Eine hybride Hochzeit Schritt für Schritt organisieren

Bei einer hybriden Hochzeit feiern einige Gäste vor Ort, während andere per Livestream teilnehmen. Dadurch laufen Gästeliste, Catering und Technik parallel und müssen früh zusammengeführt werden. Beginne mit Ort, Termin und Gästezahl, richte danach Anmeldung und Livestream ein und plane anschließend den konkreten Tagesablauf. Besonders häufig werden Techniktests, Informationen für Online-Gäste und klare Zuständigkeiten am Hochzeitstag zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Online-Anmeldeformular einrichten
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Online-Gästeliste aktualisieren
6
Zeremonieort reservieren
7
Catering reservieren
8
Fotograf buchen
9
Musik organisieren
10
Livestream-Plattform auswählen
11
Livestream-Link anlegen
12
Livestream-Informationen versenden
13
Hochzeitsprogramm drucken
2 Personen
14
Namensschilder erstellen
2 Personen
15
Tischordnung erstellen
2 Personen
16
Menükarten erstellen
2 Personen
17
Zeremonientexte sammeln
2 Personen
18
Musik-Playlist zusammenstellen
2 Personen
19
Referenten einweisen
20
Livestream-Test durchführen
2 Personen
21
Technikhandbuch ausdrucken
22
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Torte abholen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Blumen gießen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Lieferungen annehmen
2 Personen
29
Räume lüften
30
Möbel bereitstellen
4 Personen
31
Zeremonienstühle aufstellen
3 Personen
32
Dinnerplätze aufstellen
4 Personen
33
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Blumengestecke platzieren
2 Personen
36
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
37
Geschenketisch einrichten
2 Personen
38
Buffet vorbereiten
4 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Kuchen gekühlt bereitstellen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Getränke bereitstellen
2 Personen
43
Garderobe einrichten
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Livestream-Kamera aufstellen
2 Personen
46
Livestream-Audio anschließen
2 Personen
47
Livestream-Bild testen
2 Personen
48
Präsentationsbildschirm testen
2 Personen
49
Mikrofone testen
2 Personen
50
Ersatzbatterien einsetzen
51
Gästeempfang vorbereiten
2 Personen

Event

52
Zeremonie begleiten
3 Personen
53
Livestream bedienen
54
Online-Gäste begrüßen
55
Champagner ausschenken
3 Personen
56
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
60
Abendessen servieren
5 Personen
61
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
62
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
63
Toast moderieren
2 Personen
64
Torte anschneiden
2 Personen
65
Torte servieren
3 Personen
66
Eröffnungstanz ankündigen
67
Musik organisieren
68
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
69
Spätimbiss bereitstellen
2 Personen
70
Online-Gästen danken
71
Livestream beenden
72
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

73
Reste sicher verpacken
3 Personen
74
Abfall sammeln
3 Personen
75
Geschirr vorspülen
3 Personen
76
Küche reinigen
3 Personen
77
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
78
Dekoration entfernen
3 Personen
79
Livestream-Ausrüstung einpacken
2 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
84
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
85
Geschenke sicher transportieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
Geschenketisch
Willkommenstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
VasenAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 40
Willkommensschild
Hochzeitsbogen
BänderAnz. 4
Konfetti-KegelAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 45
HochzeitsprogrammeAnz. 100
GeschenkkartenAnz. 100
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
Fotowand
FotopropsAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
LivestreamkameraAnz. 2
KamerastativeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Hdmi-KabelAnz. 3
USB-KabelAnz. 6
WLAN-Router
ErsatzbatterienAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
Tortenmesser
Tortenständer
ThermoskannenAnz. 4
TablettsAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Staubsauger
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldung mindestens 8 Wochen vor der Hochzeit an und frage neben Zu- oder Absage auch Ernährungswünsche sowie die Teilnahme vor Ort oder online ab. So kannst du Catering, Sitzordnung und Livestream-Kommunikation getrennt planen.
Führe den Livestream-Test spätestens 7 Tage vorher am echten Zeremonieort durch. Prüfe Bild, Ton, Internetverbindung, Stromversorgung und den vollständigen Link mit mindestens einer Person, die online teilnimmt.
Gib Referenten und Musikverantwortlichen einen kurzen Ablaufplan mit festen Einsatzzeiten. Sammle Zeremonientexte, Playlist und technische Hinweise mindestens 3 Tage vor der Feier in einer gemeinsamen Version.
Plane die Vor-Ort-Ausstattung nach Sitzplätzen statt nach Bauchgefühl: Teller, Gläser, Besteck und Stühle müssen für Zeremonie, Dinner und Dessert verfügbar sein. Prüfe Leihmaterialien und fehlende Teile spätestens 48 Stunden vor dem Aufbau.
Versende die Livestream-Informationen nicht erst am Hochzeitstag. Schicke Link, Startzeit und kurze Anleitung 3 bis 5 Tage vorher und erinnere am Vortag; drucke zusätzlich ein Technikhandbuch für das Team vor Ort aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine hybride Hochzeit organisieren?: Beginne etwa 6 bis 9 Monate vorher mit Zeremonieort, Catering, Fotograf und Musik. Livestream-Plattform, Anmeldung und Technik lassen sich anschließend spätestens 8 Wochen vor dem Termin verbindlich planen.
Wie testet man den Livestream bei einer Hochzeit?: Führe mindestens 7 Tage vorher einen vollständigen Test am Veranstaltungsort durch. Teste dabei Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Internet, Strom und den Link mit einem externen Online-Teilnehmer.
Wann verschickt man die Informationen zum Hochzeits-Livestream?: Sende den Link und die Teilnahmehinweise 3 bis 5 Tage vor der Hochzeit. Eine Erinnerung am Vortag reduziert Rückfragen und gibt Gästen Zeit, Ton und Internet zu prüfen.
Wie viele Sitzplätze und Gläser braucht man für eine Hochzeit?: Plane pro anwesendem Gast einen Sitzplatz sowie mindestens einen Dinner-Teller, Dessertteller, ein Wasserglas und passendes Besteck ein. Für Wein und Champagner solltest du die Gläser nach dem geplanten Ausschank und mit etwa 10 Prozent Reserve kalkulieren.

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