Einen ICT-Kongress organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem ICT-Kongress müssen Programm, Referenten, Räume und Technik früh zusammenpassen. Beginnen Sie deshalb mit Datum und Ablauf, bevor Sie Einladungen oder Catering festlegen. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerkommunikation und die technische Prüfung der Präsentationen. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Zuständigkeiten, ein getesteter Präsentationsplatz und ein vorbereiteter Empfang darüber, ob der Kongress ruhig startet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Referenten ansprechen
2 Personen
- 3
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 4
Catering reservieren
2 Personen
- 5
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Namensschilder entwerfen
- 13
Programm drucken lassen
- 14
Präsentationen sammeln
- 15
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 16
Teilnehmerliste exportieren
- 17
Namensschilder drucken
2 Personen
- 18
Willkommensmappen zusammenstellen
3 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Equipment abholen
2 Personen
- 21
Ort überprüfen
2 Personen
- 22
Sprecherbriefing versenden
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 28
Willkommensmappen bereitlegen
2 Personen
- 29
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
- 30
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
- 33
Lautstärke testen
2 Personen
- 34
Licht und Belüftung überprüfen
- 35
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
- 36
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Technisches Briefing abhalten
4 Personen
- 38
Registrierungsteam einweisen
3 Personen
- 39
Referenten empfangen
2 Personen
Event
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Willkommensmappen verteilen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 44
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 45
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 48
Pause-Tische reinigen
2 Personen
- 49
Mittagessen servieren
4 Personen
- 50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 51
Buffet auffüllen
2 Personen
- 52
Networking begleiten
2 Personen
- 53
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 54
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 55
Abschluss organisieren
2 Personen
- 56
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Präsentationen sichern
- 61
Raum aufräumen
5 Personen
- 62
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 64
Geräte einpacken
2 Personen
- 65
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
- 67
Fundgegenstände registrieren
- 68
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 69
Sprecher danken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 18
- RegistrierungstischAnz. 2
- HockerAnz. 8
- Rednertisch
- Pult
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- PräsentationslaptopAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WLAN-RouterAnz. 2
- USB-SticksAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- TischnummernAnz. 18
- InfotafelnAnz. 8
- PfeilaufkleberAnz. 30
- TischdeckeAnz. 18
- NamensschildlautsprecherAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllsäckeAnz. 100
- PapierhandtücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ToilettenpapierAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Programm zuerst fest und reservieren Sie Räume, Catering sowie audiovisuelle Technik erst danach. Planen Sie für jeden Vortrag einen Zeitblock inklusive Wechsel und mindestens 15 Minuten Puffer pro Halbtag ein.
- Sammeln Sie Referenteninformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Prüfen Sie Dateien auf dem Präsentationslaptop und testen Sie HDMI-Kabel, Adapter, Projektor, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam im Raum.
- Schließen Sie die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung für die finale Planung ab. Exportieren Sie danach die Teilnehmerliste, erfassen Sie Ernährungswünsche und geben Sie dem Catering die endgültige Personenzahl.
- Senden Sie Parkinformationen und das Sprecherbriefing spätestens 2 Tage vorher. Legen Sie außerdem Namensschilder, Programm, Willkommensmappen und den Registrierungstisch so bereit, dass die ersten Gäste ohne Suche eingecheckt werden können.
- Planen Sie am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn den Aufbau ein. Stellen Sie Tische und Stühle auf, prüfen Sie Raumaufteilung und WLAN, kühlen Sie Getränke und halten Sie Ersatzkabel, USB-Sticks und Powerbanks griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen ICT-Kongress organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Räume, Referenten, Catering und audiovisuelle Ausrüstung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verbindlich reserviert sein.
- Wann sollte das Anmeldeformular für einen ICT-Kongress öffnen?
- Öffnen Sie die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress. Schließen Sie sie 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahl noch rechtzeitig aktualisiert werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem ICT-Kongress?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für den vollständigen Test ein. Prüfen Sie dabei jede Präsentation, den Projektor, die Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Anschlüsse und das WLAN.
- Wann müssen Präsentationen von Referenten vorliegen?
- Fordern Sie die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. Prüfen Sie sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen und speichern Sie eine geprüfte Kopie zusätzlich auf einem USB-Stick.
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