Zo organiseer je een hobbybeurs zonder chaos

Begin met de datum, openingstijden en voorwaarden voor deelnemers. Daarna verzamel je aanmeldingen en leg je vast hoeveel ruimte elke stand nodig heeft, voordat je de plattegrond maakt. Regel vervolgens leveranciers, vrijwilligers, entree, bewegwijzering en techniek. De laatste problemen ontstaan meestal bij opbouw, wisselgeld, stroompunten en ontbrekende deelnemersinformatie. Met een duidelijke planning en een controle op locatie voorkom je dat bezoekers of standhouders moeten wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Deelnemersformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Beursinformatie online plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Deelnemerslijst bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Leveranciers bevestigen
12
Plattegrond van beurs maken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Deelnemersinstructies versturen
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Entreeformulieren voorbereiden
2 personen
17
Deelnemersbadges maken
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
22
Deelnemers herinneren aan opbouw
23
Houdbaar eten klaarzetten
2 personen
24
Opbouwteam instrueren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Materialen uitladen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Standnummers ophangen
2 personen
30
Exposities inrichten
8 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Kassa inrichten
2 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Toiletten controleren
39
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
40
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

41
Entree openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Kaarten en programma uitdelen
2 personen
44
Deelnemers begeleiden
2 personen
45
Demonstraties aankondigen
46
Kassa bemannen
2 personen
47
Informatiebalie bemannen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Servies afwassen
2 personen
54
Deelnemers informeren over sluiting
55
Entree sluiten
2 personen
56
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Deelnemers laten afbouwen
6 personen
59
Expositiematerialen inpakken
6 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies en keuken opruimen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
69
Deelnemers bedanken
70
Gevonden voorwerpen verwerken
71
Foto's en materialen archiveren
72
Openstaande betalingen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Informatiebalie
Kassatafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Opbergbakkenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 10
Achterwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 30

Apparatuur

Pinautomaat
Geldkist
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-ladersaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Elektronische weegschaal
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertraysaantal 6
Koelelementenaantal 16
Keukenpincettenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Plakhaakjesaantal 40
Afzetlintaantal 2
Tafelnummersaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 12
Bureaulampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemersvoorwaarden bekend voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld hoeveel ruimte beschikbaar is, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer de opbouw begint; zo voorkom je last-minute vragen.
Werk de plattegrond pas uit nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per stand rekening met tafelruimte, looproutes en eventuele achterwanden, en reserveer daarnaast ruimte voor de informatiebalie en kassatafel.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Zet daarin de aankomsttijd, standplaats, opbouwroute, parkeerinformatie en het telefoonnummer van de organisatie.
Test kassa en techniek vóór de deuren opengaan. Leg wisselgeld klaar, controleer de pinautomaat, printer, verlengkabels en stekkerdozen en wijs één vrijwilliger aan voor technische problemen.
Plan de opbouw met een apart team en een korte briefing van 15 minuten. Open de locatie ruim vóór de bezoekers komen, zodat tafels, stoelen, bewegwijzering, badges en programma’s gecontroleerd kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hobbybeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemersvoorwaarden. Publiceer het formulier daarna zo snel mogelijk, zodat je genoeg tijd houdt voor indeling, leveranciers en vrijwilligers.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een hobbybeurs?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, stands, entree en bewegwijzering. Plan extra tijd als deelnemers zelf hun materialen opbouwen of als de locatie nog moet worden ingericht.
Wanneer maak je de plattegrond van een hobbybeurs?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en werk die uiterlijk 1 week voor de beurs definitief uit. Stuur de standplaats daarna samen met de opbouwinstructies naar alle deelnemers.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een hobbybeurs?: Bepaal het bedrag op basis van je verwachte contante betalingen en leg verschillende munten en biljetten klaar. Controleer de geldkist minstens 30 minuten vóór opening en houd de kassa tijdens de beurs op een vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.