So organisierst du ein Horrorfilmfestival
Ein Horrorfilmfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst sicherst du Termin und Ort, dann klärst du die Filmrechte und baust das Programm. Danach folgen Technik, Genehmigungen, Tickets, Helfer und Catering. Plane mehrere Vorführungen mit festen Umbau- und Pausenzeiten statt nur die Filmlängen zu addieren. Viele Probleme entstehen, weil Filmdateien, Adapter oder Zuständigkeiten erst am Veranstaltungstag geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Filmrechte prüfen
- 4
Filme auswählen
3 Personen
- 5
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Filmvorführungen reservieren
- 7
Technik reservieren
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Einladungen erstellen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
- 15
Programm veröffentlichen
- 16
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
- 17
Tickets vorbereiten
- 18
Dekoration einkaufen
2 Personen
- 19
Cateringbestellung aufgeben
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Filme herunterladen
- 22
Filme sichern
- 23
Drehbuch ausdrucken
- 24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Film Lizenzen bereitlegen
- 27
Standortschlüssel abholen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Kinosaal einrichten
3 Personen
- 32
Projektor aufstellen
2 Personen
- 33
Bildschirm aufstellen
2 Personen
- 34
Ton anschließen
2 Personen
- 35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Infostand einrichten
2 Personen
- 38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 41
Tickets und Ausweise bereitlegen
2 Personen
- 42
Technik-Endtests
2 Personen
- 43
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 44
Besucher empfangen
4 Personen
- 45
Tickets kontrollieren
2 Personen
- 46
Festivalprogramm verteilen
2 Personen
- 47
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 48
Ersten Film starten
2 Personen
- 49
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 52
Zweiten Film starten
2 Personen
- 53
Publikumsfragen sammeln
- 54
Filmgespräch moderieren
2 Personen
- 55
Dritten Film starten
2 Personen
- 56
Toilette und Foyer kontrollieren
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Letzten Film abschließen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Abfall trennen
2 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Küche reinigen
2 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Geräte einpacken
2 Personen
- 69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 70
Locationschlüssel zurückbringen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 72
Besuchernachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- Schwarze TücherAnz. 8
- Künstliche SpinnwebenAnz. 6
- KunstspinnenAnz. 30
- Künstliche SchädelAnz. 8
- KunstblutAnz. 6
- HorrorplakateAnz. 20
- Rot-weißes AbsperrbandAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
Catering
- TicketsAnz. 100
- ProgrammflyerAnz. 120
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 20
- Kassenbox
- SpeisekartenAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionssprayAnz. 4
Tipps
- Klär die Filmrechte, bevor du Titel öffentlich ankündigst oder Tickets vorbereitest. Plane dafür mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein, weil einzelne Vorführungen und Nutzungsbedingungen separat bestätigt werden können.
- Erstelle das Programm erst nach der Prüfung von Filmlängen, Altersfreigaben und Umbauzeiten. Rechne zwischen zwei Vorführungen mindestens 20 bis 30 Minuten für Räumen, Einlass oder den Wechsel von Laptop und HDMI-Adapter ein.
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mit den tatsächlichen Filmdateien spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe dabei auch Bildformat, Ton und Untertitel und sichere jede Datei zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder Laufwerk.
- Teile freiwillige Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und benenne pro Schicht eine verantwortliche Person. Einlass, Saal, Technik und Catering brauchen auch während einer laufenden Vorführung eine klare Vertretung.
- Bestelle Catering und Getränke erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, aber spätestens sieben Tage vor dem Festival. Stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit; das spart hektisches Nachsortieren in der Pause.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Horrorfilmfestival planen?
- Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Filmrechte, Location, Technik und Genehmigungen sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin geklärt sein; Einladungen und Programm können danach verlässlich veröffentlicht werden.
- Wie viele Filme braucht man für ein Horrorfilmfestival?
- Für einen eintägigen Ablauf sind meist drei bis fünf Filme realistisch, abhängig von Länge, Pausen und Umbauzeiten. Plane pro Film zusätzlich 20 bis 30 Minuten für Einlass, Übergänge oder Diskussionen ein.
- Wann sollte man die Technik für ein Horrorfilmfestival testen?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 48 Stunden vor Beginn durch und wiederhole den Kurzcheck am Veranstaltungstag zwei Stunden vor dem ersten Film. Teste nicht nur Geräte, sondern auch HDMI-Kabel, Adapter, Ton und die gesicherten Filmdateien.
- Wann sollte man die Einladungen und Tickets verschicken?
- Verschicke Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Festival, sobald Termin, Ort und Programm feststehen. Schließe die Anmeldung fünf bis sieben Tage vorher, damit du Catering, Namensschilder und Sitzplanung anhand der tatsächlichen Zahl vorbereiten kannst.
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