Tag der offenen Tür an der Hochschule organisieren

Ein Tag der offenen Tür an einer Hochschule braucht vor allem einen klaren Ablauf: Erst stehen Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Einteilung, Einladungen und Anmeldung. Planen Sie Informationsstände und Veranstaltungen so, dass Besucher zwischen den Programmpunkten Zeit für Fragen und Wege haben. Technik, Lagepläne, Namensschilder und Anwesenheitslisten werden oft zu spät vorbereitet. Beginnen Sie deshalb mehrere Wochen vorher und prüfen Sie in der letzten Woche jeden Raum einzeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Räume und Säle reservieren
2 Personen
3
Informationsstände einteilen
2 Personen
4
Informationsveranstaltungen planen
3 Personen
5
Lehrkräfte und Studierende einladen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldebestätigungen versenden
2 Personen
11
Wegbeschreibung veröffentlichen
12
Parkinformationen veröffentlichen
13
Lagepläne erstellen
2 Personen
14
Programmhefte bestellen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Anwesenheitslisten ausdrucken
17
Informationsmaterial sammeln
4 Personen
18
Präsentationen prüfen
3 Personen
19
Technik pro Raum testen
3 Personen
20
Catering bestellen
2 Personen
21
Einkäufe bestellen
2 Personen
22
Genehmigungen und Meldungen prüfen
23
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
24
Evakuierungswege kontrollieren
2 Personen
25
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
26
Schlüssel und Zugangsausweise abholen
2 Personen
27
Einkäufe abholen
3 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
31
Informationsstände aufbauen
8 Personen
32
Beschilderung anbringen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Präsentationen vorbereiten
4 Personen
35
Kaffee-Stationen einrichten
4 Personen
36
Snacks vorbereiten
5 Personen
37
Getränke kalt stellen
3 Personen
38
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

41
An der Registrierungstheke Dienst machen
4 Personen
42
Besucher begrüßen
6 Personen
43
Anmeldungen prüfen
3 Personen
44
Programmhefte verteilen
3 Personen
45
Besucher zu Räumen lotsen
4 Personen
46
Studieninformationen bereitstellen
12 Personen
47
Schulungsvorträge halten
10 Personen
48
Führungen begleiten
6 Personen
49
Studentenpanel betreuen
4 Personen
50
Studienberatungsgespräche führen
8 Personen
51
International Office besetzen
3 Personen
52
Studierendenverwaltung besetzen
3 Personen
53
Facility-Fragen beantworten
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
55
Snacks servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Kaffeestellen sauber halten
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
60
Fotopunkte verwalten
2 Personen
61
Social-Media-Updates posten
2 Personen
62
Fundgegenstände registrieren
63
Die letzten Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

64
Informationsstände abbauen
8 Personen
65
Technik ausschalten
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
67
Geschirr sammeln
4 Personen
68
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
3 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Location reinigen
6 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
4 Personen
73
Materialien zurückbringen
4 Personen
74
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Schlüssel und Ausweise abgeben
76
Fundsachen bearbeiten
77
Dankesmail an Besucher senden
2 Personen
78
Folgefragen von Besuchern beantworten
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationstischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 3
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 20
LoungebänkeAnz. 6
KlappischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
BeamerAnz. 8
ProjektionsleinwändeAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LadestationenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 5
WasserkocherAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
GläserAnz. 220
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
ServierplattenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeethermoskannenAnz. 10
WasserkannenAnz. 12
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 10
TischdeckenAnz. 24
NamensschilderAnz. 220
BadgehalterAnz. 220

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 18
BodenabzieherAnz. 3
StaubsaugerAnz. 3
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsmittelAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 6

Catering

Kaffee-SchenkkannenAnz. 8
ZuckerschälchenAnz. 8
MilchkännchenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 120
ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum, Programm und Räume fest. Reservieren Sie Säle und kleinere Räume frühzeitig und erstellen Sie danach einen Lageplan mit Informationsständen, Registrierung und Veranstaltungsräumen.
Öffnen Sie die Anmeldung spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und verschicken Sie Anmeldebestätigungen, damit Sie Teilnehmerzahlen und Catering nicht schätzen müssen.
Planen Sie für jeden Raum einen eigenen Techniktest spätestens am Vortag ein. Prüfen Sie Beamer, Projektionswand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker sowie Mikrofone und Lautsprecher vor Beginn der ersten Veranstaltung.
Bereiten Sie den Empfang nicht erst am Veranstaltungstag vor: Drucken Sie Anwesenheitslisten, sortieren Sie Namensschilder alphabetisch und stellen Sie die Wegbeschreibung an den wichtigsten Eingängen aus. Zwei Registrierungstische sind bei größeren Besuchergruppen meist sinnvoller als eine einzelne Anlaufstelle.
Bestellen Sie Kaffee, Wasser und Geschirr nach der bestätigten Anmeldung und planen Sie eine Reserve ein. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Serviermaterial werden häufig vergessen, obwohl sie für die Ausgabe genauso nötig sind wie die Getränke selbst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an einer Hochschule planen?: Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierungen. Einladungen und das Anmeldeformular sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wie viele Räume braucht ein Hochschul-Tag der offenen Tür?: Planen Sie mindestens einen Raum für die Registrierung, einen Bereich für Informationsstände und je Programmpunkt einen passenden Veranstaltungsraum ein. Rechnen Sie zusätzlich 15 bis 20 Minuten Wege- und Wechselzeit zwischen dicht aufeinanderfolgenden Veranstaltungen ein.
Wann sollte die Technik für den Tag der offenen Tür geprüft werden?: Testen Sie die Technik pro Raum spätestens am Vortag und kontrollieren Sie sie am Veranstaltungsmorgen noch einmal. Für jeden Beamer sollten HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und ein Präsentationsklicker vor Ort liegen.
Wie organisiert man die Anmeldung beim Tag der offenen Tür?: Schließen Sie die Anmeldeliste spätestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung für die erste Planung ab und drucken Sie danach Anwesenheitslisten sowie Namensschilder. Lassen Sie Änderungen und Nachmeldungen am Empfang trotzdem noch zu.

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