Cómo organizar una fiesta de boda sin perder el control
Una fiesta de boda se organiza mejor por fases: primero cierras invitados, lugar y catering; después resuelves mesas, comida, bebidas y proveedores; al final montas el espacio y repartes responsabilidades. Empieza con la lista de invitados y las preferencias dietéticas, porque afectan al número de sillas, la disposición de las mesas y el servicio de comida. Reserva tiempo para confirmar entregas, probar el equipo y preparar la vajilla antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 2
Diseñar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
- 7
Confirmar la reserva del recinto
- 8
Confirmar el catering
- 9
Crear lista de reproducción
2 personas
- 10
Planificar los momentos para fotos
2 personas
- 11
Planificar las entregas
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Comprar bebidas
2 personas
- 14
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 15
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 16
Clasificar la decoración
2 personas
- 17
Comprobar la vajilla
2 personas
- 18
Probar el equipo
2 personas
- 19
Repartir tarjetas de tareas
- 20
Vaciar las neveras
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Recibir las entregas
2 personas
- 23
Comprobar los espacios
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Colocar el mantel
3 personas
- 27
Colocar la vajilla en la mesa
3 personas
- 28
Colocar los cubiertos
2 personas
- 29
Preparar los vasos
2 personas
- 30
Colgar la decoración
4 personas
- 31
Colocar arreglos florales
2 personas
- 32
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 33
Montar la mesa de regalos
2 personas
- 34
Preparar el libro de firmas
- 35
Enfriar las bebidas
3 personas
- 36
Montar la barra
3 personas
- 37
Preparar aperitivos
4 personas
- 38
Montar el punto de café
2 personas
- 39
Montar el buffet
4 personas
- 40
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 41
Conectar el equipo de música
2 personas
- 42
Probar el micrófono
- 43
Comprobar los baños
- 44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 45
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 46
Recibir a los invitados
4 personas
- 47
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 48
Recibir los regalos
2 personas
- 49
Servir aperitivos
4 personas
- 50
Rellenar las bebidas
3 personas
- 51
Atender el rincón fotográfico
- 52
Repartir copas de brindis
2 personas
- 53
Servir tostadas
2 personas
- 54
Abrir el buffet
2 personas
- 55
Reponer el bufé
3 personas
- 56
Servir comidas especiales
2 personas
- 57
Cortar el pastel
2 personas
- 58
Servir pasteles
3 personas
- 59
Servir café y té
3 personas
- 60
Despejar la pista de baile
2 personas
- 61
Proporcionar la música
- 62
Anunciar la última ronda
- 63
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 64
Refrigerar los sobrantes
3 personas
- 65
Recoger la vajilla
4 personas
- 66
Recoger los vasos
3 personas
- 67
Clasificar residuos
3 personas
- 68
Limpiar la cocina
4 personas
- 69
Limpiar los baños
2 personas
- 70
Retirar la decoración
4 personas
- 71
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 72
Limpiar el lugar
4 personas
- 73
Empacar el equipo
2 personas
- 74
Devolver el material alquilado
2 personas
- 75
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 76
Recoger objetos perdidos
- 77
Devolver las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa alta de barcant. 2
- Mesa de regalos
- Mesa de libro de firmas
- Manteleríacant. 12
- Fundas para sillascant. 90
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Copas de champáncant. 90
- Cucharillas de cafécant. 90
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 5
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Reproductor de música
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Arreglos floralescant. 12
- Decoración de mesacant. 12
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Velascant. 30
- Portavelascant. 15
- Cartel de bienvenida
- Números de mesacant. 10
- Marco de fotos
- Atrezzo fotográficocant. 20
- Libro de visitas
- Set de bolígrafoscant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Faroles de ambientecant. 6
Catering
- Cuchillo para tarta
- Soporte para tartas
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Acumuladores de fríocant. 12
- Pinza para cubitos de hielocant. 2
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Consejos
- Cierra la lista de invitados al menos 6 semanas antes y envía las invitaciones después. Deja un plazo de 2 semanas para recibir respuestas y recopila en ese momento las alergias y preferencias dietéticas.
- Confirma el recinto y el catering 4 semanas antes. Comprueba por escrito la hora de acceso, la zona de descarga, el número de comensales y quién recibe las entregas.
- Diseña la distribución de las mesas cuando tengas las confirmaciones definitivas, aproximadamente 10 días antes. Cuenta mesas, sillas, mantelería y vajilla según el número final, y reserva una mesa aparte para regalos y otra para el libro de firmas.
- Compra los productos no perecederos y las bebidas entre 2 y 3 semanas antes; deja los productos frescos para los últimos 1 o 2 días. Vacía las neveras antes de empezar y prepara cubiteras y neveras portátiles para mantener las bebidas frías.
- El día anterior clasifica la decoración, revisa platos, copas, cubiertos y bandejas, y prueba las máquinas de café y el resto del equipo. El día del evento asigna tarjetas de tareas a varias personas para abrir el lugar, recibir entregas, montar mesas y colocar sillas sin cargar todo en los novios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de boda?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La lista de invitados, el recinto y el catering deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; reserva las últimas 48 horas para compras frescas y preparativos.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones de una fiesta de boda?
- Envíalas unas 6 semanas antes y fija una fecha de respuesta aproximadamente 2 semanas después. Así puedes cerrar la distribución de mesas y el número final del catering con unos 10 días de margen.
- ¿Qué se prepara el día antes de una boda?
- Clasifica la decoración, comprueba la vajilla, prepara las bebidas y revisa las entregas el día anterior. También conviene probar el equipo y dejar asignadas las tareas de montaje para que el día del evento solo haya que abrir, recibir y colocar.
- ¿Cuántas bebidas hay que comprar para una fiesta de boda?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora siguiente, ajustando según la duración y el servicio de comida. Enfría una parte con antelación y deja otra reserva en neveras portátiles o cubiteras.
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