Cómo organizar un congreso de TIC sin improvisar

Un congreso de TIC se organiza mejor en fases: primero cierras fecha, programa, ponentes y espacios; después abres las inscripciones y coordinas catering, materiales y tecnología. La parte que más fallos provoca llega al final: presentaciones incompatibles, adaptadores que faltan, nombres sin imprimir o una conexión wifi insuficiente. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo hasta la preparación de las salas, el registro y el briefing de los ponentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar con los ponentes
2 personas
3
Reservar el recinto y las salas
2 personas
4
Reservar el catering
2 personas
5
Reservar equipo audiovisual
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Recopilar información de los ponentes
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar la información de aparcamiento
12
Diseñar tarjetas de nombre
13
Imprimir el programa
14
Recopilar las presentaciones
15
Revisar las presentaciones
2 personas
16
Exportar la lista de participantes
17
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
18
Preparar carpetas de bienvenida
3 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Recoger el equipo
2 personas
21
Comprobar el lugar
2 personas
22
Enviar briefing a los ponentes
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Marcar la distribución de la sala
3 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
28
Dejar listas las carpetas de bienvenida
2 personas
29
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
30
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Conectar los micrófonos
2 personas
32
Probar el wifi y la red
2 personas
33
Probar el nivel de sonido
2 personas
34
Comprobar la iluminación y la ventilación
35
Montar la estación de café y té
2 personas
36
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
37
Dar la sesión informativa técnica
4 personas
38
Instruir al equipo de registro
3 personas
39
Recibir a los ponentes
2 personas

Evento

40
Registrar a los participantes
4 personas
41
Repartir carpetas de bienvenida
2 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Acompañar la inauguración
2 personas
44
Apoyar las presentaciones
2 personas
45
Recoger preguntas del público
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Organizar la pausa del café
3 personas
48
Limpiar las mesas del descanso
2 personas
49
Servir el almuerzo
4 personas
50
Servir comidas especiales
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Coordinar el momento de networking
2 personas
53
Coordinar el programa de la noche
2 personas
54
Responder las últimas preguntas
2 personas
55
Gestionar el cierre
2 personas
56
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

57
Recoger la basura
3 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Asegurar las presentaciones
61
Recoger la sala
5 personas
62
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
63
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
64
Empacar el equipo
2 personas
65
Devolver el equipo
2 personas
66
Clasificar el stock sobrante
2 personas
67
Registrar objetos perdidos
68
Enviar agradecimiento a los participantes
69
Agradecer a los ponentes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de registrocant. 2
Taburetescant. 8
Mesa de oradores
Atril

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófono inalámbricocant. 3
Soporte de micrófonocant. 2
Altavozcant. 2
Mesa de mezclas
Cable HDMIcant. 4
Adaptador HDMIcant. 4
Regletacant. 8
Cable alargadorcant. 8
Router wificant. 2
Memorias USBcant. 10
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Números de mesacant. 18
Paneles informativoscant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Mantelcant. 18
Atriles con nombrecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Papel higiénicocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones. Reserva una sala principal y comprueba cuántas salas paralelas necesitas según el número de sesiones, no solo según el aforo total.
Pide a cada ponente su presentación, biografía y necesidades técnicas con al menos 10 días de antelación. Revisa los archivos en el portátil de presentación y prueba cada vídeo, enlace y adaptador HDMI.
Abre el formulario de inscripción entre 4 y 6 semanas antes del congreso e incluye alergias, dietas y datos para las tarjetas de nombre. Exporta la lista definitiva al menos 24 horas antes para imprimir etiquetas sin trabajar con datos antiguos.
Calcula el montaje con tiempo: marca la distribución de mesas y sillas, prepara la mesa de registro y deja comprobados proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas y cables antes de que lleguen los asistentes.
Envía el briefing a los ponentes y la información de aparcamiento entre 3 y 5 días antes. El día anterior, enfría las bebidas, prepara las carpetas de bienvenida y verifica que el wifi funciona en todas las salas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de TIC?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con el recinto, los ponentes, el catering y el equipo audiovisual. Abre las inscripciones unas 4-6 semanas antes y reserva los últimos 2 días para comprobaciones.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?: Solicítalas al menos 10 días antes y fija una fecha límite de 5 días antes del congreso. Así puedes revisar formatos, vídeos, enlaces y adaptadores, y cargar todo en un único portátil de presentación.
¿Cuánto catering calcular por asistente en un congreso de TIC?: Para una jornada con pausas de café, calcula 2 servicios de café por persona y añade agua durante todo el día. Cierra las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes para ajustar cantidades y alternativas.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y el programa?: Exporta la lista de participantes 24 horas antes, cuando las cancelaciones principales ya estén registradas. Imprime entonces las etiquetas con nombres y lleva un pequeño margen de copias del programa para altas o cambios de última hora.

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