Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso

Organizar una feria de manualidades empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el horario, define las condiciones de participación y abre las inscripciones; después asigna los puestos, confirma proveedores y prepara el plano del espacio. En los últimos días debes cerrar la lista de participantes, enviar instrucciones de montaje, preparar la señalización y revisar materiales, caja y equipos. Este orden evita cambios de última hora y puestos sin información.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
3
Publicar formulario de participantes
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la información de la feria en línea
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Llevar la lista de participantes
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar puestos
2 personas
10
Hacer reservas
11
Confirmar proveedores
12
Crear el plano de la feria
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Enviar instrucciones a los participantes
15
Diseñar la señalización
16
Preparar formularios de inscripción
2 personas
17
Crear credenciales de participantes
2 personas
18
Imprimir el programa
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar los materiales
2 personas
21
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
22
Recordar a los participantes el montaje
23
Preparar comida no perecedera
2 personas
24
Instruir al equipo de montaje
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Descargar el material
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colgar los números de stand
2 personas
30
Montar exposiciones
8 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Preparar la caja
2 personas
34
Montar el mostrador de información
2 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Comprobar los baños
39
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
40
Probar el sonido y el micrófono
2 personas

Evento

41
Abrir la entrada
3 personas
42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Repartir mapas y programa
2 personas
44
Supervisar a los participantes
2 personas
45
Anunciar las demostraciones
46
Atender la caja
2 personas
47
Atender el mostrador de información
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Lavar la vajilla
2 personas
54
Informar a los participantes sobre el cierre
55
Cerrar la entrada
2 personas
56
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

57
Cerrar la caja
2 personas
58
Despedir a los participantes
6 personas
59
Empaquetar los materiales de exposición
6 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Recoger la vajilla y la cocina
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Devolver los materiales
3 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Guardar las compras sobrantes
2 personas
69
Agradecer a los participantes
70
Gestionar los objetos perdidos
71
Archivar fotos y materiales
72
Gestionar los pagos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Punto de información
Mesa de caja
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Soportes de presentacióncant. 10
Fondoscant. 12
Mantelescant. 30

Equipo

Cajero automático
Caja registradora
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cargadores USBcant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Báscula electrónica
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Linternas de manocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Tazascant. 40
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 80
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Pinzas de cocinacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Decoración de mesacant. 30
Tarjetas de nombrecant. 80
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Ganchos adhesivoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 2
Números de mesacant. 30
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 20
Guantes de gomacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 8
Cables alargadorescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para revisar preferencias dietéticas, completar la lista de participantes y asignar los puestos sin improvisar.
Envía a cada participante las instrucciones de montaje entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el puesto asignado, el plano y qué debe llevar para exponer sus productos.
Prepara el plano antes de colocar las mesas plegables, sillas y soportes de presentación. Reserva un punto de información, una mesa de caja y pasillos suficientemente amplios para que el público circule sin bloquear los puestos.
Comprueba la caja registradora, el cajero automático y el cambio el día anterior. Prueba también el portátil, la impresora, los cables alargadores, las regletas y los cargadores USB; un equipo sin batería puede retrasar toda la apertura.
Haz una reunión breve con el equipo de montaje antes de abrir la ubicación. Reparte responsabilidades concretas para señalización, credenciales, programa, comida, bebidas y atención en el punto de información.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, publicar el formulario y enviar invitaciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar participantes, proveedores, puestos y montaje.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Ciérrala aproximadamente 10 días antes del evento. Ese plazo permite asignar puestos, crear credenciales, imprimir el programa y enviar instrucciones sin depender de cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de manualidades?: Revisa los materiales, la señalización, la caja registradora, el cambio, los equipos eléctricos y las credenciales. Deja listas también la comida no perecedera, las bebidas y las instrucciones para el equipo de montaje.
¿Cuándo se debe enviar el plano de los puestos?: Envíalo entre 5 y 7 días antes, junto con la hora de montaje y las indicaciones de acceso. Si haces cambios después, comunica la nueva versión al menos 24 horas antes de la apertura.

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