Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de la universidad

Empieza por fijar una fecha, un programa y los espacios que necesitarás: aulas, zonas informativas y un punto de registro. Después coordina a profesores y estudiantes, abre las inscripciones y comunica con tiempo la ruta, el aparcamiento y las sesiones. La preparación técnica y la señalización suelen quedarse para el final, pero conviene probar cada sala al menos un día antes. También tendrás que cerrar el catering, las preferencias dietéticas y las comprobaciones de seguridad antes de recibir a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Reservar aulas y espacios
2 personas
3
Distribuir los puestos informativos
2 personas
4
Planificar las sesiones informativas
3 personas
5
Invitar a profesores y estudiantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar confirmaciones de inscripción
2 personas
11
Publicar la ruta
12
Publicar información de estacionamiento
13
Preparar los planos
2 personas
14
Encargar folletos del programa
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Imprimir listas de asistencia
17
Recopilar material informativo
4 personas
18
Revisar las presentaciones
3 personas
19
Probar la tecnología por sala
3 personas
20
Pedir el catering
2 personas
21
Pedir la compra
2 personas
22
Comprobar permisos y notificaciones
23
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
24
Comprobar rutas de evacuación
2 personas
25
Comprobar el material de primeros auxilios
26
Recoger las llaves y las tarjetas de acceso
2 personas
27
Recoger la compra
3 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar el mostrador de recepción
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
6 personas
31
Montar los puestos de información
8 personas
32
Colgar señalización
4 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Preparar las presentaciones
4 personas
35
Montar puntos de café
4 personas
36
Preparar aperitivos
5 personas
37
Enfriar las bebidas
3 personas
38
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de registro
4 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
6 personas
43
Comprobar las inscripciones
3 personas
44
Repartir folletos del programa
3 personas
45
Indicar a los visitantes los locales
4 personas
46
Proporcionar información de la investigación
12 personas
47
Presentar las formaciones
10 personas
48
Guiar visitas
6 personas
49
Coordinar el panel de estudiantes
4 personas
50
Realizar entrevistas de orientación académica
8 personas
51
Atender la oficina internacional
3 personas
52
Atender la administración de estudiantes
3 personas
53
Responder a consultas de servicios generales
2 personas
54
Servir café y té
4 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Mantener limpias las zonas de café
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
60
Gestionar los puntos de fotos
2 personas
61
Publicar actualizaciones en redes sociales
2 personas
62
Registrar objetos perdidos
63
Despedir a los últimos visitantes
4 personas

Seguimiento

64
Desmontar los puestos de información
8 personas
65
Apagar la técnica
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
6 personas
67
Recoger la vajilla
4 personas
68
Refrigerar la catering sobrante
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el lugar
6 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Retirar la decoración
4 personas
73
Devolver los materiales
4 personas
74
Devolver el equipo prestado
2 personas
75
Entregar las llaves y tarjetas
76
Gestionar objetos perdidos
77
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
2 personas
78
Responder a las preguntas de seguimiento de los visitantes
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 18
Mesas de registrocant. 3
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Sofás loungecant. 6
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorcant. 8
Pantallas de proyeccióncant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 8
Cables HDMIcant. 12
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 5
Teterascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasoscant. 220
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 220
Bandejas para servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Termos de cafécant. 10
Jarras de aguacant. 12
Tijerascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bombas para globoscant. 4
Arreglos floralescant. 10
Mantelescant. 24
Credencialescant. 220
Portabadgescant. 220

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de obracant. 6

Limpieza

Papeleracant. 18
Limpiacristalescant. 3
Aspiradorascant. 3
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Desinfectante de manoscant. 12
Escobillas de bañocant. 6

Catering

Jarras para servir cafécant. 8
Azucareroscant. 8
Jarras de lechecant. 8
Cucharillas de cafécant. 120
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 6
Compras

Consejos

Define el programa antes de reservar las salas: asigna cada sesión a un aula concreta y deja al menos 15 minutos entre actividades para desplazamientos y preguntas.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Envía la confirmación cuando la inscripción esté validada, no solo cuando se reciba.
Prepara una ruta sencilla desde la entrada hasta el registro y publica también las opciones de aparcamiento. Coloca planos y acreditaciones en el punto de llegada para evitar colas durante los primeros 30 minutos.
Prueba la tecnología en cada sala el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cables, micrófono y altavoces. Guarda cables HDMI, alargadores y regletas de repuesto en un punto accesible, no en otra planta.
Calcula el servicio de café y comida según las inscripciones confirmadas y separa las opciones dietéticas. Antes de abrir, revisa las rutas de evacuación, las instrucciones de seguridad y el material de primeros auxilios con la persona responsable del edificio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas universitaria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero los espacios y fija el programa; deja las últimas 2 semanas para invitaciones, confirmaciones, folletos y ajustes de asistencia.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la jornada universitaria?: Ábrelas al menos 4 semanas antes y ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes imprimir las listas de asistencia, preparar acreditaciones y confirmar el catering con cifras reales.
¿Cuándo hay que probar la tecnología de las aulas?: Haz una prueba completa por sala como mínimo 24 horas antes. Comprueba las presentaciones, el proyector, el sonido, los micrófonos y todas las conexiones; vuelve a revisar las salas 60 minutos antes de la apertura.
¿Qué información hay que enviar a los asistentes antes de la jornada?: Envía la confirmación entre 7 y 10 días antes, con el programa, la ruta, el aparcamiento, la hora de registro y la sala de cada sesión. Reenvía un recordatorio 24 horas antes con cualquier cambio.

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