Zo organiseer je een hogeschool open dag

Begin met het programma en de beschikbare ruimtes: daaruit volgt hoeveel lokalen, informatietafels en medewerkers je nodig hebt. Plan daarna de voorlichtingssessies, rondleidingen en registratiestroom, zodat bezoekers niet tegelijk bij één balie aankomen. Open vervolgens het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, terwijl je routebeschrijving, parkeren en plattegronden voorbereidt. In de laatste weken controleer je presentaties, test je per ruimte de techniek en leg je badges, aanwezigheidslijsten en folders klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Lokalen en ruimtes reserveren
2 personen
3
Informatiekramen indelen
2 personen
4
Voorlichtingssessies plannen
3 personen
5
Docenten en studenten uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldbevestigingen versturen
2 personen
11
Routebeschrijving publiceren
12
Parkeerinformatie publiceren
13
Plattegronden opmaken
2 personen
14
Programmafolders bestellen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Aanwezigheidslijsten printen
17
Voorlichtingsmateriaal verzamelen
4 personen
18
Presentaties controleren
3 personen
19
Techniek per ruimte testen
3 personen
20
Catering bestellen
2 personen
21
Boodschappen bestellen
2 personen
22
Vergunningen en meldingen controleren
23
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
24
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
25
EHBO-materialen controleren
26
Sleutels en toegangspassen ophalen
2 personen
27
Boodschappen ophalen
3 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
31
Informatiekramen opbouwen
8 personen
32
Bewegwijzering ophangen
4 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Presentaties klaarzetten
4 personen
35
Koffiepunten inrichten
4 personen
36
Hapjes voorbereiden
5 personen
37
Dranken koud zetten
3 personen
38
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen

Event

41
Registratietafel bemannen
4 personen
42
Bezoekers verwelkomen
6 personen
43
Aanmeldingen controleren
3 personen
44
Programmafolders uitdelen
3 personen
45
Bezoekers naar lokalen verwijzen
4 personen
46
Studie-informatie verstrekken
12 personen
47
Opleidingspresentaties verzorgen
10 personen
48
Rondleidingen begeleiden
6 personen
49
Studentenpanel begeleiden
4 personen
50
Studiekeuzegesprekken voeren
8 personen
51
International office bemannen
3 personen
52
Studentenadministratie bemannen
3 personen
53
Facilitaire vragen beantwoorden
2 personen
54
Koffie en thee serveren
4 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Koffiepunten schoonhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
60
Fotopunten beheren
2 personen
61
Socialmedia-updates plaatsen
2 personen
62
Gevonden voorwerpen registreren
63
Laatste bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

64
Informatiekramen afbreken
8 personen
65
Techniek uitschakelen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
67
Servies verzamelen
4 personen
68
Overgebleven catering koelen
3 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
6 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Decoratie verwijderen
4 personen
73
Materialen terugbrengen
4 personen
74
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
75
Sleutels en passen inleveren
76
Gevonden voorwerpen afhandelen
77
Bedankmail naar bezoekers sturen
2 personen
78
Opvolgvragen van bezoekers beantwoorden
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 3
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Loungebankenaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 8
Projectieschermenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 8
HDMI-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 5
Waterkokersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Glazenaantal 220
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 10
Waterkannenaantal 12
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30
Bewaardozenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Naambadgesaantal 220
Badgehoudersaantal 220

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Vloertrekkersaantal 3
Stofzuigersaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectieaantal 12
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Koffieschenkkannenaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Koffielepeltjesaantal 120
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Boodschappen

Tips

Plan voor elke voorlichtingssessie niet alleen een lokaal, maar ook stoelen, een beamer, projectiescherm, presentatieklikker en HDMI-kabel. Test de volledige opstelling uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf; een losse laptoptest voorkomt geen problemen met beeld of geluid.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar vanaf de ingang: zet registratie- en informatietafels op de plattegrond en gebruik afzetpalen waar wachtrijen kunnen ontstaan. Print aanwezigheidslijsten en naambadges minimaal 1 werkdag eerder, zodat registratie niet begint met zoeken naar namen.
Verstuur routebeschrijving, parkeerinformatie en plattegrond tegelijk met de aanmeldbevestiging. Doe dat uiterlijk 7 dagen voor de open dag en vermeld waar bezoekers zich eerst melden, vooral als meerdere gebouwen of ingangen worden gebruikt.
Controleer aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de cateringleverancier. Maak 3 tot 5 dagen vooraf één definitieve telling en stem daarop koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek af; houd wijzigingen van de laatste dag apart bij.
Loop vóór opening alle lokalen en vluchtroutes met de verantwoordelijke door. Controleer EHBO-materialen, beveiligingsinstructies, vergunningen of meldingen en de werking van draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hogeschool open dag organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en betrokken docenten en studenten. Open de aanmeldingen zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de open dag. Reserveer techniek en catering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf.
Hoeveel lokalen heb je nodig voor een hogeschool open dag?: Tel per gelijktijdige voorlichtingssessie één lokaal en voeg aparte ruimtes toe voor registratie, informatieramen en eventuele catering. Plan bovendien minimaal één reserveplek voor een uitlopende sessie of technische storing. Het exacte aantal volgt uit je programma en het verwachte aantal bezoekers per tijdblok.
Wanneer test je de techniek voor een open dag?: Test elke ruimte 3 tot 5 werkdagen vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers die op de dag zelf worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog één korte proef per presentatieruimte. Leg reserveverlengkabels en stekkerdozen centraal klaar.
Wanneer moet je de catering voor een hogeschool open dag bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en geef 3 tot 5 dagen voor de open dag de definitieve aantallen door. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en controleer ze nog één keer voordat de bestelling definitief wordt. Stem ook af wie koffiezetapparaten, koelboxen en servies klaarzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.