Cómo organizar una boda híbrida sin perder el control

Una boda híbrida necesita coordinar dos celebraciones al mismo tiempo: la de quienes están presentes y la de quienes se conectan por streaming. Empieza cerrando lugar, catering, fotógrafo y plataforma, y después trabaja con una lista única de invitados que incluya preferencias dietéticas y asistencia online. La transmisión no se resuelve el mismo día: hay que crear el enlace, informar a los invitados y hacer una prueba completa. El plan también contempla mesas, tarjetas de nombre, programa, menús y el material técnico para que la ceremonia avance sin pausas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Configurar el formulario de inscripción en línea
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Actualizar la lista de invitados en línea
6
Reservar el lugar de la ceremonia
7
Reservar el catering
8
Reservar fotógrafo
9
Gestionar la música
10
Elegir la plataforma de streaming
11
Crear el enlace de la transmisión en directo
12
Enviar información de la livestream
13
Imprimir el programa de la boda
2 personas
14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
15
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
16
Hacer menús
2 personas
17
Reunir los textos de la ceremonia
2 personas
18
Crear la lista de reproducción musical
2 personas
19
Instruir a los ponentes
20
Realizar una prueba de la transmisión en directo
2 personas
21
Imprimir el manual técnico
22
Comprobar el material de alquiler
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger la tarta
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Regar las flores
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Recibir las entregas
2 personas
29
Ventilar los espacios
30
Montar el mobiliario
4 personas
31
Montar las sillas de la ceremonia
3 personas
32
Montar los puestos de cena
4 personas
33
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar arreglos florales
2 personas
36
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
37
Montar la mesa de regalos
2 personas
38
Preparar el buffet
4 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Colocar el pastel refrigerado
2 personas
41
Montar la zona de café
2 personas
42
Preparar las bebidas
2 personas
43
Montar el guardarropa
2 personas
44
Comprobar los baños
45
Colocar la cámara de livestream
2 personas
46
Conectar el audio de la transmisión en directo
2 personas
47
Probar la imagen de la transmisión en vivo
2 personas
48
Probar la pantalla de presentación
2 personas
49
Probar los micrófonos
2 personas
50
Colocar pilas de repuesto
51
Preparar la recepción de invitados
2 personas

Evento

52
Coordinar la ceremonia
3 personas
53
Operar el livestream
54
Dar la bienvenida a los invitados en línea
55
Servir champán
3 personas
56
Coordinar la foto de grupo
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
60
Servir la cena
5 personas
61
Servir comidas especiales
2 personas
62
Retirar platos y vasos
3 personas
63
Dirigir el brindis
2 personas
64
Cortar la tarta
2 personas
65
Servir la tarta
3 personas
66
Anunciar el baile de apertura
67
Proporcionar la música
68
Servir café y té
2 personas
69
Preparar tentempiés de última hora
2 personas
70
Agradecer a los invitados en línea
71
Cerrar la transmisión en directo
72
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

73
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
74
Recoger la basura
3 personas
75
Enjuagar la vajilla
3 personas
76
Limpiar la cocina
3 personas
77
Recoger mesas y sillas
4 personas
78
Retirar la decoración
3 personas
79
Empaquetar el equipo de transmisión en directo
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
81
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
82
Devolver el material alquilado
2 personas
83
Repartir la comida sobrante
2 personas
84
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
85
Transportar regalos de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharonescant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Servilletas de telacant. 100
Jarronescant. 20
Velas LEDcant. 40
Cartel de bienvenida
Arco nupcial
Cintascant. 4
Conos de confeticant. 90
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 45
Programas de bodacant. 100
Tarjetas regalocant. 100
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Cámara de livestreamcant. 2
Trípodes para cámaracant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Cables HDMIcant. 3
Cables USBcant. 6
Router wifi
Baterías de repuestocant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 6
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cuchillo para tarta
Soporte para tartas
Termoscant. 4
Bandejascant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Aspiradora
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones cuando ya tengas definido el formato presencial y online. Deja al menos 3 semanas para recoger inscripciones, preferencias dietéticas y actualizar la lista de invitados.
Trata el streaming como un servicio con su propio responsable. Prueba la transmisión completa al menos 7 días antes, incluido el enlace, el audio, la imagen y la intervención de los ponentes.
Cierra la disposición de mesas después de recoger las confirmaciones. Prepara las tarjetas de nombre y los menús con la lista actualizada, no con la primera versión de las inscripciones.
Entrega a los ponentes los textos de la ceremonia y las indicaciones técnicas con varios días de margen. Una persona debe saber cuándo iniciar la transmisión y cómo avisar si falla la conexión.
Haz la comprobación final del material de alquiler el día anterior y enfría las bebidas con tiempo suficiente. La tarta también debe recogerse antes del inicio de la celebración, no durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda híbrida?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, el catering, el fotógrafo y la plataforma de streaming. Reserva la última semana para confirmar invitados, imprimir materiales y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo se debe hacer la prueba del streaming de una boda?: Haz una prueba completa entre 5 y 7 días antes de la ceremonia. Repite una comprobación breve el mismo día, como mínimo 60 minutos antes de que empiece.
¿Qué información hay que pedir a los invitados de una boda híbrida?: Pide la confirmación de asistencia presencial o online, las preferencias dietéticas y los datos necesarios para enviar la transmisión. Cierra las respuestas entre 10 y 14 días antes para poder organizar mesas, menús y catering.
¿Cuándo se envía el enlace de una boda por streaming?: Envía el enlace y las instrucciones entre 3 y 5 días antes de la boda. Reenvíalos el mismo día, aproximadamente 2 horas antes del inicio, para que los invitados puedan localizar la transmisión.

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