Zo organiseer je een hybride bruiloft

Begin met de verdeling tussen gasten op locatie en gasten die online meekijken. Leg daarna de ceremonielocatie, catering, fotograaf, muziek en livestream vast; die keuzes bepalen de rest van je planning. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen via één online formulier en houd de gastenlijst bij. In de laatste weken werk je het programma, de tafelschikking en de techniek uit, zodat zowel aanwezigen als online gasten de ceremonie goed kunnen volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Online aanmeldformulier instellen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Online gastenlijst bijwerken
6
Ceremonielocatie reserveren
7
Catering reserveren
8
Fotograaf reserveren
9
Muziek regelen
10
Livestreamplatform kiezen
11
Livestreamlink aanmaken
12
Livestreaminformatie versturen
13
Trouwprogramma afdrukken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Tafelschikking maken
2 personen
16
Menukaarten maken
2 personen
17
Ceremonieteksten verzamelen
2 personen
18
Muziekafspeellijst samenstellen
2 personen
19
Sprekers instrueren
20
Livestreamtest uitvoeren
2 personen
21
Techniekhandleiding afdrukken
22
Huurmaterialen controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Taart ophalen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Bloemen water geven
27
Locatie openen
2 personen
28
Leveringen aannemen
2 personen
29
Ruimtes ventileren
30
Meubilair klaarzetten
4 personen
31
Ceremoniestoelen opstellen
3 personen
32
Dinerplaatsen opstellen
4 personen
33
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bloemstukken plaatsen
2 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Cadeautafel inrichten
2 personen
38
Buffet klaarzetten
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Taart gekoeld plaatsen
2 personen
41
Koffiehoek inrichten
2 personen
42
Dranken klaarzetten
2 personen
43
Garderobe inrichten
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Livestreamcamera plaatsen
2 personen
46
Livestreamgeluid aansluiten
2 personen
47
Livestreambeeld testen
2 personen
48
Presentatiescherm testen
2 personen
49
Microfoons testen
2 personen
50
Reservebatterijen plaatsen
51
Gastenontvangst voorbereiden
2 personen

Event

52
Ceremonie begeleiden
3 personen
53
Livestream bedienen
54
Online gasten verwelkomen
55
Champagne serveren
3 personen
56
Groepsfoto begeleiden
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
60
Diner uitserveren
5 personen
61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
62
Borden en glazen afruimen
3 personen
63
Toost begeleiden
2 personen
64
Taart aansnijden
2 personen
65
Taart serveren
3 personen
66
Openingsdans aankondigen
67
Muziek verzorgen
68
Koffie en thee serveren
2 personen
69
Late snacks klaarzetten
2 personen
70
Online gasten bedanken
71
Livestream afsluiten
72
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

73
Restanten veilig verpakken
3 personen
74
Afval verzamelen
3 personen
75
Servies voorspoelen
3 personen
76
Keuken schoonmaken
3 personen
77
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
78
Decoratie verwijderen
3 personen
79
Livestreamapparatuur inpakken
2 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
83
Overgebleven eten verdelen
2 personen
84
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
85
Cadeaus veilig vervoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Ceremoniestoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Cadeautafel
Welkomsttafel

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Vazenaantal 20
Ledkaarsenaantal 40
Welkomstbord
Trouwboog
Lintenaantal 4
Confettikegelsaantal 90
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 45
Trouwprogramma'saantal 100
Cadeaukaartenaantal 100
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Livestreamcameraaantal 2
Camerastatievenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Audiomixer
Speakersaantal 2
Presentatiescherm
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Hdmi-kabelsaantal 3
Usb-kabelsaantal 6
Wifi-router
Reservebatterijenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Taartmes
Taartstandaard
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test de livestream niet pas op de trouwdag. Voer minstens één volledige test uit met camera, microfoon, internetverbinding en livestreamlink, en stuur de definitieve kijkinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf naar online gasten.
Maak twee draaiboeken: één voor de ceremonie en het diner op locatie en één voor de online uitzending. Noteer per onderdeel wie de spreker, technicus of contactpersoon is en geef sprekers hun instructies minimaal 1 week vooraf.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct in een bijgewerkte online gastenlijst. Controleer de aantallen opnieuw 7 dagen voor de bruiloft, zodat catering, naamkaartjes, tafelschikking en menukaarten dezelfde gegevens gebruiken.
Plan de opbouw van techniek en meubilair vóór de gasten arriveren. Reserveer tijd voor het plaatsen van ceremoniestoelen, tafels, buffettafels en de welkomsttafel; controleer gehuurde materialen bij levering en maak ontbrekende items meteen zichtbaar.
Werk de laatste boodschappen niet op één moment af. Haal de taart op volgens de afgesproken tijd, koel dranken vooraf en leg servies, glazen, bestek, naamkaartjes en menukaarten per tafel of buffet klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hybride bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met locatie, catering, fotograaf, muziek en de technische aanpak. Regel de livestreamlink, uitnodigingen en het aanmeldformulier daarna zo vroeg mogelijk; voer de definitieve livestreamtest uiterlijk 1 week voor de bruiloft uit.
Hoe organiseer je een livestream voor een bruiloft?: Kies eerst een platform en maak een vaste livestreamlink aan. Test beeld, geluid, internet en de positie van de camera minstens 2 keer: een technische test enkele weken vooraf en een volledige test uiterlijk 7 dagen voor de ceremonie.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een hybride bruiloft?: Stuur uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en vermeld duidelijk of iemand op locatie komt of online kan deelnemen. Laat gasten zich via één formulier aanmelden en sluit de inventarisatie 3 tot 4 weken voor de bruiloft af.
Hoeveel stoelen en servies heb je nodig voor een hybride bruiloft?: Tel alleen gasten die fysiek aanwezig zijn voor stoelen, dinerborden, dessertborden, glazen en bestek. Neem per type servies minstens 1 exemplaar per aanwezige gast plus 5 tot 10 procent reserve; online gasten tellen wel mee voor de catering als zij op locatie aanwezig zijn, maar niet voor het servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.