Een illusieshow organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna de illusionist en vraag meteen alle technische wensen op, zodat podium, geluid en licht op elkaar aansluiten. Werk vervolgens de bezoekersstroom, catering en zitplaatsen uit. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, geteste microfoons en een duidelijke opbouwvolgorde: eerst techniek en licht, daarna stoelen, garderobe, decoratie en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Illusionist bevestigen
4
Technische wensen opvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bestellen
9
Lichtplan maken
2 personen
10
Plattegrond en looproutes maken
2 personen
11
Techniek en kabels controleren
2 personen
12
Bezoekerslijst printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
18
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Garderobe inrichten
2 personen
21
Decoratie ophangen
3 personen
22
Licht installeren
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Microfoons testen
2 personen
25
Illusierekwisieten klaarzetten
2 personen
26
Technische repetitie uitvoeren
3 personen
27
Koffiepunt openen
2 personen
28
Gasten ontvangen
4 personen
29
Aanmeldingen afvinken
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Illusieshow begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
34
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
35
Avondshow begeleiden
3 personen
36
Licht tijdens show bedienen
37
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Rekwisieten inpakken
2 personen
39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
40
Lichtapparatuur demonteren
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor techniek
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpaaltjesaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Dessertbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop voor muziek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Illusierekwisieten
Opbergkistenaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Podiumlampenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Decoratieve speelkaartenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 6
Koelelementenaantal 12
Servettenhouderaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmop en emmeraantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Tips

Vraag de illusionist minimaal enkele weken voor de show naar benodigde podiumafmetingen, stroompunten, geluidsniveau en opbouwtijd. Zo voorkom je dat de technische controle pas op de dag zelf ontbreekt.
Maak de plattegrond vóór je tafels en stoelen opstelt. Houd een rechte looproute vrij van entree naar zaal en podium, en leg kabels onder kabelmatten zodat bezoekers niet over verlengkabels struikelen.
Plan de techniekcontrole minstens 90 minuten vóór aanvang. Test beide draadloze microfoons, de actieve speakers, het mengpaneel en de muziek vanaf de laptop op de plek waar de illusionist staat.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat de belangrijkste opbouw klaar is; zo blijven koelkasten en werkbladen beschikbaar voor de hapjes.
Open de locatie met een vaste volgorde: eerst laad- en loszone en podium vrijmaken, daarna licht en geluid installeren, vervolgens zitplaatsen en garderobe inrichten. Reserveer de laatste 30 minuten voor bezoekerslijst, rek wisieten en een korte microfoontest.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een illusieshow op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine show met licht, geluid en decoratie. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige test van microfoons, muziek en looproutes.
Wanneer moet je een illusionist vastleggen?: Leg de illusionist bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de show vast, zeker als de datum niet flexibel is. Vraag bij de bevestiging direct de technische wensen en benodigde opbouwtijd op.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een illusieshow?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Laat een vrije strook naar het podium en de uitgang open; zet daar geen tafels of stoelen neer.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een illusieshow?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de show. Dan heb je tijd om catering, dieetwensen, bezoekerslijst en de zaalindeling definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.