Organiser un salon des loisirs créatifs sans rien oublier

Un salon des loisirs créatifs se prépare d’abord sur le papier, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commencez par fixer la date, les horaires et les conditions de participation avant de diffuser le formulaire d’inscription. Ensuite, centralisez les besoins, attribuez les emplacements et construisez le plan du salon. Les derniers jours servent surtout à confirmer le matériel, imprimer les documents, répartir les bénévoles et cadrer le montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Publier le formulaire des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier les informations du salon en ligne
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Tenir à jour la liste des participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Confirmer les fournisseurs
12
Créer le plan du salon
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les instructions aux participants
15
Concevoir la signalétique
16
Préparer les formulaires d’entrée
2 personnes
17
Créer les badges des participants
2 personnes
18
Imprimer le programme
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
22
Rappeler le montage aux participants
23
Mettre en place les denrées non périssables
2 personnes
24
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Décharger le matériel
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
30
Aménager les expositions
8 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Installer la caisse
2 personnes
34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

41
Ouvrir l’entrée
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les billets et le programme
2 personnes
44
Accompagner les participants
2 personnes
45
Annoncer les démonstrations
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Faire la vaisselle
2 personnes
54
Informer les participants de la fermeture
55
Fermer l'entrée
2 personnes
56
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Faire sortir les participants
6 personnes
59
Emballer le matériel d’exposition
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger la vaisselle et la cuisine
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
2 personnes
69
Remercier les participants
70
Traiter les objets trouvés
71
Archiver les photos et les matériels
72
Gérer les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’information
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Bacs de rangementqté 12
Présentoirsqté 10
Fonds de scèneqté 12
Nappesqté 30

Équipement

Terminal de paiement
Caisse
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Chargeurs USBqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Balance électronique
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16
Pinces de cuisineqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Décoration de tableqté 30
Badges nominatifsqté 80
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Crochets adhésifsqté 40
Ruban de balisageqté 2
Numéros de tableqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8
Rallongesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant les invitations : prévoyez aussi une plage distincte pour le montage et rappelez-la aux participants quelques jours avant l’ouverture.
Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis tenez une liste unique indiquant les coordonnées, les besoins alimentaires et les demandes d’emplacement de chaque participant.
Dessinez le plan du salon après avoir réparti les emplacements. Vérifiez notamment les passages, le bureau d’information, la caisse, les prises électriques et l’accès aux tables.
Confirmez les fournisseurs au moins 7 jours avant le salon et contrôlez les tables, chaises, présentoirs, rallonges, multiprises et équipements de paiement avant leur installation.
Préparez les badges, le programme, la signalétique et les formulaires d’entrée avant le jour J. Le matin, briefez l’équipe de montage et installez les denrées non périssables avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un salon des loisirs créatifs ?: Lancez le formulaire dès que la date, les horaires et les conditions de participation sont validés. Prévoyez une période d’inscription d’au moins 4 semaines pour pouvoir traiter les demandes et construire le plan des emplacements.
Quand envoyer les instructions aux exposants ?: Envoyez les instructions définitives 7 à 10 jours avant le salon. Elles doivent préciser l’horaire de montage, l’emplacement attribué, le matériel prévu et les informations utiles pour l’arrivée.
Combien de temps prévoir pour installer un salon créatif ?: Réservez au minimum 3 heures pour le montage lorsque plusieurs tables, présentoirs et espaces d’accueil sont à installer. Ajoutez du temps si les exposants montent eux-mêmes leurs stands ou si le lieu nécessite de déplacer le mobilier.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des loisirs créatifs ?: Contrôlez la liste des participants, le plan, les badges, le programme, la caisse et la monnaie, ainsi que le terminal de paiement. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, imprimante, microphone et équipements de service au moins la veille.

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