Organiser un congrès ICT, étape par étape

Un congrès ICT se construit dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les intervenants, puis le lieu, les inscriptions et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les présentations, les besoins alimentaires, les badges et les adaptateurs vidéo. Prévoyez aussi un briefing clair pour chaque intervenant et une vérification complète des salles avant l’arrivée des participants. Ce plan vous aide à répartir les actions jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
4
Réserver le catering
2 personnes
5
Réserver le matériel audiovisuel
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les infos de parking
12
Concevoir les badges nominatifs
13
Faire imprimer le programme
14
Rassembler les présentations
15
Vérifier les présentations
2 personnes
16
Exporter la liste des participants
17
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer les dossiers d'accueil
3 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer l'équipement
2 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Envoyer le briefing des intervenants
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
28
Préparer les dossiers d’accueil
2 personnes
29
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
30
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
31
Brancher les microphones
2 personnes
32
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
33
Tester le niveau sonore
2 personnes
34
Vérifier l’éclairage et la ventilation
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
37
Tenir le briefing technique
4 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
3 personnes
39
Accueillir les intervenants
2 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossiers de bienvenue
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Accompagner l'ouverture
2 personnes
44
Soutenir les présentations
2 personnes
45
Recueillir les questions de la salle
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Assurer la pause café
3 personnes
48
Nettoyer les tables de pause
2 personnes
49
Servir le déjeuner
4 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Animer le moment de networking
2 personnes
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Répondre aux dernières questions
2 personnes
55
Assurer la clôture
2 personnes
56
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Sécuriser les présentations
61
Ranger la salle
5 personnes
62
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
63
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
64
Emballer le matériel
2 personnes
65
Retourner le matériel
2 personnes
66
Trier le stock restant
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Envoyer un message de remerciement aux participants
69
Remercier les intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 8
Table de prise de parole
Lutrin

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Micro sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 4
Adaptateur HDMIqté 4
Multipriseqté 8
Rallonge électriqueqté 8
Routeur wifiqté 2
Clés USBqté 10
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de tableqté 18
Panneaux d'informationqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Nappeqté 18
Porte-nomsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 100
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le programme, puis confirmez rapidement les intervenants : leurs informations et leurs supports conditionnent les badges, le programme imprimé et le déroulé technique.
Réservez ensemble le lieu, les salles, le catering et le matériel audiovisuel. Vérifiez que chaque salle dispose d’un projecteur, d’un écran, d’un ordinateur de présentation, d’un micro et des bons câbles ou adaptateurs.
Ouvrez les inscriptions avant l’envoi général des invitations et prévoyez une clôture des réponses plusieurs jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Préparez les badges nominatifs et les dossiers d’accueil après export de la liste des participants. Imprimez une petite réserve de badges vierges pour corriger les changements de dernière minute.
La veille, contrôlez les salles, l’agencement des tables et des chaises, le Wi-Fi, les multiprises et les rallonges. Testez les présentations sur l’ordinateur prévu et mettez les boissons au frais avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès ICT ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants et salles. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les prestataires, ouvrir les inscriptions et vérifier les présentations.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant. Vous pourrez alors exporter la liste, préparer les badges et transmettre le nombre final au catering.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un congrès ICT ?: Testez au minimum le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les micros, les haut-parleurs, la table de mixage, le Wi-Fi et les câbles HDMI. Faites ce test la veille, puis gardez des adaptateurs, des rallonges et des batteries externes disponibles.
Quand envoyer le briefing aux intervenants ?: Envoyez-le 5 à 7 jours avant le congrès, avec l’horaire, la durée de l’intervention, la salle, les consignes techniques et l’heure d’arrivée. Demandez les présentations définitives au plus tard 48 heures avant pour pouvoir les vérifier.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.