Zo organiseer je een horrorfilmfestival

Begin met de datum, locatie en het aantal bezoekers dat je verwacht. Daarna bouw je het programma op rond filmrechten, vertoningstijden en pauzes, en reserveer je tijdig de techniek. Regel vervolgens tickets, vrijwilligers, catering en aankleding, zodat de publieksavond niet alleen spannend maar ook uitvoerbaar blijft. Test beeld en geluid vooraf en zorg dat alle films zowel lokaal als op een tweede laptop of schijf beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Filmrechten controleren
4
Films selecteren
3 personen
5
Filmprogramma samenstellen
2 personen
6
Filmvertoningen reserveren
7
Techniek reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
15
Programma publiceren
16
Entreeprijzen bepalen
2 personen
17
Tickets voorbereiden
18
Decoratie inkopen
2 personen
19
Cateringbestelling plaatsen
20
Techniek testen
2 personen
21
Films downloaden
22
Films back-uppen
23
Draaiboek afdrukken
24
Naambadges voorbereiden
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Filmlicenties klaarleggen
27
Locatiesleutels ophalen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Filmzaal inrichten
3 personen
32
Projector opstellen
2 personen
33
Scherm opstellen
2 personen
34
Geluid aansluiten
2 personen
35
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Infobalie inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Tickets en badges klaarleggen
2 personen
42
Techniek eindtesten
2 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Tickets controleren
2 personen
46
Festivalprogramma uitdelen
2 personen
47
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
48
Eerste film starten
2 personen
49
Pauzedranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Tweede film starten
2 personen
53
Publieksvragen verzamelen
54
Filmgesprek begeleiden
2 personen
55
Derde film starten
2 personen
56
Toilet en foyer controleren
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Laatste film afsluiten
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval sorteren
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Apparatuur inpakken
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Locatiesleutels terugbrengen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Zwarte doekenaantal 8
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 6
Kunstspinnenaantal 30
Kunstmatige schedelsaantal 8
Kunstbloedaantal 6
Horrorpostersaantal 20
Rood-wit afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalen met dekselaantal 6

Catering

Ticketsaantal 100
Programmaflyersaantal 120
Naambadgesaantal 30
Pennenaantal 20
Kassabak
Menukaartenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Tips

Plan per film niet alleen de speelduur, maar ook minimaal 20 minuten voor inloop, wisselen en een korte pauze. Zo loopt een avond met meerdere vertoningen niet direct uit.
Controleer filmrechten voordat je het programma publiceert of tickets verkoopt. Leg per titel vast wie toestemming geeft en bewaar de bevestiging bij het draaiboek.
Test beamer, scherm, speakers, mengpaneel, HDMI-kabels en adapters minstens 24 uur vooraf in dezelfde opstelling als op de festivalavond. Neem extra kabels en gaffer tape mee voor storingen.
Maak voor vrijwilligers een indeling met minimaal één aanspreekpunt bij entree, zaal en techniek. Zet contactgegevens, aanvangstijden en taken ook op een afgedrukt draaiboek.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival en plaats de cateringbestelling daarna pas definitief. Zet bekers, servies en serveerschalen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een horrorfilmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie en techniek, controleer de filmrechten en selecteer de films; de laatste 2 weken gebruik je voor tickets, vrijwilligers en tests.
Hoeveel films passen er op één festivalavond?: Reken voor een filmavond met drie vertoningen op ongeveer 6 tot 8 uur, inclusief inloop, wissels en pauzes. Plan per film minimaal 20 minuten extra boven op de speelduur.
Wanneer moet je filmrechten regelen voor een festival?: Regel de rechten voordat je het programma publiceert en bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Zonder bevestigde toestemming kun je een film niet veilig als onderdeel van het festival aankondigen.
Wanneer test je de techniek voor een horrorfilmfestival?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test elke laptop, HDMI-adapter, beamer, speaker en microfoon in de definitieve zaalopstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.