Zo organiseer je een ICT-congres

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Zodra de inhoud en tijdsindeling vaststaan, kun je sprekers, zalen, catering en audiovisuele techniek gericht reserveren. Daarna richt je de registratie in en verzamel je dieetwensen, parkeerinformatie en presentaties. Plan in de laatste week een technische controle en maak de deelnemersmaterialen klaar. Op de congresdag zelf draait alles om een strak ontvangst, werkende techniek en duidelijke overdrachten tussen sprekers en organisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
2 personen
4
Catering reserveren
2 personen
5
Audiovisuele apparatuur reserveren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Naamkaartjes ontwerpen
13
Programma laten drukken
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Deelnemerslijst exporteren
17
Naamkaartjes printen
2 personen
18
Welkomstmappen samenstellen
3 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Apparatuur ophalen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Sprekersbriefing versturen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Zaalindeling uitzetten
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
28
Welkomstmappen klaarleggen
2 personen
29
Presentaties op laptop zetten
2 personen
30
Projector en scherm aansluiten
2 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Wifi en netwerk testen
2 personen
33
Geluidsniveau testen
2 personen
34
Licht en ventilatie controleren
35
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
36
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
37
Technische briefing houden
4 personen
38
Registratieteam instrueren
3 personen
39
Sprekers ontvangen
2 personen

Event

40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Welkomstmappen uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Opening begeleiden
2 personen
44
Presentaties ondersteunen
2 personen
45
Vragen uit de zaal verzamelen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffiepauze verzorgen
3 personen
48
Pauzetafels schoonmaken
2 personen
49
Lunch serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
54
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
55
Afsluiting verzorgen
2 personen
56
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Presentaties veiligstellen
61
Zaal opruimen
5 personen
62
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
63
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
64
Apparatuur inpakken
2 personen
65
Apparatuur retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Deelnemersbedankje versturen
69
Sprekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafelaantal 2
Krukkenaantal 8
Spreektafel
Lessenaar

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Geluidsspeakeraantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 4
HDMI-adapteraantal 4
Stekkerdoosaantal 8
Verlengkabelaantal 8
Wifi-routeraantal 2
USB-sticksaantal 10
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 18
Informatiebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Tafelkleedaantal 18
Naambordsprekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de congresdag vast in blokken: ontvangst, inhoudelijke sessies, pauzes en afsluiting. Reserveer zalen en catering pas nadat je weet hoeveel gelijktijdige sessies en zitplaatsen nodig zijn.
Benader sprekers vroeg en vraag meteen om titel, bio, presentatietijd en technische wensen. Vraag de definitieve presentaties uiterlijk enkele dagen voor het congres op, zodat je ze op één presentatielaptop kunt testen.
Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie definitief genoeg zijn. Exporteer de deelnemerslijst kort voor het congres, maar verwerk dieetwensen en bijzondere verzoeken al eerder met de cateraar.
Test niet alleen de projector, maar de hele keten: presentatielaptop, HDMI-kabel, adapter, microfoon, mengpaneel, speakers en stroomvoorziening. Leg reservekabels, stekkerdozen en een opgeladen powerbank klaar bij de techniek.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna registratietafel en naamkaartjes, vervolgens zaalindeling en audiovisuele apparatuur. Controleer vóór binnenkomst van deelnemers ook wifi, presentaties, koffie, water en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ICT-congres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Sprekers, geschikte zalen en audiovisuele apparatuur kunnen snel bezet zijn; verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan.
Wanneer moet je sprekers voor een ICT-congres benaderen?: Benader sprekers minimaal 8 tot 12 weken voor het congres. Vraag de definitieve presentatie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op en plan daarna een controle op laptop, beeld en geluid.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ICT-congres?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw en testen. Bij meerdere zalen of een uitgebreid geluids- en presentatiesysteem is 4 uur veiliger, zodat storingen niet tijdens de registratie worden opgelost.
Wanneer verzamel je dieetwensen van congresdeelnemers?: Vraag dieetwensen direct uit in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen voor het congres. Geef het definitieve overzicht daarna door aan de cateraar en controleer het bij ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.