Hochzeitsfeier organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Aufbau

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Gästeliste zuerst an und verschicke die Einladungen so früh, dass du spätestens 14 Tage vor der Feier Rückmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt hast. Ohne diese Frist bleibt die Tischordnung unsicher und das Catering kann zu spät angepasst werden.
• Bestätige Location und Catering mindestens 7 Tage vorher noch einmal schriftlich. Kläre dabei auch Lieferzeiten, Zugang zur Location und wer die Lieferung entgegennimmt – dieser Punkt wird häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.
• Plane Getränke nicht nur nach der Personenzahl, sondern nach dem Ablauf: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und stelle Wasser während der gesamten Feier bereit. Getränke, haltbare Lebensmittel und frische Einkäufe gehören in getrennte Einkaufsrunden.
• Prüfe Geschirr und Ausstattung spätestens 3 Tage vor der Feier: Teller, Gläser, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Eiswürfelbehälter. Teste elektrische Geräte vorab und kontrolliere, ob für Buffet, Kaffee und Dessert tatsächlich genug Serviergeschirr vorhanden ist.
• Teile am Vortag Aufgabenkarten aus und lege einen Aufbauplan fest. Am Tag selbst sollten Lieferungen angenommen, Räume kontrolliert und Tische sowie Stühle zu einer festen Uhrzeit aufgestellt werden – nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsfeier planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Die Einladungen sollten so früh verschickt werden, dass die endgültige Gästezahl mindestens 14 Tage vor der Feier feststeht.

Wann muss man das Catering für die Hochzeitsfeier bestätigen?

Bestätige das Catering spätestens 7 Tage vor der Feier und übermittle dann die Gästezahl sowie alle Ernährungswünsche. Prüfe zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher Lieferzeit, Ansprechpartner und Zugang zur Location.

Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeitsfeier?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro erwachsener Person. Für die restliche Feier solltest du den Ablauf, die Dauer und die Jahreszeit berücksichtigen und Wasser durchgehend verfügbar machen.

Wann sollte man die Tischordnung für eine Hochzeit erstellen?

Erstelle die Tischordnung, sobald die Rückmeldungen vorliegen, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Feier. Kontrolliere sie 2 bis 3 Tage vorher noch einmal, damit kurzfristige Absagen oder Ernährungswünsche berücksichtigt sind.

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