Zo organiseer je een industriebeurs zonder last-minute problemen

Begin met het doel, de doelgroep en de beschikbare ruimte voordat je exposanten uitnodigt. Daarna volgt de volgorde die op een industriebeurs het meeste werk voorkomt: deelnemers en aanmeldingen, standindeling, techniek, catering en pas daarna drukwerk en transport. Controleer presentaties, demonstratiemateriaal en leveringen uiterlijk de dag ervoor. Op de beursdag draait alles om een ingerichte registratiebalie, duidelijke routes en een aparte controle van stroom, schermen en kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
2
Exposanten uitnodigen
2 personen
3
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Exposanteninformatie versturen
7
Standindeling uitwerken
2 personen
8
Stroompunten inventariseren
2 personen
9
Catering reserveren
10
Schoonmaakmaterialen inkopen
11
Naambadges voorbereiden
2 personen
12
Registratielijsten afdrukken
13
Routeborden afdrukken
14
Standbordjes afdrukken
15
Demonstratiemateriaal verzamelen
3 personen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
21
Bezoekersbadges klaarleggen
2 personen
22
Exposanten aanmelden
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Standwanden opstellen
4 personen
25
Standborden bevestigen
3 personen
26
Stroom aansluiten
3 personen
27
Verlichting plaatsen
3 personen
28
Presentatieschermen testen
2 personen
29
Demonstraties opstellen
4 personen
30
Producten veilig plaatsen
3 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Catering uitpakken
2 personen
33
Hapjes op schalen leggen
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Routeaanduiding ophangen
2 personen
36
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
37
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
38
Briefing beursmedewerkers geven
4 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
42
Standinformatie verstrekken
8 personen
43
Productdemonstraties begeleiden
4 personen
44
Presentaties bedienen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffiepunt bijvullen
2 personen
49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Vloeren tussentijds reinigen
2 personen
53
Voorraad stands aanvullen
3 personen
54
Bezoekersvragen registreren
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
57
Exposanten afmelden
2 personen

Nazorg

58
Demonstratieapparatuur uitschakelen
3 personen
59
Producten veilig verpakken
4 personen
60
Standmaterialen afbreken
5 personen
61
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
62
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Cateringresten koelen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Routeborden verwijderen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Registratiegegevens archiveren
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Standmaterialen controleren
2 personen
74
Schade en vermissing vastleggen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 3
Expositietafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 12
Opbergkrattenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Presentatieschermenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 8
Presentatieafstandsbedieningenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 20
Kabelmattenaantal 20
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Bureaulampenaantal 12

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Infopanelenaantal 24
Tafelkleedsetsaantal 16
Sponsorkadersaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 250
Badgekoordenaantal 250
Registratieformulierenaantal 300
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 250

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Koelzakkenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Papierhanddoekdispensersaantal 8

Gereedschap

Schroevendraaiersaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 4
Ducttapeaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Scharenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de eerste exposanten zijn bevestigd. Noteer per stand de benodigde tafelruimte, stroompunten, schermen en eventuele demonstraties; zo voorkom je dat verlengkabels of adapters pas tijdens de opbouw worden gezocht.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de beurs aan de cateraar door. Houd daarnaast rekening met een aparte plek voor koffie, water en servies buiten de looproute.
Controleer alle presentaties en demonstraties minimaal 48 uur vooraf op de gebruikte laptops en presentatieschermen. Test iedere HDMI-kabel en HDMI-adapter afzonderlijk en bewaar kopieën van de bestanden op minstens 2 USB-sticks.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en standwanden, daarna standborden, verlichting en apparatuur. Leg kabels vóór opening onder kabelmatten en houd minimaal 1 vrije route naar de registratiebalie en nooduitgangen.
Maak bezoekersbadges, exposantenbadges, registratielijsten, routeborden en standbordjes vóór de opbouw compleet. Leg opbergkratten en een reservepakket schoonmaakmaterialen bij de registratiebalie; die kleine zaken worden tijdens een lange beursdag het vaakst vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een industriebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de deelnemerslijst, exposanten en locatieplanning. Reserveer catering en bevestig technische benodigdheden uiterlijk 3 tot 5 weken voor de beurs; de laatste week gebruik je voor badges, drukwerk en controles.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een industriebeurs?: Verstuur exposanteninformatie ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en bezoekersuitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor de beurs een praktische bevestiging met route, registratie-informatie en eventuele parkeergegevens.
Hoeveel stroompunten heb je nodig op een industriebeurs?: Tel per stand alle laptops, schermen, koffieapparaten en andere elektrische apparaten op en voeg minimaal 1 extra stroompunt per stand toe. Maak de inventaris uiterlijk 3 weken vooraf, zodat de indeling en verlengkabels nog aangepast kunnen worden.
Wanneer moet je presentaties en demonstratiemateriaal controleren?: Controleer presentaties, laptops, schermen, adapters en demonstratiemateriaal minimaal 48 uur voor de beurs. Doe op de opbouwdag nog één korte test per stand, omdat kabels en stroomvoorziening na het plaatsen van de wanden kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.