Zo organiseer je een huwelijksfeest zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde: locatie, uitnodigingen, catering en indeling. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, verwerk je dieetwensen en maak je de tafelschikking. Plan vervolgens muziek, fotomomenten en leveringen. In de laatste dagen controleer je boodschappen, servies en apparatuur; op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde en verdeelde taken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Tafelschikking maken
2 personen
7
Reservering locatie bevestigen
8
Catering bevestigen
9
Muziek afspeellijst maken
2 personen
10
Fotomomenten plannen
2 personen
11
Leveringen inplannen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Dranken inkopen
2 personen
14
Houdbare boodschappen doen
2 personen
15
Verse boodschappen doen
2 personen
16
Decoratie sorteren
2 personen
17
Servies controleren
2 personen
18
Apparatuur testen
2 personen
19
Taakkaarten uitdelen
20
Koelingen leegmaken
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen aannemen
2 personen
23
Ruimtes controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Tafellinnen leggen
3 personen
27
Servies op tafel zetten
3 personen
28
Bestek klaarleggen
2 personen
29
Glazen klaarzetten
2 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Bloemstukken plaatsen
2 personen
32
Welkomsttafel inrichten
2 personen
33
Cadeautafel inrichten
2 personen
34
Gastenboek klaarleggen
35
Dranken koud zetten
3 personen
36
Bar inrichten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Buffet opbouwen
4 personen
40
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
41
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
42
Microfoon testen
43
Toiletten controleren
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Cadeaus aannemen
2 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Fotohoek begeleiden
52
Toastglazen uitdelen
2 personen
53
Toast serveren
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Gebak aansnijden
2 personen
58
Gebak serveren
3 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Dansvloer vrijmaken
2 personen
61
Muziek verzorgen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Restanten koelen
3 personen
65
Servies verzamelen
4 personen
66
Glazen verzamelen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Keuken schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Decoratie verwijderen
4 personen
71
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Apparatuur inpakken
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Bartafelaantal 2
Cadeautafel
Gastenboektafel
Tafellinnenaantal 12
Stoelhoezenaantal 90

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 5
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 8
Ledlichtslingersaantal 6
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Fotoframe
Fotorekwisietenaantal 20
Gastenboek
Pennensetaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerlantaarnsaantal 6

Catering

Taartmes
Taartstandaard
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 12
IJsblokjestangaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Maak de gastenlijst eerst definitief genoeg om uitnodigingen te versturen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat de cateraar niet met losse berichten hoeft te werken.
Bevestig locatie en catering uiterlijk enkele weken vooraf opnieuw. Controleer daarbij ook het aantal tafels, stoelen, buffettafels en de ruimte voor een bar-, cadeau- en gastenboektafel.
Plan fotomomenten vóór je de dagindeling afrondt. Zet per moment een tijdsblok en een verantwoordelijke vast; anders schuift het maken van groepsfoto’s snel door naar het diner.
Plan leveringen op een tijdstip waarop iemand aanwezig is. Controleer bij ontvangst meteen aantallen en staat van tafellinnen, servies, glazen, decoratie en apparatuur.
Doe houdbare boodschappen eerder en verse boodschappen later, bij voorkeur één dag voor het feest. Maak koelingen leeg, vul koelboxen en test koffiezetapparaten, waterkokers en andere apparatuur vóór de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een huwelijksfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen meestal 8 tot 12 weken voor het feest, zodat je daarna tijd hebt voor aanmeldingen en de tafelschikking.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een huwelijksfeest?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die bij na de deadline voor aanmeldingen. Rond de definitieve tafelschikking ongeveer 1 tot 2 weken vooraf af, inclusief dieetwensen en eventuele wijzigingen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een huwelijksfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel naast alcohol ook water, frisdrank, koffie en thee mee en koop houdbare dranken eerder in.
Wanneer moet je de locatie opbouwen voor een huwelijksfeest?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal tafels en leveringen. Open de locatie eerst, neem leveringen aan en controleer de ruimtes; plaats daarna tafels, stoelen, servies en decoratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.