 personas
- 18
Montar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar la mesa de registro
2 personas
- 20
Montar mesas de información
3 personas
- 21
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 22
Probar presentaciones
2 personas
- 23
Colgar señalizadores
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Instruir al equipo de recepción
Evento
- 28
Recibir a los visitantes
4 personas
- 29
Registrar la asistencia
2 personas
- 30
Indicar a los visitantes los locales
3 personas
- 31
Repartir folletos del programa
2 personas
- 32
Coordinar las sesiones informativas
4 personas
- 33
Recopilar preguntas
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Retirar el buffet a mitad de tiempo
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de presentación
2 personas
- 40
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Limpiar espacios
3 personas
- 45
Retirar los carteles indicativos
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesa de registro
- Mesas informativascant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 120
- Cucharillascant. 120
- Pinzas de servircant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Folletos del programacant. 140
- Señales de orientacióncant. 12
- Mantelescant. 12
- Masilla adhesivacant. 4
- Rotuladorescant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las aulas antes de redactar la invitación. Si participan varios ponentes, confirma a cada uno y fija una fecha límite para recibir su presentación, preferiblemente al menos una semana antes.
- No esperes al último día para revisar las inscripciones. Haz una llamada de seguimiento a quienes no hayan completado el registro y recopila las preferencias dietéticas antes de comprar comida y bebida.
- Prepara el material de bienvenida con antelación: imprime la lista de asistencia, los folletos del programa y las tarjetas de nombre. Colócalos en la mesa de registro separados por tipo para que la recepción no se bloquee.
- Reserva y prueba la técnica antes de que lleguen los asistentes. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y las regletas, y abre todas las presentaciones durante una prueba completa de al menos 30 minutos.
- Monta el espacio siguiendo un recorrido claro: señalizadores desde la entrada, mesa de registro, mesas informativas y, por último, el punto de café. Deja preparadas las tazas, vasos, bandejas y termos para no tener que abandonar la recepción durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche informativa?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las aulas y confirma a los ponentes al principio; deja las presentaciones, el material impreso y la prueba técnica cerrados como máximo 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones?
- Envíalas unas 3 o 4 semanas antes de la noche informativa, cuando el programa y las aulas ya estén confirmados. Haz un seguimiento de las inscripciones pendientes entre 7 y 10 días antes.
- ¿Cuánto café y agua necesito para una noche informativa?
- Calcula aproximadamente 2 tazas de café por persona si el encuentro dura unas 2 horas, además de 0,5 litros de agua por asistente. Ajusta la cantidad según el número de pausas y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y las presentaciones?
- Haz una prueba completa el mismo día, al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada presentación, el mando, la conexión del portátil, los cables y la visibilidad de la pantalla.
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