Eine Industriemesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Industriemesse beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufbau, sondern mit Ausstellerliste, Besucherregistrierung und Standplanung. Lege zuerst fest, wer ausstellt, welche Anschlüsse benötigt werden und wie viele Besucher zu erwarten sind. Danach folgen Einladungen, Catering, Präsentationen und die Beschilderung. Plane den Aufbau so, dass Möbel, Standwände, Technik und Lieferungen spätestens am Vortag am Veranstaltungsort sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
2
Aussteller einladen
2 Personen
3
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Ausstellerinformationen versenden
7
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
8
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
9
Catering reservieren
10
Reinigungsmaterialien beschaffen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Anmeldelisten ausdrucken
13
Wegweiser ausdrucken
14
Stand-Schilder drucken
15
Demonstrationsmaterial sammeln
3 Personen
16
Präsentationen prüfen
2 Personen
17
Lieferungen bestätigen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
20
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
21
Besucher-Badges bereitlegen
2 Personen
22
Aussteller anmelden
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Standwände aufstellen
4 Personen
25
Standtafeln befestigen
3 Personen
26
Strom anschließen
3 Personen
27
Beleuchtung anbringen
3 Personen
28
Präsentationsbildschirme testen
2 Personen
29
Vorführungen aufbauen
4 Personen
30
Produkte sicher platzieren
3 Personen
31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
32
Catering auspacken
2 Personen
33
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Wegweiser aufhängen
2 Personen
36
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
37
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen
38
Briefing für Messemitarbeiter geben
4 Personen

Event

39
Besucher empfangen
4 Personen
40
Besucher registrieren
3 Personen
41
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
42
Standinformationen bereitstellen
8 Personen
43
Produktdemonstrationen begleiten
4 Personen
44
Präsentationen betreuen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
49
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
53
Standvorräte auffüllen
3 Personen
54
Besucherfragen erfassen
55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
56
Besucher verabschieden
3 Personen
57
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

58
Vorführgeräte ausschalten
3 Personen
59
Produkte sicher verpacken
4 Personen
60
Messestandmaterial abbauen
5 Personen
61
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
62
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Cateringreste kühlen
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Wegweiser entfernen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Restbestand einlagern
2 Personen
71
Registrierungsdaten archivieren
72
Fundsachen sammeln
73
Standmaterialien prüfen
2 Personen
74
Schäden und Fehlmengen erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 3
AusstellungstischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 8
PräsentationsfernbedienungenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
SchreibtischlampenAnz. 12

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 24
InfotafelnAnz. 24
TischdeckensetsAnz. 16
SponsorenrahmenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 250
Bändchen für NamensschilderAnz. 250
RegistrierungsformulareAnz. 300
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 250

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
KühltaschenAnz. 8
VorratsboxenAnz. 12
LebensmittelzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 8

Werkzeug

SchraubendreherAnz. 6
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
GewebeklebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
ScherenAnz. 8
MessbänderAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 12
WarnbandAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Erfasse Strombedarf und Präsentationstechnik je Aussteller mindestens 3 Wochen vorher. HDMI-Kabel, passende Adapter und Verlängerungskabel fehlen sonst oft genau am Stand, an dem der Bildschirm gebraucht wird.
Schicke Ausstellerinformationen spätestens 10 Tage vor der Messe. Nenne darin Anlieferzeit, Standnummer, Aufbauzeiten, Ansprechpartner und das Verfahren für verspätete Lieferungen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und drucke Anmeldelisten sowie Besucher-Badges am Vortag aus. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
Bestätige Catering und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Plane Kaffee, Wasser und Geschirr getrennt vom Ausstellerbereich, damit sich an der Registrierung keine Warteschlange bildet.
Prüfe Präsentationen, USB-Sticks und Demonstrationsmaterial am Vortag mit der tatsächlich vorgesehenen Technik. Bringe Ersatzadapter, Kabelmatten und Aufbewahrungsboxen mit, damit Kabel sicher liegen und Material nicht am Stand verloren geht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Industriemesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstellerliste, Standaufteilung und Einladungen. Catering, Technikbedarf und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man Aussteller zu einer Industriemesse einladen?: Versende die erste Einladung etwa 8 Wochen vor der Messe. Schicke die verbindlichen Ausstellerinformationen spätestens 10 Tage vor dem Aufbau, sobald Standnummern und Anlieferzeiten feststehen.
Wann baut man eine Industriemesse auf?: Plane Möbel, Standwände und Technik grundsätzlich am Vortag ein. Rechne für Registrierungstheke, Beschilderung und die Kontrolle der Präsentationen mindestens 2 bis 3 Stunden zusätzlich ein.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Industriemesse?: Drucke pro erwarteter Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 200 erwarteten Besuchern sind das 220 Schilder, damit Nachmeldungen und fehlerhafte Ausdrucke abgedeckt sind.

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