Organiser un salon professionnel, étape par étape

Commencez par cadrer le salon avant de réserver le mobilier ou le traiteur : nombre de visiteurs, exposants attendus, horaires et besoins techniques. Les inscriptions et les invitations viennent ensuite, car elles déterminent les badges, les listes d’accueil et la quantité de restauration. Prévoyez une phase distincte pour le plan des stands, l’électricité et les livraisons. La veille, vérifiez les présentations, rassemblez le matériel de démonstration et préparez l’installation pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations aux exposants
7
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
8
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
9
Réserver le catering
10
Acheter des fournitures de nettoyage
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les listes d’inscription
13
Imprimer les panneaux d’itinéraire
14
Imprimer les panneaux de stand
15
Rassembler le matériel de démonstration
3 personnes
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Confirmer les livraisons
18
Faire les courses
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
21
Préparer les badges des visiteurs
2 personnes
22
Inscrire les exposants
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les cloisons du stand
4 personnes
25
Fixer les panneaux des stands
3 personnes
26
Brancher l’électricité
3 personnes
27
Installer l’éclairage
3 personnes
28
Tester les écrans de présentation
2 personnes
29
Installer les démonstrations
4 personnes
30
Installer les produits en toute sécurité
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Déballer le traiteur
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
36
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
37
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
38
Faire le briefing des employés du salon
4 personnes

Événement

39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
42
Fournir des informations sur le stand
8 personnes
43
Animer les démonstrations de produits
4 personnes
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le point café
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
53
Réapprovisionner les stands
3 personnes
54
Enregistrer les questions des visiteurs
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes
57
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

58
Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
59
Emballer les produits en toute sécurité
4 personnes
60
Démonter le matériel du stand
5 personnes
61
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Archiver les données d'inscription
72
Rassembler les objets trouvés
73
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
74
Consigner les dégâts et les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 3
Tables d'expositionqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Caisses de rangementqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 8
Télécommandes de présentationqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 20
Passe-câblesqté 20
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Lampes de bureauqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 24
Panneaux d’informationqté 24
Sets de nappesqté 16
Cadres sponsorqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 250
Cordons pour badgesqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 250

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 8
Bacs de stockageqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8

Outils

Tournevisqté 6
Jeux de clés Allenqté 4
Ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 4
Gants de travailqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription des visiteurs au moins 7 jours avant le salon. Vous pourrez imprimer les listes, préparer les badges et transmettre au traiteur le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques au moins 10 jours avant l’événement : prises électriques, écrans, câbles HDMI, adaptateurs et emplacement des démonstrations. Regroupez ces informations sur le plan des stands.
Dessinez l’agencement avant de commander les tables, comptoirs, chaises et cloisons. Laissez des passages clairement identifiés et marquez les points d’alimentation électrique pour éviter les rallonges qui traversent les zones de circulation.
Confirmez chaque livraison 48 heures avant l’ouverture, notamment le mobilier, le matériel de démonstration et les supports imprimés. Une livraison non vérifiée peut retarder l’installation du comptoir d’inscription et des stands.
Préparez deux zones séparées à l’accueil : une pour inscrire les exposants et une pour remettre les badges visiteurs. Placez les listes imprimées, les panneaux d’itinéraire et les panneaux de stand avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour inviter les exposants, gérer les inscriptions et réserver le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les ajustements du plan.
Quand envoyer les invitations à un salon professionnel ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel environ 10 jours avant. Fermez les inscriptions visiteurs 5 à 7 jours avant afin de préparer les badges et les listes d’accueil.
Quand définir le plan des stands ?: Établissez une première version 3 semaines avant le salon, puis finalisez-la au plus tard 10 jours avant. Ce délai permet de recenser les prises électriques, les écrans, les tables et les besoins particuliers des exposants.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Contrôlez les livraisons, les présentations, les câbles, les adaptateurs et le matériel de démonstration. Préparez aussi les badges, les panneaux et les listes d’inscription avant l’installation, idéalement 24 heures à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.