Organiser un mariage hybride sans perdre le fil

Un mariage hybride réunit des invités sur place et d’autres derrière un écran. La préparation commence par une liste d’invités fiable, un formulaire d’inscription et le choix d’une plateforme de diffusion. Ensuite, verrouillez le lieu, le traiteur et les prestataires avant de préparer le déroulé de la cérémonie et du repas. Prévoyez enfin un vrai test technique, car une caméra mal placée ou un lien envoyé trop tard peut exclure les invités à distance.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Configurer le formulaire d’inscription en ligne
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Mettre à jour la liste des invités en ligne
6
Réserver le lieu de la cérémonie
7
Réserver le catering
8
Réserver le photographe
9
Gérer la musique
10
Choisir la plateforme de livestream
11
Créer le lien de diffusion en direct
12
Envoyer les informations du livestream
13
Imprimer le programme de mariage
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Créer les menus
2 personnes
17
Rassembler les textes de la cérémonie
2 personnes
18
Composer la playlist
2 personnes
19
Briefer les intervenants
20
Effectuer le test de livestream
2 personnes
21
Imprimer le manuel technique
22
Vérifier le matériel de location
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Aller chercher le gâteau
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Arroser les fleurs
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Recevoir les livraisons
2 personnes
29
Aérer les espaces
30
Installer le mobilier
4 personnes
31
Installer les chaises de cérémonie
3 personnes
32
Installer les places pour le dîner
4 personnes
33
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Placer les compositions florales
2 personnes
36
Installer la table d’accueil
2 personnes
37
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
38
Mettre le buffet en place
4 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Mettre le gâteau au frais
2 personnes
41
Aménager le coin café
2 personnes
42
Préparer les boissons
2 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Installer la caméra de livestream
2 personnes
46
Brancher le son du livestream
2 personnes
47
Tester l'image du livestream
2 personnes
48
Tester l'écran de présentation
2 personnes
49
Tester les microphones
2 personnes
50
Installer des piles de rechange
51
Préparer l’accueil des invités
2 personnes

Événement

52
Animer la cérémonie
3 personnes
53
Gérer le livestream
54
Accueillir les invités en ligne
55
Servir le champagne
3 personnes
56
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
60
Servir le dîner
5 personnes
61
Servir les repas diététiques
2 personnes
62
Débarrasser les assiettes et les verres
3 personnes
63
Animer le toast
2 personnes
64
Couper le gâteau
2 personnes
65
Servir le gâteau
3 personnes
66
Annoncer la danse d'ouverture
67
Fournir la musique
68
Servir le café et le thé
2 personnes
69
Préparer les snacks tardifs
2 personnes
70
Remercier les invités en ligne
71
Clôturer le livestream
72
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

73
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
74
Rassembler les déchets
3 personnes
75
Rincer la vaisselle
3 personnes
76
Nettoyer la cuisine
3 personnes
77
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
78
Retirer la décoration
3 personnes
79
Emballer l’équipement de livestream
2 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
82
Retourner les matériels de location
2 personnes
83
Distribuer les restes
2 personnes
84
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
85
Transporter les cadeaux en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Table des cadeaux
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Louchesqté 12
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Vasesqté 20
Bougies LEDqté 40
Panneau d’accueil
Arche de mariage
Rubansqté 4
Cônes de confettisqté 90
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 45
Programmes de mariageqté 100
Cartes cadeauxqté 100
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Caméra de livestreamqté 2
Trépieds pour caméraqté 2
Microphonesqté 3
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Câbles USBqté 6
Routeur wifi
Piles de rechangeqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteaux
Thermosqté 4
Plateauxqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le formulaire d’inscription : demandez avant la date limite qui vient sur place, qui suit à distance et quels besoins alimentaires sont à prévoir. Mettez la liste à jour chaque semaine.
Réservez le lieu, le traiteur et le photographe dès que la date est fixée, puis attribuez une personne à chaque prestataire. Le jour du mariage, les mariés ne doivent pas gérer les confirmations.
Envoyez le lien de diffusion au moins 7 jours avant la cérémonie, avec l’heure de connexion et un contact en cas de problème. Faites un rappel 24 heures avant.
Organisez un test de livestream complet 3 à 5 jours avant : caméra, son, connexion, lumière, partage du programme et positionnement des intervenants. Testez aussi depuis un téléphone connecté en 4G.
Préparez le plan de table, les badges, les menus et le programme avant l’arrivée des invités. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le matériel loué le matin même, avec une marge d’au moins 2 heures.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage hybride ?: Envoyez-les idéalement 8 à 12 semaines avant le mariage. Fixez la date limite de réponse environ 4 semaines avant, afin de finaliser le traiteur, le plan de table et les besoins alimentaires.
Quand tester la diffusion en direct d’un mariage ?: Faites un premier test 2 semaines avant, puis un test complet 3 à 5 jours avant la cérémonie. Recommencez 60 minutes avant l’arrivée des invités pour vérifier le son, la connexion et le lien de diffusion.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un mariage hybride ?: Prévoyez au moins 3 mois pour un mariage de taille moyenne, et commencez plus tôt si le lieu ou les prestataires sont difficiles à réserver. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et les tests.
Comment éviter les problèmes pour les invités à distance ?: Envoyez le lien et les consignes 7 jours avant, puis un rappel la veille. Désignez une personne responsable du chat et de la technique pendant toute la cérémonie, au lieu de laisser les mariés intervenir.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.