Organiser une journée portes ouvertes à la Hogeschool

Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un programme précis et d’un parcours simple pour les visiteurs. Commencez par réserver les salles, répartir les stands et planifier les séances d’information, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier les présentations, tester la technique dans chaque salle et préparer l’accueil. Prévoyez aussi les informations pratiques : itinéraire, stationnement, badges et listes de présence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver les salles et espaces
2 personnes
3
Répartir les stands d’information
2 personnes
4
Planifier des séances d’information
3 personnes
5
Inviter les enseignants et les étudiants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les confirmations d'inscription
2 personnes
11
Publier l’itinéraire
12
Publier les informations de stationnement
13
Réaliser les plans
2 personnes
14
Commander les brochures du programme
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les listes de présence
17
Rassembler le matériel d'information
4 personnes
18
Vérifier les présentations
3 personnes
19
Tester la technique pour chaque salle
3 personnes
20
Commander le catering
2 personnes
21
Commander les courses
2 personnes
22
Vérifier les autorisations et les déclarations
23
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
24
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Récupérer les clés et les badges d’accès
2 personnes
27
Récupérer les courses
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
6 personnes
31
Monter les stands d’information
8 personnes
32
Installer la signalétique
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Préparer les présentations
4 personnes
35
Aménager les points café
4 personnes
36
Préparer les en-cas
5 personnes
37
Mettre les boissons au frais
3 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
42
Accueillir les visiteurs
6 personnes
43
Vérifier les inscriptions
3 personnes
44
Distribuer les programmes
3 personnes
45
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
46
Fournir des informations sur les études
12 personnes
47
Animer les présentations de formation
10 personnes
48
Accompagner les visites guidées
6 personnes
49
Encadrer le panel d’étudiants
4 personnes
50
Mener les entretiens d’orientation
8 personnes
51
Assurer l’accueil au bureau international
3 personnes
52
Assurer l’accueil au bureau des étudiants
3 personnes
53
Répondre aux questions logistiques
2 personnes
54
Servir le café et le thé
4 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Garder le coin café propre
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
60
Gérer les points photo
2 personnes
61
Publier des mises à jour sur les réseaux sociaux
2 personnes
62
Enregistrer les objets trouvés
63
Accompagner les derniers visiteurs
4 personnes

Suivi

64
Démonter les stands d’information
8 personnes
65
Éteindre la technique
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
67
Rassembler la vaisselle
4 personnes
68
Refroidir le catering restant
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
6 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Retirer la décoration
4 personnes
73
Rapporter le matériel
4 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Remettre les clés et les badges
76
Gérer les objets trouvés
77
Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs
2 personnes
78
Répondre aux questions de suivi des visiteurs
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 18
Tables d’inscriptionqté 3
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Canapés de salonqté 6
Tables pliantesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 8
Écrans de projectionqté 8
Cliques de présentationqté 8
Câbles HDMIqté 12
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 4
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 5
Bouilloiresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verresqté 220
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Thermos à caféqté 10
Carafes d’eauqté 12
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30
Boîtes de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Compositions floralesqté 10
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 18
Raclettes de solqté 3
Aspirateursqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Pichets à caféqté 8
Sucriersqté 8
Pichets à laitqté 8
Petites cuillères à caféqté 120
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez 15 minutes entre deux séances pour absorber les retards et permettre aux visiteurs de rejoindre une autre salle.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines à l’avance. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et la séance choisie afin d’adapter les salles et le catering.
Organisez l’accueil sur un point clairement visible, avec une table d’inscription, des badges nominatifs et des listes imprimées. Préparez une liste séparée pour les personnes non inscrites afin d’éviter une file bloquée.
Testez chaque vidéoprojecteur, ordinateur portable, microphone, câble HDMI, rallonge et multiprise au plus tard la veille. Une présentation vérifiée dans une salle ne garantit pas que la configuration fonctionnera dans les autres.
Publiez l’itinéraire et les informations de stationnement dans la confirmation d’inscription, puis contrôlez les issues d’évacuation et le matériel de premiers secours avant l’ouverture. Désignez une personne responsable de la sécurité pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez la préparation au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez les espaces et fixez le programme en premier, puis lancez les invitations et les inscriptions environ 3 semaines à l’avance.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez-le quelques jours avant la journée portes ouvertes pour traiter les demandes alimentaires, envoyer les confirmations et finaliser les listes de présence.
Combien de temps prévoir entre deux séances d’information ?: Prévoyez au moins 15 minutes entre deux séances. Ce délai couvre les déplacements vers une autre salle, les retards à l’accueil et la remise en place du vidéoprojecteur ou des microphones.
Quand tester le matériel technique des salles ?: Faites un test complet la veille, puis une vérification rapide 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Contrôlez dans chaque salle l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles, le son et les rallonges.

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