Organiser un festival de films d’horreur sans mauvaise surprise

Un festival de films d’horreur se prépare d’abord comme une projection, puis comme un accueil de public. Commence par fixer la date et réserver le lieu, avant de confirmer les droits de diffusion et les films. Ensuite, construis le programme, réserve la technique et ouvre les inscriptions. Les oublis les plus coûteux arrivent souvent à la fin : fichiers non testés, adaptateurs manquants, horaires trop serrés ou bénévoles sans répartition claire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les droits de diffusion du film
4
Sélectionner les films
3 personnes
5
Composer le programme de films
2 personnes
6
Réserver les projections de films
7
Réserver la technique
8
Vérifier les autorisations
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
15
Publier le programme
16
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
17
Préparer les billets
18
Acheter la décoration
2 personnes
19
Passer la commande traiteur
20
Tester la technique
2 personnes
21
Télécharger les films
22
Sauvegarder les films
23
Imprimer le déroulé
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Préparer les licences de film
27
Récupérer les clés du lieu

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager la salle de projection
3 personnes
32
Installer le projecteur
2 personnes
33
Installer l’écran
2 personnes
34
Brancher le son
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer les billets et les badges
2 personnes
42
Tests techniques finaux
2 personnes
43
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Vérifier les billets
2 personnes
46
Distribuer le programme du festival
2 personnes
47
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
48
Lancer le premier film
2 personnes
49
Servir les boissons de pause
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
52
Lancer le deuxième film
2 personnes
53
Recueillir les questions du public
54
Animer la discussion sur le film
2 personnes
55
Lancer le troisième film
2 personnes
56
Vérifier les toilettes et le foyer
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Boucler le dernier film
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Éteindre la technique
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Trier les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Rapporter les clés du lieu
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Tissus noirsqté 8
Toiles d’araignée artificiellesqté 6
Araignées décorativesqté 30
Crânes artificielsqté 8
Sang artificielqté 6
Affiches d’horreurqté 20
Ruban de balisage rouge et blancqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plats de service avec couvercleqté 6

Catering

Billetsqté 100
Flyers du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Caisse
Cartes de menuqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Conseils

Vérifie les droits de diffusion avant d’annoncer un film. Garde une confirmation écrite pour chaque titre et prévois une solution de remplacement si un accord tarde.
Teste chaque film au lieu de projection au moins 48 heures avant l’ouverture, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les adaptateurs réellement utilisés.
Construis le programme avec une marge d’au moins 15 minutes entre deux séances. Elle absorbe les retards, l’installation du matériel et la sortie du public sans décaler toute la soirée.
Répartis les bénévoles par créneau et par poste, notamment pour l’accueil, les billets, la salle et la technique. Envoie le planning définitif au moins 3 jours avant le festival.
Prépare les besoins pratiques avant le jour J : badges nominatifs, déroulé imprimé, gobelets réutilisables, vaisselle et éclairage. Les multiprises, rallonges et le ruban gaffer sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de films d’horreur ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les droits, obtenir les autorisations et confirmer la technique. Commence plus tôt si plusieurs projections ou intervenants sont prévus.
Quand faut-il vérifier les droits de diffusion des films ?: Vérifie-les avant de publier le programme et idéalement 6 semaines avant l’événement. Sans accord confirmé, ne présente pas le film comme définitif dans les invitations.
Quand tester la projection et le son ?: Fais un test complet au moins 48 heures avant, puis un contrôle rapide 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les sauvegardes des films et la compatibilité des ordinateurs portables.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de films d’horreur ?: Pour une petite séance, prévois au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne en salle et 1 personne disponible pour la technique. Ajoute un renfort dès que plusieurs salles ou séances fonctionnent en parallèle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.